Geldwäscheprävention: Vermittler stärker in der Pflicht

„Die Novelle des Geldwäschegesetzes erweitert das Pflichtenheft der Vermittler deutlich. Zeiten, in denen es ausreichte, den Personalausweis eines Kunden zu kopieren, gehören endgültig der Vergangenheit an.“

Aufgrund der Umsetzung in deutsches Recht ist damit zu rechnen, dass die Aufsichtsbehörden auch Vermittlerbetriebe verstärkt auf die Einhaltung des Gesetzes überprüfen werden. Gleichzeitig ist der Bußgeldrahmen für Verstöße gegen das Geldwäschegesetz (GwG) auf bis zu fünf Millionen Euro oder zehn Prozent des Jahresumsatzes angehoben worden. Vermittler und Vertriebe sollten sich also zeitnah mit den erweiterten Pflichten befassen. Ausgenommen von diesen Pflichten sind lediglich produktakzessorische Versicherungsvermittler und gebundene Versicherungsvertreter.

Durch die im novellierten Geldwäschegesetz verankerte Erweiterung des sogenannten risikobasierten Ansatzes werden dem Vermittler keine definierten Fallgruppen mehr vorgegeben, für die ein bestimmtes Geldwäscherisiko anzunehmen ist. Die neuen Pflichten besagen, dass der Vermittler das Geldwäscherisiko anhand einer eigenen Analyse von Faktoren und Anzeichen bewerten muss. Je nachdem, ob die Prüfung ein geringes oder höheres Risiko zum Ergebnis hat, sind Maßnahmen zur Vermeidung des Geldwäscherisikos festzulegen.

Das GwG enthält im Anhang eine Liste der dabei zu berücksichtigenden Faktoren und Anzeichen für potenziell geringere (Anlage 1) und höhere (Anlage 2) Risiken. Die Risikomerkmalsfaktoren sind untergliedert in die Kategorien Kundenrisiko einerseits, Produkt-, Transaktions- sowie Vertriebskanalrisiko andererseits und schließlich geografisches Risiko.

Erfolgt die Vermittlung beispielsweise an Kunden mit Wohnsitz in Mitgliedstaaten der EU, darf der Vermittler für die Kategorie geografisches Risiko von einem tendenziell geringen Geldwäscherisiko ausgehen. Bei Kunden hingegen, die bargeldintensive Unternehmen betreiben, wird in der Kategorie Kundenrisiko ein potenziell höheres Risiko zu unterstellen sein.

Aus diesem risikobasierten Ansatz folgt, dass Vermittler und Vertriebe gleichermaßen standardisierte Prozesse einführen müssen, um den Aufwand überschaubar zu halten. Diese Standardisierung ist möglich, indem zum Beispiel Kunden-, Geschäftsart- und Herkunftsrisiken typisiert erkannt und gemäß den Merkmalsfaktoren der Anhänge erfasst und eingeordnet werden.

Hinzu kommt, dass Vermittler nach § 4 GwG nun über ein „angemessenes“ und „wirksames Risikomanagement“ verfügen müssen. Als Maßstab hierfür werden Art und Umfang der Geschäftstätigkeit des Vermittlers angelegt. Unmögliches kann und wird vom Vermittler dabei allerdings nicht zu verlangen sein. Insbesondere ist nicht davon auszugehen, dass Vermittler denselben Pflichtenumfang zu wahren haben wie etwa Versicherer. Im Gegenteil, die Bestimmungen des GwG berücksichtigen weitgehend Art und Umfang des vom Verpflichteten ausgeübten Gewerbes.

Um seinen Pflichten im Rahmen des Risikomanagements gerecht zu werden, muss der Vermittler die Risiken ermitteln und bewerten, die für das von ihm betriebene Geschäft bestehen (Risikoanalyse gemäß § 5 GwG). Diese Analyse des Risikos ist zu dokumentieren, regelmäßig zu überprüfen und gegebenenfalls zu aktualisieren. Aus ihr hat der Vermittler die notwendigen Sicherungsmaßnahmen zu entwickeln (§ 6 GwG). Vermittler müssen also vor allem bestehende Prozesse überprüfen, ggf. anpassen und dokumentieren.

Die Dokumentationspflicht erstreckt sich nach den neuen Regeln auch auf die Identifizierung der Kunden. Die bisher schon empfehlenswerte Anfertigung von Kopien der Dokumente, anhand derer die Identifizierung erfolgt ist, wird verpflichtend (§ 8 Abs. 2 GwG). Damit sind einerseits die datenschutzrechtlichen Bedenken der bisherigen Praxis ausgeräumt worden. Andererseits stellt sich für die Vermittler die Herausforderung einer Speicherung der Kopien. Zudem müssen sich aus den Aufzeichnungen des Vermittlers die erfolgte Identifizierung und die dabei getroffenen Maßnahmen ergeben.

Vermittler sollten künftig in der Kundenakte oder im Kundenverwaltungsprogramm Vermerke vornehmen, damit später Art und Umfang der Identifizierung nachvollzogen werden können. So kann die Kopie des Dokuments, das sich ein Vermittler im Original hat vorlegen lassen, etwa der Personalausweis des Kunden, zum Beispiel mit dem Vermerk versehen werden: „Ausweis lag im Original vor, Kopie vom Original angefertigt“.

Zu identifizieren sind weiterhin Vertragspartner und wirtschaftlich Berechtigte. Neu hinzu kommen Personen, die namens und in Vollmacht des Vertragspartners auftreten (Stellvertreter). Lässt sich ein Kunde also bei der Vornahme eines Rechtsgeschäfts vertreten, müssen Vertragspartner und Stellvertreter identifiziert werden. Zudem ist zu prüfen, ob der Vertreter wirksam zur Vertretung bevollmächtigt ist. Hierfür sollte sich der Vermittler die vom Vertragspartner ausgestellte Vollmacht im Original vorlegen lassen. Eine Kopie hiervon sollte der Vermittler ebenfalls mit dem entsprechenden Vermerk zu seinen Unterlagen nehmen, dass die Kopie vom vorgelegten Original angefertigt wurde.

Bezugsberechtigte müssen auch weiterhin nicht identifiziert werden, wenn diese vom Versicherungsnehmer abweichen. Jedoch gilt auch wie gehabt, dass der Vermittler den Bezugsberechtigten identifizieren muss, wenn dieser zugleich wirtschaftlich Berechtigter (§ 3 GwG) ist. Dies kann der Fall sein, wenn der Bezugsberechtigte auch der Beitragszahler ist. Im Einzelfall muss der Vermittler also umfangreicher prüfen, sofern ihm Anhaltspunkte dafür vorliegen, dass der Versicherungsnehmer an dem Abschluss des Versicherungsvertrages kein eigenes Interesse hat.

Neu eingeführt wurde mit der Umsetzung der EU-Richtlinie das Transparenzregister (§ 18 GwG), das unter der Internetadresse https://www.transparenzregister.de einzusehen ist. In diesem erfasst eine Registerstelle wirtschaftlich Berechtigte. Dies ist besonders dann relevant, wenn der Kunde eine juristische Person ist.

Denn dann kann es für den Vermittler unter Umständen schwierig sein, den wirtschaftlich Berechtigten zu ermitteln. Üblicherweise ergibt eine Erhebung der Kundendaten zu Beginn der Geschäftsbeziehung zwar, wer über ein Unternehmen die Kontrolle ausübt, in wessen Eigentum das Unternehmen steht usw. Dies gilt jedenfalls, sofern der Vermittler die Datenerhebung sorgfältig durchführt. Schon der Umstand einer sogenannten mittelbaren Kontrolle im Sinne eines beherrschenden Einflusses gemäß § 3, Abs. 2, S. 1, Nr. 3, S. 2 f. GwG kann sich jedoch der Prüfungsmöglichkeit des Vermittlers entziehen. Er gewinnt also zusätzliche Sicherheit, wenn er seine Daten über den wirtschaftlich Berechtigten mit dem Transparenzregister abgleicht.

Eine ausschließliche Verifizierung über das Transparenzregister ist jedoch nicht möglich. Vermittler dürfen daher auf eine eigene Datenerhebung nebst Identifizierung nicht verzichten. Einsicht nehmen dürfen Verpflichtete nur einzelfallbezogen. Die Einsichtnahme ist ab dem 27. Dezember dieses Jahres möglich, soweit ein berechtigtes Interesse besteht. Verdachtsmeldungen sind im Übrigen an die Zentralstelle für Finanztransaktionsuntersuchungen (FIU) zu richten: www.fiu.bund.de

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