Arbeitszeiterfassung: Nur drei Viertel der Unternehmen setzen gesetzliche Vorgaben um

Rund 74 Prozent der deutschen Unternehmen mit mindestens 20 Beschäftigten erfassen derzeit die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeitenden. Das zeigt eine repräsentative Befragung im Auftrag des Digitalverbands Bitkom. Damit reagieren viele Betriebe auf die höchstrichterliche Entscheidung des Bundesarbeitsgerichts vom September 2022, die Arbeitgeber zur Arbeitszeiterfassung verpflichtet. Zum damaligen Zeitpunkt hatte lediglich knapp ein Drittel der Unternehmen entsprechende Systeme implementiert.

Digitale Systeme dominieren – aber analoge Methoden bleiben verbreitet

Die technische Umsetzung variiert deutlich: 31 Prozent der Unternehmen nutzen elektronische Zeiterfassungssysteme am Computer, 18 Prozent setzen auf Smartphone-Apps. Weitere 24 Prozent greifen auf stationäre Geräte mit Chip oder Transponder zurück, 19 Prozent arbeiten mit klassischen Stechuhren. Bemerkenswert: Trotz technischer Alternativen setzen 16 Prozent auf Excel-Tabellen und 13 Prozent sogar noch auf handschriftliche Stundenzettel.

Erfassung schützt Beschäftigte – rechtliche Risiken bei Verstößen

Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung dient nicht nur der betrieblichen Organisation, sondern insbesondere dem Schutz der Beschäftigten. Sie soll gewährleisten, dass gesetzliche Höchstarbeitszeiten sowie Ruhe- und Pausenzeiten eingehalten werden und Überstunden transparent dokumentiert sind. Unternehmen, die ihrer Pflicht zur Erfassung nicht nachkommen, riskieren Konsequenzen: Bei Verstößen drohen Bußgelder, arbeitsrechtliche Auseinandersetzungen und ein Reputationsverlust. Zudem können Mitarbeitende rückwirkend Ansprüche auf Vergütung von Überstunden geltend machen, wenn keine ordnungsgemäße Zeiterfassung erfolgt ist. Auch das Risiko für Gesundheitsschäden durch Überlastung steigt ohne Kontrolle der Arbeitszeiten.

Darüber hinaus ist die Arbeitszeiterfassung ein zentrales Element bei Lohnsteuer-Außenprüfungen und Prüfungen durch die Deutsche Rentenversicherung. Insbesondere bei der Beurteilung von Mehrarbeit, Minijobs oder sozialversicherungspflichtigen Beschäftigungsverhältnissen sind dokumentierte Arbeitszeiten ein wesentlicher Nachweis gegenüber den prüfenden Behörden. Fehlende oder unvollständige Zeiterfassungen können zu erheblichen Nachforderungen bei Steuern und Sozialabgaben führen – einschließlich möglicher Säumniszuschläge und Strafverfahren.

Viele Unternehmen planen Einführung – nur wenige warten ab

21 Prozent der befragten Unternehmen wollen im laufenden Jahr eine Arbeitszeiterfassung einführen. Nur 2 Prozent zeigen sich abwartend und setzen vorerst auf eine gesetzliche Präzisierung. Der Koalitionsvertrag sieht vor, die elektronische Erfassung möglichst unbürokratisch zu regeln und zugleich Flexibilität zu erhalten.

„Arbeitszeitrecht muss zur Lebensrealität passen“

Bitkom-Präsident Dr. Ralf Wintergerst kritisiert das bestehende Arbeitszeitgesetz als nicht mehr zeitgemäß:

„Minutengenaue Erfassung ist in der Wissensarbeit praxisfern. Wer abends noch berufliche E-Mails liest, darf am nächsten Morgen nicht gegen das Gesetz verstoßen.“

Eine Reform müsse klarstellen, dass kurzfristige Tätigkeiten nach Feierabend die Ruhezeit nicht unterbrechen.

Vertrauensarbeitszeit in Gefahr – Sorgen um Kontrolle

Zwei Drittel der Unternehmen befürchten, dass durch die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung die Flexibilität von Vertrauensarbeitszeit verloren geht. 55 Prozent halten eine genaue Erfassung in der Wissensarbeit für kaum umsetzbar. 41 Prozent berichten, dass sich Mitarbeitende durch die Erfassung stärker kontrolliert fühlen.

Umsetzung fortgeschritten, Reformbedarf deutlich

Die Einführung von Zeiterfassungssystemen schreitet voran – doch die Stimmen nach Reformen im Arbeitszeitrecht werden lauter. Eine stärkere Orientierung an digitalen Arbeitsrealitäten, gepaart mit klaren, aber flexiblen gesetzlichen Vorgaben, scheint aus Sicht der Unternehmen dringend geboten.