Fünf Faktoren für das Arbeiten mit Dokumenten-basierten Prozessen

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2021 war ein spannendes Jahr für den Bereich Dokumenten- und Enterprise Content Management (DMS/ECM). Beflügelt von der immer größeren Akzeptanz von Cloud-Lösungen für klassische Geschäftsanwendungen, ergeben sich auch für die Einbindung von Dokumenten-basierten Geschäftsprozessen neue Möglichkeiten und eine wesentlich höhere Flexibilität.

Manfred Terzer, Gründer und CEO, Kendox AG

Die pandemiebedingt eingeführten Digitalisierungsmaßnahmen und -Tools haben sich bewährt und werden vielerorts in eine permanente Nutzungsform überführt. Aber auch die Art und Weise, wie und von wo aus wir arbeiten, hat sich maßgeblich verändert. Laut Analysten planen knapp 80 Prozent der deutschen Unternehmen ein neues Arbeitsplatzmodell, mehr als ein Drittel will künftig hybrid arbeiten.

Die Herausforderung liegt für viele Unternehmen jedoch in der Schaffung der dafür notwendigen Voraussetzungen und deren Integration in die Geschäftsprozesse. Branchenexperte Manfred Terzer von Kendox gibt einen Ausblick auf fünf wichtige Trends, die im Bereich Enterprise Content Management und Dokumentenmanagement-Lösungen (ECM/DMS) für das Jahr 2022 zu erwarten sind.

Digitalisierung ermöglicht Automatisierung und effizientere Prozesse

Die Digitalisierung hat im Jahr 2021 einen regelrechten Boost erfahren. Aktuelle Studien belegen, dass die Digitalisierung bei 92 Prozent der Unternehmen durch die Corona-Pandemie an Bedeutung gewonnen hat, vor einem Jahr lag der Anteil noch bei 84 Prozent. Ein zentrales Element dabei ist, dass papiergebundene und andere analoge Informationen digitalisiert werden. Doch das allein reicht noch nicht aus. Damit ein Unternehmen in der zunehmend digitalen Wirtschaft erfolgreich bleiben kann, muss ein zweiter Faktor dazukommen: Die Automatisierung, beziehungsweise die Automatisierung von Prozessen. Auch im Büro- und Verwaltungsbereich setzt sich der Gedanke, repetitive Tätigkeiten zu automatisieren, immer mehr durch. In diesem Bereich werden künftig noch viele weitere Softwareanwendungen entstehen.

Damit Digitalisierungsinitiativen erfolgreich umgesetzt werden können, sollten Unternehmen jedoch strategisch vorgehen und nicht den zweiten Schritt vor den ersten setzen. Daher müssen zunächst Daten und Dokumente digital und maschinenlesbar vorliegen. Nur auf dieser Basis können Automatisierungsschritte umgesetzt werden, die nachhaltige Effizienzsteigerungen für das Unternehmen ermöglichen.

Anwender profitieren von Low-Code und No-Code-Lösungen

An Schlagworten hat es in der IT-Industrie selten gemangelt. Mit Low-Code und No-Code sind zwei weitere Begriffe hinzugekommen. Low-Code- beziehungsweise No-Code-Programing bedeutet, dass nur wenig beziehungsweise gar keine Programmierung erforderlich ist und Anwender sich sozusagen ihre Anwendungen und Apps selbst erstellen können. Einsatzbereiche für solche Technologien finden sich grundsätzlich überall – ob im Bereich ERP, CRM, sowie in der Produktion oder in der Verwaltung.

Da viele Informationen in Dokumenten gespeichert sind, sind dabei auch immer digitale Dokumente involviert. Zwischenzeitlich haben alle Unternehmen Zugang zu solchen Automatisierungsmöglichkeiten – zum Beispiel im Rahmen der Microsoft Power Platform, die sehr eng mit Microsoft 365 integriert ist. Dadurch können Mitarbeiter nun sehr schnell damit beginnen, Automatisierungspotenziale in ihrem Umfeld zu identifizieren und mit Hilfe dieser Tools versuchen, vor allem Routine-Prozesse zu automatisieren.

Dies birgt ein enormes Optimierungspotenzial, das zudem noch relativ einfach zu heben ist. Der Trend zu Low-Code und No-Code ist zweifelsohne ein grosser Hebel für eine nachhaltige Effizienzsteigerung. Dennoch ist eine Unternehmensstrategie zum nachhaltigen und sinnvollen Einsatz von Low-Code ratsam. Andernfalls besteht die Gefahr, dass viele kleine Automatisierungs-Inseln geschaffen werden und das Know-how über die Gesamtheit der Prozesse im Unternehmen verloren geht.

Unternehmen sollten die Quick-Wins in diesem Bereich mitnehmen und die vorhandenen Möglichkeiten ausschöpfen, aber darauf achten, dass nachhaltige, gut organisierte und gut funktionierende Lösungen entstehen. Automatisierte Anwendungen, die zwar einen bestimmten Zweck erfüllen, aber eben nicht besonders gut sind, können über längere Zeiträume hinweg betrachtet sogar Kosten verursachen.

KI und ECM unterstützen intelligente Unternehmens-Entscheidungen

Bei der Frage nach konkreten Anwendungsszenarien für Technologien wie KI (künstliche Intelligenz) und Machine Learning im Bereich Dokumentenmanagement zeigt sich, dass die intelligente, automatisierte Dokumentenanalyse bereits einen sehr hohen Reifegrad erreicht hat. Angefangen bei der Spracheingabe beziehungsweise der Sprachsteuerung über Chatbots und Übersetzungsdienste bis hin zur intelligenten Interpretation von Inhalten von Dokumenten, sind die Tools vor allem auf die Unterstützung und Automatisierung der Kommunikation ausgerichtet. Diese Technologien werden in den kommenden Jahren noch deutlich an Bedeutung gewinnen und vor allem im Bereich der Prozessautomation einen spürbaren Mehrwert erzeugen.

Bereits heute können im Unternehmen eingehende Dokumente verlässlich über ihren Inhalt qualifiziert werden, zum Beispiel ob es sich um eine Bestellung, eine Rechnung, eine Beschwerde oder anderes handelt. Basierend darauf können Inhalte – teilweise ebenfalls automatisch – entsprechend weiterverarbeitet werden. So können die Daten, wie zum Beispiel Artikelnummer, Bezeichnung, Menge und Preis einer Rechnung extrahiert und automatisch mit der Finanzbuchhaltung abgeglichen werden. Darüber hinaus wird es künftig auch zahlreiche Anwendungen geben, in denen die KI basierend auf dem Inhalt eines Textes entsprechende Entscheidungen für den Anwender treffen oder ihm vorschlagen kann. Zum einen kann das die Prozesse beschleunigen; zum anderen hilft das auch, subjektive Faktoren im Rahmen einer Entscheidung ein Stück weit zu eliminieren und dadurch «objektivere» Entscheidungen zu treffen.

Cloud-Lösungen werden zum Standard der Unternehmens-IT

Cloud-Lösungen und der damit zusammenhängende Betrieb von Software in Rechenzentren sind ein Trend, der in den letzten beiden Jahren durch die Pandemie zusätzlich beschleunigt und verstärkt wurde. Als Folge daraus verlagern immer mehr Unternehmen ihre Softwaresysteme vollständig in die Cloud. Die Vorbehalte aus früheren Jahren, sei es in Punkto Sicherheit oder in Punkto Geschwindigkeit und Antwortzeiten, sind zwischenzeitlich weitgehend ausgeräumt. Cloud-Lösungen werden zum vorherrschenden Standard in der IT. Für Unternehmen wird es künftig noch mehr als zuvor darauf ankommen, 100 Prozent Cloud-fähige Systeme für ihre betrieblichen Kernprozesse einzusetzen. Dies gilt auch für die gesetzeskonforme Aufbewahrung von elektronischen Dokumenten. Lösungen in der Cloud können deutlich schneller eingeführt werden.

Zum einen heißt das, dass mehr neue «Ideen» und «Ansätze» in kürzerer Zeit umgesetzt und ausprobiert werden können. Zusätzlich bindet eine Cloud-Lösung intern auch deutlich weniger Manpower und Investitionen – und das sowohl in der Einführungs- als auch in der Betriebsphase. Damit kann im Gegensatz zu konventionellen Projekten auch relativ kostengünstig geprüft werden, ob die gewählte Cloud-Lösung auch wirklich zum Unternehmen passt. Anwenderunternehmen erkennen zudem mehr und mehr den Vorteil von weitestgehend standardisierten Anwendungen. In vielen Fällen ist der Betrieb einer Cloud-Lösung durch einen externen, hoch-qualifizierten Dienstleister auch deutlich effizienter und kostengünstiger als die Bereitstellung und der Betrieb einer individuellen Lösung im eigenen Rechenzentrum. Das gilt vor allem dann, wenn das Unternehmen noch nicht über die notwendigen Ressourcen und das entsprechende Know-how verfügt.

Hybride Arbeitsmodelle setzen sich durch

Wir wissen nicht, ob wir uns noch mitten in der Pandemie befinden oder ob diese sich 2022 endlich dem Ende zuneigt. Wir wissen jedoch, dass die Veränderungen in der Arbeitswelt, die durch sie ausgelöst beziehungsweise verstärkt wurden, sehr groß sind und dass diese Veränderungen «bleiben» werden. Auch wenn viele Unternehmen Homeoffice langfristig wieder reduzieren oder abschaffen möchten, haben wir gelernt, dass es technisch grundsätzlich sehr gut möglich ist, auch mit externen Partnern und Kunden virtuell zusammenzuarbeiten. Die Selbstverständlichkeit, mit der wir heute Online-Video-Meetings durchführen, hat definitiv einen Quantensprung vollzogen und Plattformen wie Zoom und Microsoft Teams sind heute nicht mehr wegzudenken. Aber nicht nur die Art und Weise, wie wir heute kommunizieren, hat sich geändert.

Viele Unternehmen haben erkannt, dass es künftig immer wichtiger wird, möglichst alle relevanten Prozesse im Unternehmen so aufzustellen, dass es egal ist, von wo aus auf die Daten zugegriffen wird. Und mit zunehmender Virtualisierung der Geschäftsprozesse, nimmt natürlich auch die Dominanz des stationären Bürobetriebs ab. Technisch lassen sich diese Anforderungen mit Hilfe von cloudbasierten Lösungen relativ einfach umsetzen. Um effizient in hybriden Arbeitsumgebungen zu arbeiten, in denen Mitarbeiter flexibel sowohl in Präsenz als auch remote arbeiten sind Cloud-basierte Lösungen zwar zwingend erforderlich – allerdings braucht es neben der reinen Technik auch die erforderlichen Soft-Skills bei den Mitarbeitenden und den Führungspersonen.

Unternehmen sind daher gut beraten, sich mit diesen neuen Arbeitskonzepten seriös auseinanderzusetzen. Das bedeutet zum einen, dass Mitarbeiter sich daran gewöhnen müssen, zuhause im Interesse des Unternehmens zu arbeiten, und dort auch die richtige Ausrüstung zu haben. Zum anderen bedeutet es jedoch auch für Führungspersonen, Vertrauen in die Mitarbeitenden zu haben.

Neue Chancen und höhere Flexibilität

Das Digitalisieren und Automatisieren von Geschäftsprozessen bleibt auch in 2022 ein heißes Thema. Technologien wie RPA, Sprachverarbeitung und intelligente Dokumenten-Erkennung sind prädestiniert dafür, auch solche Prozesse im Unternehmen zu automatisieren, die bislang nur schwach oder noch gar nicht strukturiert und automatisiert sind. Hierzu gehören vor allem Büro- und Verwaltungsprozesse, in denen heute noch ein riesiges Potenzial für Produktivitätssteigerungen schlummert. Von der Automatisierung einfacher Routine-Aufgaben mit Hilfe von Low-Code RPA-Tools bis hin zu Prozessen, die basierend auf KI auch bei subjektiven, individuellen Fragestellungen helfen, intelligente und vor allem objektivere Entscheidungen zu treffen, ist hier vieles denkbar.

Bild (2): © Kendox AG