Revisionssicherheit

Zum Jahresbeginn 2024 hat der Gesetzgeber kürzere Aufbewahrungsfristen für Belege eingeführt. Was auf den ersten Blick nach Entlastung klingt, bringt in der Praxis neue Anforderungen – vor allem an die digitale Archivierung. Vor welchen Herausforderungen Unternehmen jetzt stehen.

Ein Blick zurück auf berühmte Gerichtsprozesse, in denen E-Mails ein entscheidendes Beweismittel waren, verdeutlicht, wie wichtig die Archivierung der elektronischen Korrespondenz im Unternehmen ist.

Welche Anforderungen haben steuerpflichtige Unternehmen rund um die ordnungsmäßige Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) zu erfüllen?

Die E-Mail-Archivierung sollte stets Teil der Cyber-Resilienz-Strategie eines jeden Unternehmens sein. Bei der Auswahl einer geeigneten Archivierungslösung sind die E-Mail-Infrastruktur, sowie Archivierungsstrategie und -ziele entscheidende Faktoren.

E-Mails enthalten zahlreiche geschäftskritische Informationen wie Personaldaten, Rechnungen und Verträge. Umso wichtiger ist es, dass Unternehmen auch im Falle einer Störung Zugriff auf diese Daten haben. Mit diesen Tipps kann die Cyber-Resilienz gestärkt werden.

Die Cyber-Attacke auf den IT-Provider verdeutlicht erneut: E-Mails sind in der Cloud nicht automatisch sicher. Unternehmen müssen die Verantwortung für ihre Daten übernehmen – unabhängig davon, ob diese on-prem im eigenen Hause liegen oder bei einem Cloud Services Provider.

Das Herzstück für einen funktionierenden Vertrieb ist für Dirk Pappelbaum, Geschäftsführer der Inveda.net GmbH, eine digitale Provisionsabrechnung. Denn die Komplexität der Provisionsabrechnung im Versicherungsvertrieb lasse sich heutzutage nur noch mit professioneller Software effektiv und fehlerfrei durchführen.