E-Rechnung 2027: Fristen, Ausnahmen und neue BMF-RegelnE-Rechnung 2027: Die Schonfrist endet – und ein PDF reicht nicht mehr

Zwei Jahre Übergang – und nun?

An der elektronischen Rechnung wird seit Jahren gearbeitet, über ihre technischen Anforderungen wurde ausführlich diskutiert, und seit Januar 2025 müssen Unternehmen grundsätzlich in der Lage sein, entsprechende Rechnungen zu empfangen. Dass sie selbst weiterhin Papierrechnungen oder einfache PDF-Dokumente verschicken durften, war einer gesetzlichen Übergangsregelung zu verdanken. Für einen Teil der Unternehmen läuft diese nun zum Jahresende aus.

Ab dem 1. Januar 2027 müssen inländische Unternehmen, deren maßgeblicher Gesamtumsatz im Jahr 2026 mehr als 800.000 Euro betragen hat, bei den betroffenen Geschäften mit anderen inländischen Unternehmen grundsätzlich E-Rechnungen ausstellen. Unternehmen unterhalb oder auf dieser Umsatzgrenze dürfen die bisherigen Rechnungsformate noch bis Ende 2027 verwenden. Ab 2028 greift die Ausstellungspflicht grundsätzlich unabhängig von dieser Umsatzgrenze.

Damit endet für viele Betriebe eine Phase, in der die gesetzliche Verpflichtung bereits bestand, ihre praktische Umsetzung aber noch aufgeschoben werden konnte.

Was sich im Oktober 2026 geändert hat

Das Bundesfinanzministerium hat am 15. Oktober 2026 ein weiteres Anwendungsschreiben veröffentlicht. Es ergänzt die bisherigen Vorgaben aus den Jahren 2024 und 2025 und beschäftigt sich vor allem mit Problemen, die bei der technischen und steuerlichen Umsetzung entstanden sind.

Ein Schwerpunkt liegt auf den Leistungsbeschreibungen. Die für die steuerliche Beurteilung erforderlichen Angaben müssen im strukturierten Datensatz enthalten sein. Wesentliche Informationen ausschließlich in einem beigefügten PDF unterzubringen, genügt nicht. Das stellt insbesondere Unternehmen vor Herausforderungen, deren Rechnungen bislang auf umfangreiche Anlagen, individuelle Leistungsvereinbarungen oder komplexe Abrechnungssysteme angewiesen waren.

Erleichterungen gibt es dagegen bei Anzahlungs- und Endrechnungen. Bereits vor Eintritt der jeweiligen Ausstellungspflicht erstellte Anzahlungsrechnungen müssen nicht nachträglich in E-Rechnungen umgewandelt werden. Für bestimmte vereinfachte Angaben zu bereits vereinnahmten Teilentgelten in Endrechnungen verlängert die Finanzverwaltung die Nichtbeanstandungsregelung bis zum 30. Juni 2030.

Auch bei Bonus-, Rabatt- und Skontovereinbarungen sowie bei technischen Validierungsfehlern hat das Ministerium nachgebessert. Nicht jeder Verstoß gegen eine technische Geschäftsregel führt automatisch dazu, dass eine Rechnung umsatzsteuerlich unbrauchbar wird. Entscheidend bleibt, ob die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind.

Bemerkenswert ist zudem die Klarstellung, dass die Ausstellung einer sonstigen Rechnung anstelle einer vorgeschriebenen E-Rechnung nicht den Bußgeldtatbestand des § 26a Abs. 2 Nr. 1 UStG erfüllt. Die gesetzliche Ausstellungspflicht entfällt dadurch allerdings nicht.

Versicherungsvermittler: Nicht jede Rechnung fällt unter die Pflicht

Gerade in der Versicherungswirtschaft lohnt sich ein genauer Blick auf die gesetzlichen Ausnahmen. Versicherungsumsätze sind nach § 4 Nr. 10 UStG, typische Versicherungsvermittlungsleistungen nach § 4 Nr. 11 UStG von der Umsatzsteuer befreit. Für diese Leistungen besteht grundsätzlich keine Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung.

Das bedeutet allerdings nicht, dass Versicherungsvermittler, Maklerpools oder Versicherungsunternehmen generell von den neuen Anforderungen ausgenommen wären.

Wer beispielsweise zusätzlich steuerpflichtige Beratungsleistungen, Softwarelizenzen, IT-Dienstleistungen oder andere umsatzsteuerpflichtige Leistungen gegenüber inländischen Geschäftskunden abrechnet, muss die E-Rechnungspflicht für diese Umsätze gesondert prüfen.

Entscheidend ist also nicht allein die Branche, sondern die konkrete Leistung. Ein Unternehmen kann gleichzeitig Umsätze erzielen, für die keine E-Rechnung vorgeschrieben ist, und solche, die ab 2027 oder 2028 ausschließlich im strukturierten Format abzurechnen sind.

Hinzu kommt die Empfangsseite. Auch Unternehmen, die überwiegend umsatzsteuerfreie Leistungen erbringen, müssen seit Anfang 2025 grundsätzlich E-Rechnungen empfangen können. Die Befreiung von der Ausstellungspflicht ist keine Befreiung vom elektronischen Rechnungseingang.

Das eigentliche Problem beginnt hinter dem Posteingang

Für den Empfang einer E-Rechnung reicht nach den Vorgaben des Bundesfinanzministeriums grundsätzlich bereits ein E-Mail-Postfach. Damit ist die technische Mindestanforderung erfüllt, nicht aber zwangsläufig eine funktionierende Rechnungsverarbeitung sichergestellt.

Denn eine E-Rechnung besteht aus strukturierten Daten, die sich automatisiert verarbeiten lassen sollen. Werden diese Daten anschließend ausgedruckt, manuell geprüft oder in andere Systeme übertragen, bleibt vom erhofften Effizienzgewinn wenig übrig.

Gerade Unternehmen mit gewachsenen Verwaltungsstrukturen müssen deshalb prüfen, wie Rechnungen empfangen, validiert, freigegeben, verbucht und archiviert werden. Das betrifft nicht nur die Buchhaltung, sondern ebenso die Schnittstellen zu bestehenden Verwaltungs- und ERP-Systemen.

Eine einfache PDF-Datei ist seit 2025 keine E-Rechnung im steuerrechtlichen Sinne mehr. Gängige zulässige Formate sind XRechnung und entsprechende ZUGFeRD-Versionen mit strukturiertem XML-Datensatz. Maßgeblich sind die gesetzlichen Anforderungen an das Datenformat und dessen elektronische Verarbeitbarkeit.

Die nächste Frist steht bereits fest

Für Unternehmen oberhalb der Umsatzgrenze von 800.000 Euro bleiben bis zum Jahreswechsel nur noch wenige Wochen. Kleinere Unternehmen gewinnen ein weiteres Jahr, sollten diese Zeit allerdings nicht mit einer grundsätzlichen Befreiung verwechseln.

Die E-Rechnung ist zudem Teil einer umfassenderen Digitalisierung des Umsatzsteuerverfahrens. Perspektivisch soll ein elektronisches Meldesystem hinzukommen. Die dafür notwendigen gesetzlichen Regelungen stehen jedoch noch aus.

Die nächste Stufe der E-Rechnungspflicht ist dagegen längst beschlossen. Wer von ihr betroffen ist, muss seine Rechnungsstellung ab Januar entsprechend organisieren. Und wer ausschließlich umsatzsteuerfreie Leistungen erbringt, sollte zumindest sicherstellen, dass eingehende strukturierte Rechnungen nicht irgendwo zwischen E-Mail-Postfach und Buchhaltung verloren gehen.