Trustlog: Bürgschaften digital verwalten

Ein Beitrag von Boris Jitsukata

Ein neues Einkaufszentrum ist geplant, die Kosten liegen bei mehreren Millionen. Mehrere Bauunternehmen werden mit den verschiedensten Leistungen beauftragt. Zur Absicherung der Leistungen werden Bürgschaften zwischen den Beteiligten ausgetauscht.

Bürgschaften werden von Banken und Versicherern traditionell als Papierdokumente ausgestellt. Die per Post versandten und im Anschluss im Aktenschrank gelagerten Dokumente können Werte von mehreren Millionen absichern.

In der B2B-Welt hat Papier als Mittel zur Erfassung und Verwaltung von Informationen immer noch eine große Bedeutung. Papier als gültiger und erkannter Informationsträger ist, nicht zuletzt bei der gerichtlichen Durchsetzung von Ansprüchen, nicht wegzudenken.

In Zeiten von Digitalisierung mit bargeldloser Bezahlung und Bitcoin erscheinen die Papierprozesse von Bürgschaften wie ein Anachronismus. Das haben auch die Versicherungen R+V und VHV erkannt und vor einem Jahr ein Joint Venture zum Aufbau einer modernen digitalen Plattform für alle Prozesse rund um Bürgschaften gegründet.

Beantragung, Prüfung und Annahme einer Bürgschaft dauerten bisher Wochen und die Beteiligten wussten nicht, auf welchem Schreibtisch der Vorgang gerade liegt und wie lange es noch dauert – jetzt soll alles in Minuten ablaufen und alle Beteiligten sehen stets den aktuellen Bearbeitungsstand.

Smart, digital und vor allem sicher

Gemeinsam mit der VHV Versicherung hat die R+V Versicherung die Trustlog GmbH gegründet. An dem Joint Venture sind beide Unternehmen je zur Hälfte beteiligt. Trustlog ist eine smarte, digitale und vor allem sichere Lösung für die Verwaltung und Verwahrung von digitalen Bürgschaften.

Ein Team aus über 25 Experten und Partnern, insbesondere aus den Bereichen  Kautionsversicherung und IT, entwickelt die Plattform seit einem Jahr. Die sechsmonatige Pilotphase mit fünf Pilotkunden wurde kürzlich erfolgreich abgeschlossen. Seit April 2021 ist die Plattform im Regelbetrieb.

Der Service ist für öffentliche und gewerbliche Auftraggeber kostenlos. Das internationale Designunternehmen Goodpatch mit Sitz in Japan und Deutschland hat die Produktteams der beiden Versicherungen bei der Gestaltung der digitalen Prozesse von Beginn an begleitet.

Ziel war es, neue Lösungen zu erarbeiten, wie Bürgschaften in Zukunft gehandhabt werden sollen. In mehreren Design Sprints, sogenannten Designathons, entstand die gemeinsame Konzeptionsfindung und das Design zur Digitalisierung von Bürgschaften. Goodpatch hat Trustlog im gesamten Produktdesignprozess vom Venture Design mithilfe der Venture Map über mehrere Nutzertests bis hin zum detaillierten Design der Plattform unterstützt.

Bürgschafts-Lebenszyklus digital

Der große Vorteil von Trustlog ist die Zeitersparnis. Das Onboarding zur Nutzung der Plattform dauert für Bauunternehmer 30 Minuten. Sofort danach können Bürgschaften digital geprüft, angenommen und verwaltet werden, auch eine Korrektur kann digital beantragt werden.

Sekunden nach der Buchung durch den Bürgen steht die Bürgschaft auf der Plattform zur Verfügung. Dort erfolgt auch die Rückgabe der Bürgschaft oder das Melden von Inanspruchnahmen.

Neben der Bürgschaftsverwaltung umfassen die Services von Trustlog auch die Abstimmung von Bürgschaftstexten, was aufwendige Absprache zwischen den Beteiligten minimiert. Trustlog bildet damit den gesamten Lebenszyklus einer Bürgschaft inklusive aller damit zusammenhängenden Prozesse digital ab. Postwege und aufwendige manuelle Prozesse entfallen vollständig.

Bei den User-Tests zeigte sich, dass die Beteiligten im Bürgschaftsmarkt traditionell denken. So äußerten die Testpersonen die Sorge, eine digitale Bürgschaft ließe sich nur schwer in die  bestehenden Prozesse einbinden.

Die Entwickler haben daraufhin die Option eingefügt, Bürgschaften in diverse Dateiformate zu exportieren, damit sich die digitale Bürgschaft auch in andere Prozesslandschaften integrieren lässt.

Die Rolle von Goodpatch bestand also nicht allein in der Begleitung der technischen Umsetzung, sondern auch in der Moderation der unterschiedlichen Interessen. Auch in der Zusammenarbeit mit R+V und VHV konnte Goodpatch die Vielzahl von Anforderungen aufnehmen und zu einem gemeinsamen Zielbild führen.

Nachdem Trustlog live gegangen ist, steht nun die Skalierung an. Mit der Plattform will Trustlog einen neuen Marktstandard setzen und die Digitalisierung von Bürgschaften vorantreiben. Neben der Anbindung von Auftraggebern strebt Trustlog als unabhängige und offene Plattform Kooperationen mit weiteren Partnern im Bürgschaftsgeschäft (Kautionsversicherer und Banken) an.