„Etwa 85 Prozent der Unternehmen haben keine rechtssicheren Vollmachten”

experten Report: Wie schätzen Sie die Sensibilität von Unternehmern für das Thema Vollmachten ein – und wann wird eine Vollmacht typischerweise angestoßen: proaktiv oder durch äußere Impulse?

Uwe Rennschmied: Gemeint sind Vollmachten, die die rechtssichere Handlungsfähigkeit eines Unternehmens sicherstellen, wenn der Inhaber oder die Geschäftsführung ausfällt. Tatsächlich ist beim Großteil der Unternehmer das Thema „Vollmachten“ nicht in dem Maße priorisiert, wie es eigentlich sein sollte. Unserer Erfahrung nach haben, haben etwa 85 Prozent keine rechtssicheren Vollmachten.

In vielen Fällen ist das Wissen über die Notwendigkeit durchaus vorhanden – die Umsetzung wird jedoch immer wieder aufgeschoben. Somit ist ein äußerer Impuls meist notwendig.

Wie verbreitet ist das Thema Unternehmensvollmacht nach Ihrer Einschätzung in Maklerbetrieben und in der Versicherungsbranche insgesamt – und wo sehen Sie noch Informations- oder Umsetzungsbedarf?

In der Branche ist das Bewusstsein über die Relevanz von Unternehmervollmachten grundsätzlich vorhanden. Aber auch hier bedeutet Wissen nicht automatisch Umsetzung.

Daher erachten wir in der Praxis mittlerweile weniger die Aufklärung als notwendig, sondern vielmehr konkrete, leicht zugängliche Angebote, die die Umsetzung für Makler und Versicherungsgesellschaften wirklich erleichtern.

Welche Maßnahmen ergreift JURA DIREKT konkret, um Unternehmer frühzeitig für dieses Thema zu sensibilisieren (zum Beispiel Webinare, Workshops, Partnernetzwerke)?

Wir bieten laufend Live-Webinare und Erklärvideos an. Unsere Kooperationspartner unterstützen wir zusätzlich mit spezifischen Landingpages und individuellen Social-Media-Posts, um ihre Gewerbekunden gezielt zu informieren. Immer noch wichtig und sehr effizient sind Live-Vorträge – gerne auch als Teil größerer Veranstaltungen. Zudem sind wir regelmäßig auf Messen präsent, um den direkten Austausch zu fördern.

Welche Arten von Unternehmensvollmachten gibt es – und welche ist aus Ihrer Sicht für welchen Fall besonders geeignet? Nennen Sie gerne konkrete Praxisbeispiele.

Die Unternehmervollmacht an sich regelt die Vertretung von Gesellschaftern und Firmeninhabern – und das zunächst branchenunabhängig. Wichtig ist dann in der konkreten Ausgestaltung, dass die individuellen Anforderungen und Strukturen der jeweiligen Firma berücksichtigt werden.

Ein Beispiel bieten hier zulassungspflichtige Berufe. Zwar kann eine beliebige Vertrauensperson bevollmächtigt werden, das Unternehmen zu führen. Wenn jedoch für bestimmte Tätigkeiten – etwa die Beratung von Kunden – besondere fachliche Voraussetzungen wie IHK-Zulassungen erforderlich sind, muss die Vollmacht um eine fachkundige Person entsprechend ergänzt werden.

Übrigens: Eine Unternehmervollmacht muss nicht für alle geführten Unternehmen identisch sein. Für jede einzelne Unternehmung können individuelle Regelungen getroffen werden.

Welche Rolle spielt das persönliche Vertrauen in Mitarbeiter oder Führungskräfte bei der Entscheidung, eine Unternehmensvollmacht zu erteilen? Müssen die Bevollmächtigten zwingend dem Unternehmen angehören – oder kommen auch externe Personen oder Familienangehörige in Betracht?

Unternehmer sind bei der Wahl ihrer Bevollmächtigten frei. Das persönliche Vertrauen ist dabei sicherlich nicht verhandelbar und muss vorhanden sein. Daher kann man beispielsweise den Ehepartner bevollmächtigen, selbst wenn er nicht im Unternehmen tätig ist, weil er oft die Vertrauensperson Nummer 1 ist.

Oft ist es sinnvoll oder sogar notwendig, das Vertrauen um fachliche Kompetenz zu ergänzen. Das kann man mit der Konstruktion der „zurate zu ziehenden Person“ erreichen. Diese Person – häufig jemand aus dem Unternehmen oder der Branche, sozusagen ein erfahrener Geschäftsfreund – bringt die nötige Expertise mit und unterstützt die bevollmächtigte Vertrauensperson bei wichtigen fachlichen Entscheidungen. Dadurch bleibt das Unternehmen auch im Ernstfall handlungsfähig und fachlich gut aufgestellt.

Ist für die Wirksamkeit einer Unternehmensvollmacht grundsätzlich eine notarielle Beglaubigung erforderlich – oder kommt es auf den Einzelfall oder auf die Art der Vollmacht an?

Grundsätzlich ist für die Wirksamkeit einer Unternehmensvollmacht keine notarielle Beglaubigung erforderlich. In der Praxis empfiehlt es sich jedoch,eine sogenannte öffentliche Beglaubigung der Unterschrift auf der Vollmacht einzuholen. Diese ist der notariellen Beglaubigung in ihrer Wirksamkeit gleichgestellt und ermöglicht den Bevollmächtigten unter anderem, Änderungen im Handelsregister vorzunehmen.

Was kann passieren, wenn eine Unternehmensvollmacht unklar, unvollständig oder fehlerhaft ausgestaltet ist?

Unklare Vorgaben sorgen meist für Streit, Blockaden und Führungslosigkeit in Unternehmen. Gerade in kleineren Firmen kann das schnell fatale Auswirkungen bis hin zur Insolvenz haben. Um das zu vermeiden, ist bei der Erstellung einer Unternehmervollmacht juristische Expertise unabdingbar. So wird sichergestellt, dass die Vollmachten im Ernstfall auf jeden Fall rechtlich gültig und alle relevanten Konstellationen eindeutig und verlässlich geregelt sind.

Gibt es typische Formulierungsfehler oder Unschärfen in Vollmachten – insbesondere im unternehmerischen Kontext, die regelmäßig zu Problemen führen? Welche Beispiele könnten Sie nennen?

„Den einen“ typischen Fehler gibt es nicht. Was aber immer hilft: Klare Regelungen! So empfehlen Juristen grundsätzlich, eine Person als erstbevollmächtigt einzusetzen, die auch alleine handeln kann. Zwar ist eine sogenannte gleichrangige Bevollmächtigung mehrerer Personen erlaubt, doch birgt sie gerade im unternehmerischen Bereich ein erhebliches Blockadepotenzial.

Wie gehen Sie bei JURADIREKT mit Fällen um, bei denen internationale Unternehmensstrukturen oder unterschiedliche Rechtssysteme eine Rolle spielen? Haben Sie Beispiele, in denen grenzüberschreitende Vollmachten oder internationale Gesellschaftsformen besondere Anforderungen gestellt haben?

Eine deutsche Vollmacht basiert auf deutschem Recht und ist zunächst nur innerhalb der deutschen Rechtsordnung „automatisch“ wirksam. Im Ausland entscheidet ausschließlich das jeweilige Landesrecht, ob und in welcher Form eine ausländische Vollmacht anerkannt wird. Zudem bestehen je nach Land auch unterschiedliche Formvorschriften.

Für internationale Unternehmensstrukturen empfehlen unsere kooperierenden Rechtsanwaltskanzleien daher immer, entsprechende Regelungen vor Ort zu treffen und hierfür gesonderten juristischen Beistand in Anspruch zu nehmen.

Wie verändert sich der Umgang mit Vollmachten in wachstumsstarken oder stark regulierten Branchen wie der Versicherungsbranche?

Vor 13 Jahren stießen wir noch häufig auf Unwissen über die Notwendigkeit von Vollmachten. Inzwischen ist das Wissen darüber in der Versicherungsbranche weitverbreitet – eine sehr positive Entwicklung. Der nächste Schritt besteht nun darin, gemeinsam dafür zu sorgen, dass dieses Wissen konsequent in der Praxis umgesetzt wird.

Welche Rolle können Versicherungsmakler und Finanzvermittler dabei spielen, ihre Kunden aktiv auf die Relevanz von Unternehmensvollmachten hinzuweisen?

Makler und Vermittler haben eine Schlüsselfunktion bei diesem Thema! Sie dürfen zwar nicht in die individuelle Beratung einsteigen, weil das Gesetz über außergerichtliche Rechtsdienstleistungen dies verbietet. Beraten müssen sie aber auch gar nicht – die Aufklärung ihrer Kunden über die Auswirkung fehlender Vollmachten ist bereits ein wertvoller Beitrag. Hier ist ihre Rolle als vertrauenswürdiger Sparringspartner bei der Vorsorge für ihre Gewerbekunden sehr wichtig. Denn wenn der Makler sagt: „Du brauchst das“, dann hört der Kunde zu. Wir erleben unsere kooperierenden Makler und Vermittler hier als sehr verantwortungsbewusste Begleiter ihrer Kunden.