Notfallordner: Diese Dokumente sollten Angehörige sofort finden

Wer nach einem Unfall im Krankenhaus liegt oder plötzlich pflegebedürftig wird, kann seine Angelegenheiten möglicherweise nicht mehr selbst regeln. Angehörige müssen dann Entscheidungen treffen, Versicherungen informieren oder laufende Zahlungen organisieren. Doch häufig fehlen ihnen die notwendigen Informationen. Wichtige Unterlagen liegen verteilt in Schubladen, Aktenordnern, auf Computern oder in der Cloud. Im Ernstfall beginnt deshalb oft eine aufwendige Suche.
Ein Notfallordner soll genau das verhindern. Er bündelt die wichtigsten Dokumente und Informationen an einem zentralen Ort. Die ARAG-Experten empfehlen, dabei nicht nur an medizinische Vorsorge zu denken, sondern auch an Versicherungen, Vermögen, laufende Verträge und digitale Zugänge.

Vollmachten und Verfügungen gehören an den Anfang

Besonders wichtig sind Dokumente, die regeln, wer im Ernstfall handeln und Entscheidungen treffen darf. Dazu gehören insbesondere eine Vorsorgevollmacht, eine Patientenverfügung und gegebenenfalls Bankvollmachten. Ist ein Testament vorhanden, sollte zumindest festgehalten werden, wo es aufbewahrt wird. Dabei kommt es nicht allein darauf an, dass die Dokumente existieren. Sie müssen auch wirksam sein und im Bedarfsfall gefunden werden. Die ARAG-Experten weisen darauf hin, dass bei Vollmachten die erforderlichen Formalitäten eingehalten werden müssen. Je nach Rechtsgeschäft können besondere Formvorschriften oder zusätzliche Anforderungen gelten. Eine Vorsorgevollmacht kann zudem beim Zentralen Vorsorgeregister der Bundesnotarkammer registriert werden. Das erleichtert es insbesondere Betreuungsgerichten, im Bedarfsfall festzustellen, ob eine Vorsorgevollmacht besteht. Die Registrierung ersetzt allerdings nicht die Vollmacht selbst. Sinnvoll sind außerdem Kopien wichtiger persönlicher Dokumente wie Personalausweis, Reisepass und Geburtsurkunde sowie die Sozialversicherungsnummer.

Gesundheitsinformationen können im Notfall entscheidend sein

Auch medizinische Angaben sollten schnell verfügbar sein. Dazu gehören eine aktuelle Medikamentenliste, bekannte Allergien, wichtige Vorerkrankungen und die Kontaktdaten des behandelnden Hausarztes. Ergänzend können Informationen zum Impfstatus sowie vorhandene Blutspender- oder Organspendeausweise aufgenommen werden. Gerade bei einem ungeplanten Krankenhausaufenthalt können solche Angaben Angehörigen helfen, wichtige Informationen weiterzugeben. Sie ersetzen jedoch nicht die medizinische Dokumentation oder die Rücksprache mit behandelnden Ärzten. Wer Haustiere versorgt, sollte außerdem festhalten, wer sich im Notfall um die Tiere kümmern kann und wo sich wichtige Unterlagen befinden.

Versicherungen und Bankverbindungen übersichtlich erfassen

Ein weiterer Schwerpunkt betrifft die finanziellen Angelegenheiten. Die ARAG-Experten empfehlen, im Notfallordner eine Übersicht der bestehenden Versicherungen anzulegen. Dazu zählen beispielsweise Kranken-, Lebens-, Renten-, Unfall- und Sachversicherungen. Neben dem Versicherer und der Vertragsnummer sollten möglichst auch Kontaktdaten und Hinweise auf wichtige Leistungen enthalten sein. So können Angehörige oder bevollmächtigte Personen schneller erkennen, welche Gesellschaften informiert werden müssen und ob Ansprüche bestehen könnten. Auch Bankkonten, Sparbücher, Tagesgeldkonten, Wertpapierdepots und Schließfächer sollten aufgeführt werden. Wichtig ist dabei die Information, bei welchem Institut die Vermögenswerte geführt werden und ob entsprechende Vollmachten bestehen. Immobilieneigentümer können Kopien ihrer Grundbuchauszüge ergänzen.
Nicht vergessen werden sollten laufende Verpflichtungen: Mietverträge, Kredite, Leasingverträge, Vereinsmitgliedschaften und Abonnements können auch dann weiterlaufen, wenn der Betroffene seine Angelegenheiten vorübergehend nicht selbst regeln kann. Eine vollständige Übersicht hilft, Fristen einzuhalten und unnötige Kosten zu vermeiden.

Digitaler Nachlass: Zugang regeln, Passwörter schützen

Immer mehr wichtige Informationen existieren ausschließlich digital. E-Mail-Konten, Online-Banking, Cloud-Speicher und soziale Netzwerke gehören deshalb ebenfalls zur Vorsorgeplanung. Dabei geht es nicht nur um den Todesfall. Auch bei einer längeren Erkrankung kann es erforderlich sein, auf digitale Unterlagen zuzugreifen oder bestimmte Verträge zu verwalten. Die ARAG-Experten raten dazu, festzulegen, wer sich um digitale Konten kümmern soll. Passwörter und Zugangsdaten sollten allerdings nicht offen im Notfallordner abgelegt werden. Eine Möglichkeit ist eine verschlüsselte digitale Ablage, deren Zugangsdaten einer bevollmächtigten Vertrauensperson auf sicherem Weg zugänglich gemacht werden können. Dabei muss auch geklärt sein, welche rechtlichen Befugnisse diese Person besitzt. Die Kenntnis eines Passworts allein ersetzt keine wirksame Vollmacht.

Sicher aufbewahren – aber nicht unzugänglich machen

Ein Notfallordner erfüllt seinen Zweck nur, wenn er im entscheidenden Moment gefunden werden kann. Ein Bankschließfach ist für die einzige Ausfertigung wichtiger Notfallunterlagen daher häufig ungeeignet. Außerhalb der Öffnungszeiten oder ohne entsprechende Zugangsberechtigung können Angehörige möglicherweise nicht darauf zugreifen. Die ARAG-Experten empfehlen, den Ordner an einem geschützten, aber bekannten Ort zu Hause aufzubewahren. Eine Vertrauensperson sollte wissen, wo er liegt und welche Unterlagen darin enthalten sind. Für besonders wichtige Dokumente kann es sinnvoll sein, zusätzlich Kopien oder digitale Sicherungen anzulegen. Eine verschlüsselte Speicherung schützt sensible Daten besser als eine ungesicherte Ablage. Dabei sollte klar zwischen Originalen und Kopien unterschieden werden. Nicht jedes Dokument lässt sich durch eine einfache Kopie ersetzen.

Regelmäßig aktualisieren und Versicherungsschutz mitprüfen

Mit dem einmaligen Anlegen des Ordners ist es nicht getan. Neue Bankverbindungen, geänderte Medikamente, zusätzliche Versicherungen oder ein Umzug können die gesammelten Informationen schnell veralten lassen. Deshalb sollte der Notfallordner regelmäßig überprüft und bei wichtigen Veränderungen aktualisiert werden.
Gerade die Zusammenstellung der Versicherungsunterlagen bietet einen zusätzlichen Anlass, bestehende Verträge zu prüfen: Sind die Versicherungssummen noch angemessen? Gibt es neue Absicherungsbedürfnisse? Und wissen Angehörige, welche Leistungen im Ernstfall beantragt werden können?
Ein Notfallordner ersetzt keine rechtliche oder versicherungsfachliche Beratung. Er kann aber dafür sorgen, dass bereits getroffene Vorsorgeentscheidungen im entscheidenden Moment auch umgesetzt werden können.