Steuerbescheide ab 2027: Papier wird zur beantragten Ausnahme

Für 2026 bleibt es zunächst beim bisherigen Verfahren. Steuerbescheide und andere Verwaltungsakte werden nur elektronisch bekannt gegeben, wenn zuvor ausdrücklich eingewilligt wurde. Ohne Einwilligung bleibt es beim Postweg. Der Systemwechsel folgt zum 1. Januar 2027: Nach der Neufassung des § 122a Abgabenordnung ist dann grundsätzlich keine ausdrückliche Zustimmung zur elektronischen Bekanntgabe mehr erforderlich. Aus dem bisherigen Opt-in wird ein Opt-out.

Das gilt allerdings nicht ausnahmslos. Steuerpflichtige ohne bereitgestelltes aktives ELSTER-Nutzerkonto erhalten Verwaltungsakte weiterhin postalisch. Bei Bevollmächtigten bleibt es ebenfalls beim Postweg, solange die Empfangsvollmacht nicht elektronisch übermittelt wurde.

Bereitstellung wird für Fristen entscheidend

Für Unternehmen, Selbstständige und Steuerberater ist eine zweite Änderung mindestens ebenso relevant. Ein elektronisch bekanntzugebender Verwaltungsakt gilt künftig am vierten Tag nach seiner Bereitstellung zum Datenabruf als bekannt gegeben. Die elektronische Nachricht über die Bereitstellung hat nur noch Hinweisfunktion. Für die gesetzliche Bekanntgabevermutung kommt es grundsätzlich nicht darauf an, wann der Bescheid tatsächlich abgerufen oder die Benachrichtigung gelesen wird.

Damit wird das digitale Steuerpostfach zur fristkritischen Infrastruktur. Unternehmen und Berater müssen sicherstellen, dass bereitgestellte Verwaltungsakte erkannt, zugeordnet und rechtzeitig bearbeitet werden. Die Digitalisierung beseitigt Postlaufzeiten und Medienbrüche, verlagert zugleich aber organisatorische Verantwortung auf die Empfängerseite.

Wer bisher nicht zugestimmt hat, muss neu entscheiden

Die Neufassung des § 122a AO ist bereits zum 1. Januar 2026 in Kraft getreten. Die entscheidende Regel wird aufgrund einer Übergangsregelung jedoch erst auf Verwaltungsakte angewandt, die nach dem 31. Dezember 2026 bekannt gegeben werden.

Praktisch wichtig ist dabei: Eine bisher nicht erteilte Einwilligung in die elektronische Bekanntgabe gilt nicht als Antrag auf postalische Bekanntgabe für 2027. Wer bislang beim Papier blieb, weil er dem digitalen Verfahren nicht zugestimmt hatte, muss deshalb neu entscheiden. Soll es weiterhin bei der postalischen Bekanntgabe bleiben, ist grundsätzlich ein Antrag erforderlich. Dieser muss der zuständigen Finanzbehörde spätestens zum Zeitpunkt der Bereitstellung des Verwaltungsakts zum Datenabruf vorliegen.

Darin liegt der institutionelle Kern des Wechsels: Bisher führte Untätigkeit zum Papierbescheid. Künftig führt sie bei Vorliegen der Voraussetzungen grundsätzlich zur elektronischen Bekanntgabe. Die rechtliche Bedeutung des Nichtstuns kehrt sich um.

Digitaler Regelfall – aber kein Anspruch darauf

Die neue Ordnung enthält zugleich eine bemerkenswerte Asymmetrie. Während sich Steuerpflichtige auf den digitalen Empfang einstellen müssen, verpflichtet sich die Finanzverwaltung nicht spiegelbildlich zur elektronischen Bekanntgabe.

Den Finanzbehörden bleibt Ermessen. Einen Rechtsanspruch auf elektronische Bekanntgabe gibt es nicht; aus technischen oder organisatorischen Gründen kann weiterhin der Postweg gewählt werden. Zudem ist die elektronische Bekanntgabe derzeit bundesweit grundsätzlich nur für Einkommensteuer, Gewerbesteuer und Körperschaftsteuer möglich. Insbesondere Umsatzsteuer- und Feststellungsbescheide können technisch noch nicht elektronisch bekannt gegeben werden.

Damit bleibt das Verfahren vorerst hybrid. Unternehmen und Steuerberater müssen digitale und postalische Eingangskanäle parallel überwachen. Digitalisierung reduziert die Prozesskomplexität deshalb nicht sofort.

Selbst ein Antrag auf postalische Bekanntgabe schließt eine elektronische Zustellung nicht vollständig aus. Überschneiden sich Antrag und Bereitstellung zeitlich, kann der Verwaltungsakt dennoch elektronisch bekannt gegeben werden. Dann gelten die Vorschriften für die tatsächlich vorgenommene Bekanntgabe. Bei einer dadurch versäumten Frist kann eine Wiedereinsetzung in Betracht kommen.

Für die Finanzverwaltung verspricht der digitale Standard Effizienzgewinne durch weniger Druck, Versand und Medienbrüche. Ein Teil des Aufwands wandert jedoch zu den Empfängern: Sie müssen ihre digitalen Eingangskanäle zuverlässig überwachen und ihre internen Abläufe darauf ausrichten.