Der ultimative Guide für Dienstreisen

Ante Spittler, CEO von Moss, erklärt, wie eine gute Vorbereitung die anschließende Abrechnung erleichtert.

Dienstreisen und der damit verbundene kurze Ortswechsel oder auch Aufenthalt im Hotel sind bei Mitarbeiter*innen noch immer durchaus beliebt. Wichtig dabei jedoch: Dienstreisen professionell zu planen und gesetzliche sowie firmenspezifische Vorgaben zu berücksichtigen, spart Aufwand, Zeit und Kosten.

Tipp 1: Zahlungsmittel und Abrechnungsart vorab klären

Bereits die sorgfältige Wahl des Zahlungsmittels stellt bei Planung und Durchführung einer Dienstreise wichtige Weichen. Wie sollen Fahrt, Verpflegung und gegebenenfalls die Unterkunft gezahlt werden? Von Kreditkarte bis Barzahlung ist alles denkbar. Oft werden entstehende Kosten mit einer Mischung aus verschiedenen Zahlungsarten beglichen. Diese sind mit mehr oder weniger hohem Aufwand für Unternehmen und Mitarbeiter*innen verbunden, wenn jede Ausgabe belegt und später abgerechnet werden muss. Mit virtuellen Firmenkreditkarten für Dienstreisende lässt sich wiederum bei der Spesenabrechnung viel Aufwand sparen. Individuelle fixe Budgets halten dabei die Kosten im Rahmen und bieten gleichzeitig Freiraum. Wichtig generell: Die gesetzlichen Vorgaben erfordern neben einem Zahlungsbeleg oft detaillierte Angaben zu der Entstehung der Kosten.

Als Firma gilt es anschließend zu entscheiden: Dürfen Mitarbeiter*innen auf Dienstreisen pauschal Verpflegung und Übernachtung abrechnen oder sind hierfür alle Ausgaben mit Belegen zu dokumentieren? Beide Varianten haben Vor- und Nachteile, welche sowohl unterschiedlichen organisatorischen als auch finanziellen Aufwand für das Unternehmen bedeuten. Pauschalbeträge gibt es beispielsweise für Fahrten, Verpflegung sowie Übernachtungen. Bei den Reisenebenkosten wie Parkgebühren und Trinkgeldern gibt es dieses Modell jedoch nicht. Hier wird der tatsächlich entstandene Betrag erstattet. Generell sind für die Abrechnung von Pauschalen keine Belege für den beziehungsweise die Arbeitgeber*in notwendig. Die firmenspezifischen Reiserichtlinien können jedoch festlegen, dass auch bei bestimmten Pauschalen Rechnungen einzureichen sind – beispielsweise zur Überprüfung der tatsächlich angefallenen Kosten.

Tipp 2: Kosten lohnsteuerfrei erstatten

Firmen sind gut damit beraten, individuelle Reiserichtlinien zu definieren, um die Ausgaben der Mitarbeiter*innen innerhalb der Erwartungen und Budgets zu halten. Klare firmeninterne Vorgaben sorgen außerdem dafür, dass beim Reisekosten-Management die Abrechnungs- sowie Freigabeprozesse effizient und reibungslos ablaufen. Als Reisekosten zählen aus Steuersicht alle Kosten, die bei beruflichen Tätigkeiten außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte anfallen. Hierzu gehören die Fahrtkosten (zum Beispiel Flug-, Bahntickets), Verpflegungsmehraufwendungen (zum Beispiel Restaurantbesuche), Übernachtungskosten (zum Beispiel Hotelrechnung) und Reisenebenkosten (zum Beispiel Trinkgelder oder Parkgebühren).

Diese Kosten kann der oder die Arbeitgeber*in prinzipiell lohnsteuerfrei ersetzen. Eine Begrenzung der Kosten gibt es dabei nicht. Die Ausnahme bildet jedoch der Verpflegungsmehraufwand: Er wird lediglich in Höhe bestimmter Pauschalen dem nicht steuerpflichtigen Arbeitslohn zugerechnet. Wenn Arbeitnehmer*innen entstandene Reisekosten von der Firma nicht oder nicht bis zur steuerlich vorgegebenen Grenze erstattet bekommen, so können sie die entstandenen Ausgaben als Werbungskosten steuerlich geltend machen.

Tipp 3: Auf die Belege achten

Während digitale Rechnungen oder online gebuchte Zugfahrten noch entspannt weitergeleitet werden können, gehen Papierquittungen für Essen, Kaffee oder Taxi gerne mal verloren. Schwierig wird es, wenn Kosten privat ausgelegt und später auf das Mitarbeiter*innenkonto überwiesen werden. Eine strukturierte Systematik oder eine digitale App kann helfen, den Überblick zu bewahren. Denn verlorene Belege, vergessene Ausgaben und belastete Privatkonten führen nicht nur aufseiten der Mitarbeiter*innen, sondern auch in der Finanzabteilung zu Unmut und Mehraufwand.

Manchmal ist keine Rechnung vorhanden, weil beispielsweise der Parkautomat eine Fehlfunktion hat oder der Beleg verloren gegangen ist. In diesem Fall kann ausnahmsweise ein Eigenbeleg ausgestellt werden. Bei einem Eigenbeleg sind der Name und Adresse des Zahlungsempfängers, der Zahlungszweck, der Rechnungsbetrag sowie das Datum der Zahlung samt Unterschrift des oder der Belegerstellers*in aufzulisten.

Tipp 4: Egal ob Bus oder Bahn – Fahrtkosten abrechnen

Bei Dienstreisen ist ein steuerfreier Fahrtkostenersatz möglich. Hierfür gibt es das Reisekostenrecht. Die Kriterien für einen steuerfreien Fahrtkostenersatz sind vom Anlass bzw. der konkreten Reisesituation abhängig. Ist man beispielsweise im Inland, im Ausland oder für einen Arbeitsplatzwechsel unterwegs, so liegt der steuerfreie Fahrtkostenersatz bei 0,30 Euro pro Kilometer. Arbeitet der Mitarbeitende wiederum in dem Fahrzeug, gibt es ab dem 21. Kilometer 0,30 bis 0,35 Euro pro Kilometer zurück.

Wer lieber Pauschalen verwendet, muss das passende Verkehrsmittel für die Dienstreise einplanen. Denn nicht überall sind Pauschalbeträge anwendbar. So gelten etwa für Auto und Motorrad Pauschalen, während bei Bahn und Flugzeug die tatsächlichen Kosten angesetzt werden.
Je nach Anlass der Fahrt und Wahl des Beförderungsmittels sind Entfernungs- und Kilometerpauschale zu unterscheiden.

Folgendes muss bei der Abrechnung per Entfernungspauschale beachtet werden:

• Entfernungspauschalen sind Kosten, die auf der Fahrt von der Wohnung zur täglichen Arbeitsstätte entstehen
• Entfernungspauschalen können Mitarbeiter*innen zu den Werbungskosten rechnen (bei Einkünften aus nicht selbstständiger Arbeit)
• Entfernungspauschalen können unabhängig vom verwendeten Beförderungsmittel angesetzt werden

Folgendes muss bei der Abrechnung per Kilometerpauschale beachtet werden:

• Kilometerpauschalen sind Kosten, die auf dem Weg zu einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit mit dem eigenen Fahrzeug entstehen
• Mitarbeiter*innen können entweder die tatsächlich entstandenen Kosten ansetzen oder für jeden gefahrenen Kilometer die Kilometerpauschale anwenden

Tipp 5: Der Firmenwagen – Fahrtenbuch oder 1-Prozent-Methode?

Stellt die Firma einem Mitarbeitenden einen Firmenwagen zur unentgeltlichen Nutzung zur Verfügung, so gehört dieser als geldwerter Vorteil zum steuerpflichtigen Arbeitslohn. Um den geldwerten Vorteil zu berechnen, kann zwischen folgenden zwei Verfahren gewählt werden: das Fahrtenbuch oder die Ein-Prozent-Methode.

Bei der Ein-Prozent-Methode wird zur Berechnung der Einkommensteuer der oder des Mitarbeitenden ein Prozent des inländischen Bruttolistenpreises des Firmenwagens zum Zeitpunkt der Erstzulassung zum Bruttogehalt hinzugerechnet. Die Ein-Prozent-Methode ist finanziell die günstigere Wahl, wenn die oder der Mitarbeitende den Dienstwagen ausgiebig privat nutzt. Der private Gebrauch sollte den beruflichen jedoch nicht übersteigen. Umgekehrt gilt deshalb: Wenn der Mitarbeitende den Firmenwagen wenig privat nutzt und der Wagen einen hohen Listenpreis besitzt, fährt man mit der Fahrtenbuch-Methode erheblich günstiger.

Beim Fahrtenbuch muss wiederum genauestens zwischen privaten Fahrten und der dienstlichen Nutzung des Firmenwagens unterschieden werden. Nur so ist eine konkrete Berechnung des Lohnsteuerabzugs auf Basis der tatsächlichen privaten Nutzung möglich. Bei der Dokumentation mittels Fahrtenbuch erwartet das Finanzamt beispielsweise Informationen darüber, wann die Reise begonnen und wann sie geendet hat, wie viele Kilometer mit dem Fahrzeug zurückgelegt wurden und auf welcher Route beziehungsweise welchem Weg man unterwegs war. Ebenfalls relevant sind der Zweck und die Art der Reise.

Tipp 6: Verpflegungskosten professionell abrechnen

Dauern Dienstreisen länger, so machen sich unvermeidlich Hunger und Durst bemerkbar. Auch hier greifen die firmenspezifischen Richtlinien, welche Kosten für Restaurant- und Cafébesuch bei der Rückerstattung veranschlagt werden können. So besteht zum einen die Möglichkeit, dass Arbeitnehmer*innen einen gewissen Eigenanteil bei den Verpflegungskosten übernehmen oder aber der beziehungsweise die Arbeitgeber*in die Kosten für die Verpflegung trägt. Auch eine Erstattung mittels Verpflegungspauschale ist denkbar und spart den manuellen Aufwand beim Dokumentieren, Einreichen und Abrechnen.

Tipp 7: Übernachtungskosten – Ausgaben effizient kalkulieren

Bei Dienstreisen kann der beziehungsweise die Arbeitgeber*in den Mitarbeitenden die Übernachtungskosten lohnsteuerfrei erstatten. Auch hierbei sind verschiedene Varianten realisierbar. Bis zu 20 Euro pro Nacht können dabei pauschal ganz ohne Belege erstattet werden. Jedoch gibt es auch Beispiele für mögliche Ausnahmen. So gibt es bei einer unentgeltlichen Überlassung der Übernachtungsmöglichkeit oder bei Übernachtung im Fahrzeug kein Geld zurück. Mit Belegen ist wiederum die volle Erstattung in Höhe der tatsächlichen Übernachtungskosten möglich. Wird die Ausgabe nicht bis zur steuerlich erlaubten Höhe erstattet, so kann der oder die Arbeitnehmer*in die tatsächlich entstandenen Übernachtungskosten als Werbungskosten veranschlagen.

Tipp 8: Reisenebenkosten nicht vergessen

Zu den Reisenebenkosten gehören alle weiteren Kosten, die nicht bereits als Fahrtkosten, Verpflegungskosten oder Übernachtungskosten berücksichtigt wurden. So können unter anderem Fahrtkosten für Taxi, Mietwagen oder öffentliches Verkehrsmittel, Park- oder Mautgebühren, dienstliche Telefongespräche, Reisegepäckversicherungen und Gepäckgebühren sowie Trinkgelder und Eintrittspreise für dienstliche Veranstaltungsbesuche abgesetzt werden. Hierbei ist es dem oder der Arbeitgeber*in möglich, seinem oder ihrem Mitarbeitenden die wirklich entstandenen Kosten lohnsteuerfrei zu erstatten (§ 3 Nr. 16 EStG). Reisenebenkosten müssen jedoch durch konkrete Belege nachgewiesen werden.