Revisionssichere E-Mail-Archivierung und die GoBD

Doch welche Anforderungen gibt es? Was bedeutet Revisionssicherheit? Und welche Rolle spielt die E-Mail-Archivierung? Kristina Waldhecker, Manager Product Marketing bei MailStore by OpenText, hat die Antworten.

Die fortschreitende Digitalisierung der 2010er-Jahre hat auch für die Buchhaltung eine Welt eröffnet, in der steuerrelevante Informationen zunehmend in elektronischer Form vorliegen. Diese Entwicklung machte den Bedarf an entsprechenden Richtlinien für die Erfassung, Verarbeitung und Aufbewahrung solcher Daten deutlich.

2015 traten die, durch das Bundesfinanzministerium formulierten, GoBD offiziell in Kraft, die sowohl die GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) als auch die GoBS (Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme) abgelöst haben. Bei den GoBD handelt es sich allerdings nicht um ein Gesetz im eigentlichen Sinne, sondern um eine Verwaltungsvorschrift, die sich gezielt an Finanzbehörden richtet.

Wichtiges Detail: Die GoBD regeln nicht, welche Unterlagen aufbewahrungspflichtig sind und wie lange diese aufbewahrt werden müssen. Dies ergibt sich aus anderen Rechtsvorschriften, wie zum Beispiel dem Handelsgesetzbuch (HGB) und der Abgabenordnung (AO).

Doch was besagen die GoBD-Vorgaben, an die sich alle steuerpflichtigen Unternehmen halten sollten, wenn sie einer Aberkennung ihrer Bücher durch einen Steuerprüfer entgegenwirken wollen?

GoBD auf den Punkt gebracht

Die GoBD konkretisieren die grundlegenden Prinzipien, wie Unternehmen ihre elektronischen Unterlagen aufzubewahren haben – und zwar so, dass die Finanzbehörden die Bücher und Aufzeichnungen für steuerliche Beweiszwecke anerkennen. Dies bezieht sich grundsätzlich auf alle Daten, die für die Besteuerung relevant sind wie Bücher und Aufzeichnungen, Rechnungen, Buchungsbelege sowie Handels- und Geschäftsbriefe. Zudem gibt der Gesetzgeber den Zeitraum vor, in dem die revisionssichere Aufbewahrung gewährleistet sein muss.

Was bedeutet Revisionssicherheit in diesem Kontext? Im Falle einer Steuerprüfung muss die technische Lösung, mit der Unternehmen ihre elektronischen Unterlagen aufbewahren, bestimmte Anforderungen erfüllen. Die Lösung muss die Vollständigkeit und Manipulationssicherheit der Daten gewährleisten. Darüber hinaus sollten sowohl die Aufbewahrungsrichtlinien als auch etwaige durchgeführte Änderungen, die das System und die Daten betreffen, für Prüfer nachvollziehbar sein (Protokollierung und Zugriff für externe Auditoren). Eine geeignete Lösung sollte außerdem den Export von Daten in Standardformate sowie den dauerhaften Zugriff auf die gesicherten Daten unterstützen.

Und was hat die E-Mail-Archivierung damit zu tun?

Die E-Mail gilt in der Geschäftswelt weiterhin als wichtiges Kommunikationsmittel – ganz unabhängig von Branche und Unternehmensgröße. Der geschäftliche Austausch findet maßgeblich über diesen Kanal statt. Steuerrechtlich relevante Informationen und Dokumente werden als Nachricht oder im Anhang auf den elektronischen Postweg gebracht.

Auch hier greifen die GoBD: Unternehmen sind dafür verantwortlich, alle relevanten E-Mail-Daten – einschließlich der Anhänge – revisionssicher aufzubewahren. Nicht selten gehen Unternehmen davon aus, dass regelmäßige Backups des E-Mail-Datenbestandes beziehungsweise des E-Mail-Servers ausreichen, um den Anforderungen der GoBD vollumfänglich zu entsprechen. Zwar legen solche Systeme Kopien dieser Daten auf einem externen Speichermedium ab, jedoch haben Backups gewöhnlich das Ziel einer kurz- bis mittelfristigen Speicherung von Daten mit Fokus auf Disaster Recovery. Eine professionelle E-Mail-Archivierungslösung hingegen verfügt über die nötigen Funktionen, mit denen Unternehmen ihre E-Mails und Anhänge GoBD-konform archivieren können. Im Idealfall ergänzen Unternehmen ihr Backup-System um eine solche Lösung – denn auch ein E-Mail-Archiv sollte regelmäßig im Rahmen des Backup-Plans gesichert werden.