Wie ein Dokumentenmanagement-System zu mehr Erfolg verhelfen kann

Ein Beitrag von Jens Büscher, CEO der Amagno GmbH

Ein Dokumentenmanagement-System (DMS) ist eine zuverlässige Software zur übersichtlichen Organisation von Dokumenten. Es ermöglicht das schnelle und einfache Suchen, Bearbeiten, Speichern und Verfolgen von gescannten und digitalisierten Dokumenten. Darüber hinaus werden die in den Dokumenten enthaltenen Informationen automatisch erkannt und an externe Systeme wie CRM oder ERP weitergeleitet.

Der Einsatz eines DMS ermöglicht es konkret, komplexe Geschäftsprozesse automatisiert und digital abzubilden. Dadurch werden Brüche in der Informationsverarbeitung vermieden, Datenredundanzen reduziert und die Informationsbereitstellung optimiert. Zudem entlastet ein DMS die Umwelt und die Mitarbeitenden, die sich auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren und ihr Potenzial voll ausschöpfen können.

Diese Vorteile bieten DMS-Lösungen

Produktivitätsboost: Effizientere und schnellere Arbeitsabläufe

Durch die Implementierung eines DMS und die Automatisierung von Prozessen können Arbeitsabläufe beschleunigt und zeitaufwändige manuelle Tätigkeiten reduziert werden.

Dies führt zu einer erheblichen Zeit- und Kostenersparnis für Ihr Team bei gleichzeitiger Steigerung der Gesamtproduktivität. Konkret bedeutet dies, dass Ihre Mitarbeiter weniger Zeit für monotone Tätigkeiten aufwenden müssen und stattdessen mehr Zeit für kreative und anspruchsvolle Tätigkeiten haben.

Alles auf einem Blick

Ein solches Dokumentenmanagement-System erleichtert die Nachvollziehbarkeit aller betrieblichen Abläufe. Dadurch wird die Transparenz erhöht und jeder Prozessschritt kann besser nachvollzogen werden. Darüber hinaus haben die Teammitglieder die Möglichkeit, den Fortschritt von Aufgaben und Projekten in Echtzeit zu verfolgen und bei Bedarf aktiv einzugreifen oder Unterstützung anzubieten.

Auch das Management ist stets über den aktuellen Stand der einzelnen Projekte informiert, was zu einer schnellen und zielgerichteten Entscheidungsfindung führt.

Weniger Fehler & mehr Perfektion

Ein Dokumentenmanagement-System trägt dazu bei, menschliche Fehler zu minimieren und die Bearbeitung von Vorgängen wesentlich präziser und genauer zu gestalten. Ihr Unternehmen erzielt dadurch eine spürbare Qualitätssteigerung.

Darüber hinaus sind digitale Systeme oft in der Lage, automatische Warnmeldungen oder Benachrichtigungen zu versenden, wenn bestimmte Richtlinien oder Vorschriften nicht eingehalten werden, was die Qualität der Vorgangsbearbeitung weiter erhöht. Dies bringt nicht nur Vorteile für das Unternehmen, sondern auch für die Kunden, da die höhere Qualität zu einer größeren Kundenzufriedenheit führt.

Alle Dokumente sind sicher

Digitale Dokumentenmanagement-Systeme bieten den höchstmöglichen Schutz für Dokumente und Daten. Sie verwenden wirksame Verschlüsselungs- und Zugriffskontrollmechanismen, um diese Sicherheit zu gewährleisten. Darüber hinaus ermöglicht ein solches System die regelmäßige Erstellung sicherer Sicherungskopien, die im Bedarfsfall oder bei unvorhergesehenen Ereignissen wie einem Systemausfall oder einem Cyberangriff schnell und unkompliziert wiederhergestellt werden können.

Die Verwendung digitaler Signaturen und elektronischer Dokumente gewährleistet die Einhaltung der Sicherheitsstandards und verhindert die Manipulation von Dokumenten.

Warum lohnt sich ein DMS vor allem in der Finanzbranche?

Der digitale Wandel bringt für den Finanzsektor enorme Veränderungen - und neue Chancen: Bei Banken, Finanzdienstleister und Versicherungen erfolgt die individuelle Betreuung von Privat- und Geschäftskunden sowie von Stakeholdern über verschiedene Kanäle. In der Beratung und im Kundenservice müssen alle Informationen schnell verfügbar sein - Redundanzen sind zu vermeiden.

Zudem stellen regulatorische Vorschriften hohe Anforderungen an die Dokumentation und Archivierung der hochsensiblen Daten. So kann ein DMS bei diesen Herausforderungen weiterhelfen:

Compliance und Qualitätssicherung

Finanzdienstleister und Versicherer sind gesetzlich verpflichtet, kredit- und versicherungsrelevante Dokumente gesetzeskonform aufzubewahren. Diese müssen jederzeit abrufbar sein - zum Beispiel für eine Wirtschaftsprüfung oder einen eiligen Kreditantrag. Mit einem DMS setzen Sie Compliance-Anforderungen wie HIPAA, Sarbanes-Oxley oder DSGVO einfach um - und profitieren darüber hinaus von verbesserter Datenintegrität, höherer Produktivität und größerer Kundenzufriedenheit.

Kosten- und Zeitersparnis

Ein Dokumentenmanagement-System (DMS) bietet der Finanz- und Versicherungsbranche erhebliche Vorteile in Bezug auf Kosteneinsparungen und effizientes Datenmanagement:
In Bezug auf Kosteneinsparungen ermöglicht ein DMS die Reduzierung des Bedarfs an physischem Speicherplatz. Dies führt zu geringeren Kosten für die Anmietung von Lagerflächen oder Archivräumen. Darüber hinaus entfallen Ausgaben für Druckgeräte, Tinte, Papier und Wartungskosten, da ein DMS den Bedarf an gedruckten Dokumenten minimiert.
Darüber hinaus führt ein DMS zu erheblichen Einsparungen bei den Transportkosten, da Dokumente elektronisch übermittelt werden können, ohne dass physische Kopien versandt werden müssen. Ein weiterer Vorteil ist die Zeitersparnis, da Dokumente in einem DMS schnell und effizient gefunden werden können. Dies beschleunigt die Bearbeitungszeiten erheblich und ermöglicht eine effizientere Nutzung der Arbeitszeit der Mitarbeiter.

Effiziente Datenverwaltung

Im Zahlungsverkehr fallen täglich große Mengen unterschiedlichster Dokumente an. Diese müssen klassifiziert, abgelegt, weiterverarbeitet und verteilt werden. Mit einem DMS entfällt diese aufwändige manuelle Arbeit: Alle Dokumente werden digitalisiert, relevante Informationen automatisch ausgelesen und als Indexbegriffe für die Ablage im zentralen Archiv verwendet.
Die elektronische Archivierung spart nicht nur wertvolle Arbeitszeit bei der Ablage der Dokumente. Auch der enorme Platzbedarf für Papierarchive entfällt.

Fazit

Finanzdienstleister müssen alle Aktivitäten wie Akquisitionsgespräche, Beratungsprotokolle, Serviceanfragen und Kundenkontakte genau dokumentieren, um einen besseren Kundenservice zu bieten und durch Planung, Analyse, Reporting und Controlling schnell auf flexible Marktgegebenheiten reagieren zu können. Eine integrierte DMS-Lösung für Finanzdienstleister, Banken und Inkassounternehmen kann daher effizient die gesamte Funktionalität der Wertschöpfungskette in Ihrem Unternehmen unterstützen.

Zum Autor

Jens Büscher ist CEO von Amagno, dem Anbieter der gleichnamigen Digital Workplace Lösung, basierend auf selbstentwickelten Dokumentenmanagement (DMS) und Enterprise Content Management (ECM) Technologien.