Jedes steuerpflichtige Unternehmen tut gut daran den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) zu entsprechen.
Doch welche Anforderungen gibt es? Was bedeutet Revisionssicherheit? Und welche Rolle spielt die E-Mail-Archivierung? Kristina Waldhecker, Manager Product Marketing bei MailStore by OpenText, hat die Antworten.
Die fortschreitende Digitalisierung der 2010er-Jahre hat auch für die Buchhaltung eine Welt eröffnet, in der steuerrelevante Informationen zunehmend in elektronischer Form vorliegen. Diese Entwicklung machte den Bedarf an entsprechenden Richtlinien für die Erfassung, Verarbeitung und Aufbewahrung solcher Daten deutlich.
2015 traten die, durch das Bundesfinanzministerium formulierten, GoBD offiziell in Kraft, die sowohl die GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) als auch die GoBS (Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme) abgelöst haben. Bei den GoBD handelt es sich allerdings nicht um ein Gesetz im eigentlichen Sinne, sondern um eine Verwaltungsvorschrift, die sich gezielt an Finanzbehörden richtet.
Wichtiges Detail: Die GoBD regeln nicht, welche Unterlagen aufbewahrungspflichtig sind und wie lange diese aufbewahrt werden müssen. Dies ergibt sich aus anderen Rechtsvorschriften, wie zum Beispiel dem Handelsgesetzbuch (HGB) und der Abgabenordnung (AO).
Doch was besagen die GoBD-Vorgaben, an die sich alle steuerpflichtigen Unternehmen halten sollten, wenn sie einer Aberkennung ihrer Bücher durch einen Steuerprüfer entgegenwirken wollen?
GoBD auf den Punkt gebracht
Die GoBD konkretisieren die grundlegenden Prinzipien, wie Unternehmen ihre elektronischen Unterlagen aufzubewahren haben – und zwar so, dass die Finanzbehörden die Bücher und Aufzeichnungen für steuerliche Beweiszwecke anerkennen. Dies bezieht sich grundsätzlich auf alle Daten, die für die Besteuerung relevant sind wie Bücher und Aufzeichnungen, Rechnungen, Buchungsbelege sowie Handels- und Geschäftsbriefe. Zudem gibt der Gesetzgeber den Zeitraum vor, in dem die revisionssichere Aufbewahrung gewährleistet sein muss.
Was bedeutet Revisionssicherheit in diesem Kontext? Im Falle einer Steuerprüfung muss die technische Lösung, mit der Unternehmen ihre elektronischen Unterlagen aufbewahren, bestimmte Anforderungen erfüllen. Die Lösung muss die Vollständigkeit und Manipulationssicherheit der Daten gewährleisten. Darüber hinaus sollten sowohl die Aufbewahrungsrichtlinien als auch etwaige durchgeführte Änderungen, die das System und die Daten betreffen, für Prüfer nachvollziehbar sein (Protokollierung und Zugriff für externe Auditoren). Eine geeignete Lösung sollte außerdem den Export von Daten in Standardformate sowie den dauerhaften Zugriff auf die gesicherten Daten unterstützen.
Und was hat die E-Mail-Archivierung damit zu tun?
Die E-Mail gilt in der Geschäftswelt weiterhin als wichtiges Kommunikationsmittel – ganz unabhängig von Branche und Unternehmensgröße. Der geschäftliche Austausch findet maßgeblich über diesen Kanal statt. Steuerrechtlich relevante Informationen und Dokumente werden als Nachricht oder im Anhang auf den elektronischen Postweg gebracht.
Auch hier greifen die GoBD: Unternehmen sind dafür verantwortlich, alle relevanten E-Mail-Daten – einschließlich der Anhänge – revisionssicher aufzubewahren. Nicht selten gehen Unternehmen davon aus, dass regelmäßige Backups des E-Mail-Datenbestandes beziehungsweise des E-Mail-Servers ausreichen, um den Anforderungen der GoBD vollumfänglich zu entsprechen. Zwar legen solche Systeme Kopien dieser Daten auf einem externen Speichermedium ab, jedoch haben Backups gewöhnlich das Ziel einer kurz- bis mittelfristigen Speicherung von Daten mit Fokus auf Disaster Recovery. Eine professionelle E-Mail-Archivierungslösung hingegen verfügt über die nötigen Funktionen, mit denen Unternehmen ihre E-Mails und Anhänge GoBD-konform archivieren können. Im Idealfall ergänzen Unternehmen ihr Backup-System um eine solche Lösung – denn auch ein E-Mail-Archiv sollte regelmäßig im Rahmen des Backup-Plans gesichert werden.
Themen:
LESEN SIE AUCH
Auf digitaler Spurensuche: 5 Skandale, in denen E-Mails eine Rolle spielten
Ein Blick zurück auf berühmte Gerichtsprozesse, in denen E-Mails ein entscheidendes Beweismittel waren, verdeutlicht, wie wichtig die Archivierung der elektronischen Korrespondenz im Unternehmen ist.
E-Mail-Archivierung als Must-do der IT-Strategie
Professionelle E-Mail-Archivierung unterstützt Unternehmen dabei, den (datenschutz-)rechtlichen Anforderungen nachzukommen, denn sie gewährleistet die revisionssichere Aufbewahrung. Im Cyber-Schadenfall zahlt sie zudem auf die Business Continuity ein.
E-Mail-Archivierung gehört zu einer guten Cyber-Resilienz-Strategie
E-Mails enthalten zahlreiche geschäftskritische Informationen wie Personaldaten, Rechnungen und Verträge. Umso wichtiger ist es, dass Unternehmen auch im Falle einer Störung Zugriff auf diese Daten haben. Mit diesen Tipps kann die Cyber-Resilienz gestärkt werden.
Digitale Barrierefreiheit umsetzen: darauf kommt es an
Das Barrierefreiheitsstärkungsgesetzes legt fest, dass Unternehmen ihre digitalen Informationen und Services bis Juni 2025 so gestalten müssen, dass keine Hindernisse den Zugang erschweren. Digitale Barrierefreiheit ist mehr als nur eine lästige Pflicht – sie bietet auch große Chancen.
Journal- oder Postfacharchivierung, das ist hier die Frage
Die E-Mail-Archivierung sollte stets Teil der Cyber-Resilienz-Strategie eines jeden Unternehmens sein. Bei der Auswahl einer geeigneten Archivierungslösung sind die E-Mail-Infrastruktur, sowie Archivierungsstrategie und -ziele entscheidende Faktoren.
R+V bietet digitale Rechtsschutz-Versichertenkarte
Bei einem Rechtsstreit liegen die Nerven oft blank. Greift die Rechtsschutzversicherung? Wie gehe ich am besten vor und mit welchem Anwalt sollte ich sprechen? Alle Informationen rund um die Rechtsschutzversicherung bündelt nun die neue digitale Versichertenkarte der R+V.
BGH erklärt Klauseln zu Verwahrentgelten für unwirksam
Der Bundesgerichtshof (BGH) hat entschieden: Banken und Sparkassen dürfen keine Verwahrentgelte auf Giro-, Tagesgeld- und Sparkonten erheben. Zudem wurden Klauseln zu Entgelten für Ersatz-Bankkarten und Ersatz-PINs für unwirksam erklärt. Die Urteile könnten weitreichende Folgen für Banken und Kunden haben.
BGH: Ausschluss von Schwammklauseln unwirksam?
Der BGH prüft den weit verbreiteten Ausschluss von Schwammschäden neu – ist er noch gerechtfertigt? Fachanwalt Stephan Michaelis erklärt im Gastbeitrag, warum der Sachverständigenbeweis im Mittelpunkt steht und was das für Versicherungsnehmer und Makler bedeutet.
Verkehrsgerichtstag 2025: Hinterbliebenengeld und Kfz-Schadengutachten im Fokus
Der Verkehrsgerichtstag 2025 widmet sich erneut zentralen Fragen rund um Mobilität und Recht. Der Gesamtverband der Deutschen Versicherungswirtschaft (GDV) präsentiert dazu klare Positionen und hebt zwei Themen besonders hervor: Hinterbliebenengeld und Standards bei Kfz-Schadengutachten. Was hinter diesen Forderungen steckt.
Mängel in der Wohnung: Was Mieter wissen müssen
Mängel in der Mietwohnung gehören zu den häufigsten Streitpunkten zwischen Mietern und Vermietern. Laut Auswertungen zu Rechtsrisiken bei Privatkunden zählen Mietrechts-Streitigkeiten regelmäßig zu den Top-5. Die ARAG Mietrechts-Expertin Christina Gellert erklärt, welche Rechte und Pflichten Mieter bei Mängeln haben und welche Schritte einzuleiten sind.
Datenschutzskandal: Zehn Versicherer wegen rechtswidriger Datenweitergabe im Visier
Zehn Versicherer in NRW stehen im Verdacht, hochsensible Gesundheitsdaten über einen unsicheren E-Mailverteiler ausgetauscht zu haben. Landesdatenschutzbeauftragte Bettina Gayk erhebt schwere Vorwürfe.
Haftungsfallen, KI und VSH: Kanzlei Michaelis lädt zur Fachtagung
Am 13. Februar 2025 veranstaltet die Kanzlei Michaelis eine umfassende Online-Fachtagung speziell für Versicherungsvermittlerinnen und -vermittler. Die Teilnehmerinnen und Teilnehmer erwartet ein intensiver Weiterbildungstag mit Fachvorträgen zu aktuellen rechtlichen und praktischen Themen im Versicherungsvertrieb.