Erstmalig ist am 1. August 2022 in Deutschland online eine GmbH gegründet worden. Beurkundet wurde dabei in einer Videokonferenz über das Portal der Bundesnotarkammer. Der Gründer saß in Berlin, der Notar in München. Die Gründung markiert den Start des notariellen Online-Verfahrens.
Dieser Tag sei ein Meilenstein der Digitalisierung des Notariats, begrüßt Prof. Dr. Jens Bormann, Präsident der Bundesnotarkammer, die Premiere. Der Notar gehe online, das Verfahren bleibe dabei einfach und sicher.
Neben der Gründung einer GmbH sind jetzt auch Anmeldungen zum Handels-, Genossenschafts- und Partnerschaftsregister digital möglich. Wer etwa zum Geschäftsführer bestellt wird oder die Geschäftsadresse seiner Gesellschaft ändern möchte, muss den Notar nicht mehr vor Ort aufsuchen, sondern kann die Beglaubigung in einer Videokonferenz mit dem Notar bequem von überall aus vornehmen. Benötigt werden nur ein Laptop oder Tablet sowie ein Smartphone mit der kostenfreien Notar-App und ein aktuelles Ausweisdokument, erklärt Bormann. Das Verfahren sei damit niederschwellig zugänglich.
Gleichzeitig werden höchste Anforderungen an Datenschutz und Sicherheit erfüllt. Eine Online-Beurkundung ist nur über das Videokonferenzsystem der Bundesnotarkammer zulässig. Die Daten liegen dabei verschlüsselt auf Servern in Deutschland. Bormann hebt hervor:
Auch digital bleibt die Vertraulichkeit zwischen Notar und Klient uneingeschränkt gewahrt.
Die Beteiligten werden anhand eines elektronischen Identitätsnachweises der höchsten Sicherheitsstufe identifiziert, etwa mit der eID-Funktion des deutschen Personalausweises. Das System überprüft dabei, ob das Ausweisdokument gefälscht oder gestohlen wurde. Damit werden Unternehmensgründungen unter falscher Identität verhindert. Das sei ein wichtiger Beitrag im Kampf gegen Geldwäsche, Steuerbetrug und sonstige Kriminalität, so Bormann.
In einem Jahr wird das notarielle Online-Verfahren nochmals erweitert: Ab dem 1. August 2023 sind auch Sachgründungen einer GmbH, Änderungen eines GmbH-Gesellschaftsvertrags und Anmeldungen zum Vereinsregister online möglich. Sonstige Vorgänge werden weiterhin ausschließlich vor Ort beurkundet. Bormann begründet die damit, dass bei einem Immobilienkauf oder bei erb- und familienrechtlichen Angelegenheiten meist Privatpersonen ohne besondere Vorkenntnisse beteiligt seien, die es besonders zu schützen gelte. Dies sei in Präsenz deutlich besser zu gewährleisten. Gerade die Pandemie habe uns allen den Unterschied zwischen einem persönlichen Austausch und einer Videokonferenz vor Augen geführt.
Neben dem notariellen Online-Verfahren hat die Bundesnotarkammer mit dem Elektronischen Urkundenarchiv in diesem Jahr zwei große Digitalisierungsprojekte erfolgreich umgesetzt. Hierzu Bormann: „Die Notarinnen und Notare treiben die Digitalisierung aktiv und mit großem Einsatz voran.“
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