Cloud-Telefonie: Wie funktioniert sie und was sind die Vorteile?

Die Cloud-Telefonie ist eine der modernsten Lösungen für Unternehmen, die ihre Prozesse optimieren müssen. Sowohl für die interne Kommunikation als auch für den Kundenservice.

Die Produktivität eines Unternehmens hängt von vielen Faktoren ab. Diese reichen von gut definierten Routinen bis hin zur Qualifikation der Mitarbeiter. Einer dieser Faktoren ist jedoch grundlegend und unverzichtbar: ein gutes Kommunikationssystem. Ohne es gibt es keine Effizienz bei der Arbeit.

Wenn das Internet langsam ist, benötigt auch der beste Fachmann viel länger, um eine Tätigkeit auszuführen. Falls die Anrufe ständig unterbrochen werden oder an die falsche Nebenstelle gehen, bleiben die Prozesse stecken. Deshalb ist es so wichtig, über effiziente Kommunikationstechnologien zu verfügen.

In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Cloud-Telefonie funktioniert und welche Vorteile sie für Ihr Unternehmen hat.

Was ist Cloud-Telefonie?

Cloud-Telefonie ist eine Technologie, die es Ihnen ermöglicht, Anrufe vollständig über das Internet zu tätigen und zu empfangen – wobei die Systemschnittstelle in der Cloud gespeichert ist. In diesem Fall braucht das Unternehmen keine Geräte, Kabel und Hardware mehr, um intern oder extern zu kommunizieren. Damit das System funktioniert, müssen Sie im Allgemeinen nur Folgendes haben:

• Ein Internet-Anschluss
• Geräte für die Anrufe (Computer, Tablet, Smartphone, IP-Telefon oder analoges Telefon mit Adapter)
• und einen aktiven Plan mit dem Cloud-System.

Es ist unerlässlich, die Dienste eines Qualitätsunternehmens in Anspruch zu nehmen, denn abgesehen von der Datensicherheit, die von grundlegender Bedeutung ist, müssen Sie Ihre Kunden mit mehr Qualität und Bequemlichkeit bedienen und den Prozess viel effizienter gestalten, denn wenn es um Geschäfte geht, ist Zeit Geld. Daher ist die Cloud-Telefonie und der Internet Anschluss der Deutschen Telefon höchst empfehlenswert.

Wie funktioniert die Cloud-Telefonie?

Die Technologie, die hinter der Cloud-Telefonie steckt, heißt VoIP (Voice Over Internet Protocol). Die Audiodaten (und auch die Videodaten, wenn Sie Videoanrufe tätigen) werden über IP-Adressen gesendet, also über virtuelle Adressen (jedes an das Internet-Netzwerk angeschlossene Gerät hat einen IP-Code). In der Praxis funktioniert das folgendermaßen:

• Der Mitarbeiter greift mit seinem Gerät auf das Internet zu
• Sie gibt die Adresse ein, unter der die Cloud-Telefonie gehostet wird (es besteht auch die Möglichkeit, eine Anwendung auf mobile Geräte herunterzuladen)
• Tätigt den Audio- oder Videoanruf (und denkt daran, dass sie auch Anrufe entgegennehmen kann).

Gerade dank der VoIP-Technologie ist es heute möglich, Audio- und Videoanrufe in Messaging- und Meeting-Anwendungen wie Skype, WhatsApp, Google Meet und so weiter zu tätigen, ohne dass analoge Telefonleitungen benötigt werden.

Diese kostenlosen Anwendungen reichen jedoch nicht aus, um die Anforderungen von Unternehmen zu erfüllen. Es ist notwendig, Cloud-Telefonie für Unternehmen zu erwerben. Das wichtigste Merkmal der Cloud-Telefonie für Unternehmen ist die Möglichkeit, eine Cloud PBX, auch Virtual PBX genannt, zu erwerben.

Eine PBX ist eine Telefonzentrale, die dieselbe Telefonnummer in mehrere Nebenstellen unterteilt, um die Bereiche des Unternehmens zu verbinden. Da es sich um eine virtuelle Anlage handelt, wird die Telefonzentrale auf Servern im Internet gehostet und benötigt keine physischen Geräte.

Was sind die Vorteile der Cloud-Telefonie?

Es geht nicht nur um das Tätigen und Empfangen von Anrufen über das Internet. Hier sind die wichtigsten Vorteile der Cloud-Telefonie für Unternehmen:

Höhere Gesprächsqualität

Da die Cloud-Telefonie ein IP-Netzwerk und eine Internetverbindung für den Sprachverkehr nutzt, bietet sie eine bessere Gesprächsqualität als analoge Systeme. Um diesen Vorteil optimal zu nutzen, sollten Sie einen zuverlässigen VoIP-Anbieter beauftragen und sich auf gute Telefonapparate und Softphones verlassen.

Geringe Investition und Kostenreduzierung

Die Anfangsinvestition für Cloud-Telefonie ist im Vergleich zu anderen Optionen sehr gering. Das liegt daran, dass nicht die gesamte Serverinfrastruktur aufgebaut werden muss und in einigen Fällen auch die Geräte genutzt werden können, die das Unternehmen bereits verwendet. Außerdem sind die Kosten für VoIP-Anrufe in der Regel niedriger, insbesondere für Ferngespräche.

Flexibilität und Einbindung

Dies ist einer der großen Vorteile der Cloud-Telefonie. Sie kann nahtlos von jeder Art von Unternehmen genutzt werden. Kleine Unternehmen profitieren von einer kostengünstigen Implementierung, einer einfachen Installation und der Möglichkeit, ohne große Investitionen zu expandieren.

Größere Unternehmen können sich auf hochmoderne Verwaltungsfunktionen und die Integration mit bestehenden Systemen wie CRM oder HelpDesk verlassen – was zu einer höheren Produktivität führt. Da das System in der Cloud gehostet wird, können Sie außerdem von jedem Ort mit einer verfügbaren Internetverbindung, von Computern und mobilen Geräten aus auf das System zugreifen. Es ist die beste Option für Unternehmen, die über Zweigstellen verfügen, von Heimarbeitsplätzen aus arbeiten oder in Zukunft einen Standortwechsel planen.

Leichtere Installation und Konfiguration

Die Installation und Konfiguration von Cloud-Telefonie ist viel einfacher und schneller. Sie basiert auf der Plug-and-play-Technologie. Mit anderen Worten: Sie schließen die Anlage einfach an und können sie nutzen.

Außerdem können Sie mit der Cloud-Telefonanlage zum Beispiel Nebenstellen hinzufügen und ändern, ohne Kabel verlegen zu müssen. So werden Implementierung, Änderungen und Erweiterungen erleichtert.

Moderne Funktionen und Komfort

Die Cloud-Telefonie ist das Nonplusultra der modernen Telefonie. Sie verfügt über alles, was ein Callcenter zum Betrieb benötigt: einen automatischen Anrufverteiler, einen automatischen Dialer und eine automatische Nachrichtenzentrale.

Außerdem können Sie alle ein- und ausgehenden Anrufe aufzeichnen und Bildschirmaufnahmen machen. Eine weitere Funktion ist die Web-Voicemail: Jede Nebenstelle hat eine Mailbox mit einer personalisierten Nachricht, um Nachrichten zu empfangen, wenn sie besetzt ist.

Fazit

Die Cloud-Telefonie ist ein Ergebnis des intensiven digitalen Wandels, den wir in letzter Zeit erleben. Sie erfüllt die Bedürfnisse der Kunden von heute, die sich Flexibilität, Effizienz, Mobilität und einen hochwertigen Service wünschen.

Ziehen Sie daher eine Investition in dieses System unbedingt in Betracht – und denken Sie daran, dass Sie in einigen Fällen die bereits im Unternehmen vorhandenen Telefongeräte weiter nutzen können, was die Einsparungen noch größer macht.

Bild (2): © Tima Miroshnichenko/Pexels