Pauschbeträge bei Reisekosten 2026: Mehr Klarheit, kein Mehraufwand

Die Werte lösen die bisherigen Sätze aus dem Jahr 2025 ab. Anpassungen betreffen insbesondere Hochkostenstandorte wie Tokio, San Francisco oder Genf. Änderungen sind fett markiert und erleichtern die Orientierung. Die Logik des Systems bleibt unverändert.

Einheitliches Verfahren für Reisetage

Für die steuerliche Behandlung eintägiger Reisen ins Ausland gilt weiterhin: Maßgeblich ist der Pauschbetrag des letzten Tätigkeitsortes. Bei mehrtägigen Reisen zählen – wie gehabt – die Tagesetappen:

• Anreisetag: Ort, der vor 24 Uhr Ortszeit erreicht wird.
• Abreisetag: letzter Tätigkeitsort.
• Zwischentage: jeweils Ort, an dem der Arbeitnehmer vor 24 Uhr ankommt.

Damit wird ein einfach anwendbares Schema fortgeführt, das auf klaren Zeitpunkten und Ortszuweisungen beruht – unabhängig von Dauer oder Intensität der Tätigkeit.

Beispielhafte Anwendung: Kombinierte Auswärtstätigkeiten

Im Schreiben enthalten ist ein illustratives Beispiel:
Ein Ingenieur reist am Dienstag von einer mehrtägigen Auswärtstätigkeit in Straßburg direkt weiter zu einer neuen Dienstreise nach Kopenhagen. Maßgeblich für diesen Tag ist der höhere Pauschbetrag (Kopenhagen: 50 €). Das gestellte Frühstück in Straßburg führt zu einer Kürzung um 15 € (20 % von 75 €), sodass 35 € steuerlich ansetzbar bleiben.

Solche Kombinationen treten in der Praxis zunehmend auf. Der Gesetzgeber trägt dem Rechnung, ohne das Verfahren unnötig zu verkomplizieren.

Arbeitgebererstattung und steuerlicher Abzug

Wichtig bleibt die Unterscheidung nach Art der Kostenerstattung:

• Pauschbeträge für Übernachtungen gelten ausschließlich im Fall der Arbeitgebererstattung.
• Für den Werbungskosten- oder Betriebsausgabenabzug sind nur tatsächliche Kosten abzugsfähig.

Fehlende Ländereinträge lösen die Anwendung der Luxemburg-Pauschale aus; bei Überseegebieten greift die Regelung des Mutterlands. Damit wird auch in Ausnahmefällen Rechtssicherheit geschaffen.

Verpflegungskürzung bleibt tagesbezogen

Bei gestellten Mahlzeiten durch den Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung erfolgt die Kürzung der Pauschale nicht anteilig zur Abwesenheit, sondern bezogen auf den Tageswert bei 24-stündiger Abwesenheit. Diese Logik wurde bereits in früheren BMF-Schreiben verankert und nun erneut bestätigt.

Für viele Unternehmen vereinfacht dies die Lohnabrechnung – solange interne Reiserichtlinien abgestimmt sind.

Übertrag auf doppelte Haushaltsführung

Die neuen Pauschalen gelten ebenfalls für Fälle der doppelten Haushaltsführung im Ausland (§ 9 EStG i. V. m. R 9.11 LStR). Damit entfällt die Notwendigkeit separater Regelwerke für diese Fallkonstellation. Eine klare Vereinfachung, insbesondere für Personalabteilungen und Steuerberater.

Verlässlichkeit durch Kontinuität

Die Neuregelung ist keine Neuausrichtung – sondern eine Aktualisierung im Rahmen bestehender Prinzipien. Wo Preise steigen, steigen die Sätze. Wo Unsicherheiten drohen, schafft die Verwaltung Klarheit durch Struktur.

Verzichtet wird auf systemische Änderungen oder technische Umstellungen. Das entlastet Unternehmen, ohne Spielräume zu erweitern. Für die Praxis gilt daher: Wer die Logik der letzten Jahre verstanden hat, kann auch 2026 sicher navigieren.