PKV-Beitragsmeldung ab 2026: Neue ELStAM-Regelung, Pflichten und Risiken im Überblick

Ein Systemwechsel in drei Ebenen

Die Neuregelung betrifft drei Gruppen: Versicherte, Arbeitgeber und Versicherer. Für Versicherte bedeutet sie: keine jährliche Einreichung von Papiernachweisen mehr. Für Arbeitgeber: technische Umstellung bei der Lohnabrechnung. Für Versicherer: monatliche Datenübermittlung an das BZSt.

Die dahinterliegende Struktur ist eindeutig: Automatisierung ersetzt Individualaufwand. Doch sie verlangt klare Daten, funktionierende Schnittstellen – und Disziplin im Detail.

So funktioniert das Verfahren ab 2026

• Private Krankenversicherer melden bis zum 20. November des Vorjahres die voraussichtlichen Beiträge zur Kranken- und Pflegepflichtversicherung.
• Die Daten fließen über das BZSt in die ELStAM-Merkmale der Versicherten ein.
• Arbeitgeber rufen diese Merkmale regelmäßig ab und berücksichtigen sie im Rahmen des Lohnsteuerabzugs.
• Beitragsänderungen im laufenden Jahr müssen von der PKV umgehend nachgemeldet werden.

Für die steuerliche Abwicklung werden zwei neue Merkmale eingeführt (§ 39 Abs. 4 Nr. 4 EStG):

1. Der Betrag, für den ein steuerfreier Arbeitgeberzuschuss möglich ist.
2. Der Betrag, der bei der Vorsorgepauschale zu berücksichtigen ist.

Widerspruch gegen die Übermittlung – mit klaren Folgen

Versicherte können der Datenübermittlung widersprechen. Doch der Preis ist hoch: In diesem Fall darf der Arbeitgeber keine Daten verarbeiten – weder digital noch per Papier. Folge: Kein Zuschuss, keine steuerliche Berücksichtigung. Die Lohnsteuer steigt. Eine Rückabwicklung über die Steuererklärung ist nicht vorgesehen.

Sonderfälle und Einschränkungen

• Für mitversicherte Ehepartner erfolgt keine eigene Meldung. Alle Beiträge werden dem Hauptversicherten zugeordnet.
• Policen bei ausländischen Versicherern sind vom elektronischen Verfahren ausgeschlossen. Hier bleibt es bei Papiernachweisen – verbunden mit einem Freibetragsantrag beim Finanzamt.
• Für Steuerklassen V und VI sowie bei unvollständigen Daten kann das Verfahren zu steuerlichen Nachteilen führen.

Zwischenlösung bis Ende 2027

Für technische Pannen bleibt ein Zeitfenster: In den Jahren 2026 und 2027 dürfen Papierbescheinigungen ausnahmsweise weiter verwendet werden – aber nur, wenn die elektronische Übermittlung fehlschlägt. Nicht jedoch bei aktivem Widerspruch.

Was jetzt zu tun ist

Die Reform erfordert Vorbereitung auf mehreren Ebenen:

• Lohnabrechnungssysteme anpassen: Software muss die neuen ELStAM-Merkmale verarbeiten können.
• Versichertendaten prüfen: Steuer-ID, Geburtsdatum, Adresse – fehlerhafte Angaben verhindern die Datenübertragung.
• Kommunikation verbessern: Beschäftigte müssen wissen, was der Widerspruch bedeutet – und warum ein sauberer Datensatz entscheidend ist.

Ein Schritt in Richtung Automatisierung – mit Rückfragen

Das Ziel der Reform ist klar: Weniger Verwaltungsaufwand, höhere Datenqualität, mehr Effizienz im Steuerverfahren. Doch das neue Verfahren ist nicht nur digital – es ist strukturell anspruchsvoller. Es verlangt korrekte Daten, technische Verlässlichkeit und ein Verständnis für die Mechanik dahinter.

Die Transparenz wächst – aber auch die Abhängigkeit vom System.