Elektronische Rechnungen: Pflicht ab 2025 betrifft alle Unternehmen in Deutschland

Ab dem 1. Januar 2025 wird die elektronische Rechnungsstellung bei inländischen B2B-Umsätzen für alle Unternehmen in Deutschland verpflichtend. Diese Maßnahme, die aus dem Wachstumschancengesetz (BGBl I 2024, Nr. 108) hervorgeht, soll die Digitalisierung des Geschäftsverkehrs fördern und ein transaktionsbezogenes Meldesystem etablieren. Das finale Anwendungsschreiben des Bundesfinanzministeriums (BMF) steht im Netz bereit.

Die neue E-Rechnungspflicht

Wer ist betroffen?
Alle Unternehmen, die steuerpflichtige Umsätze im Inland erbringen, sind von der neuen Verpflichtung betroffen. Es gibt keine Ausnahmen hinsichtlich der Unternehmensgröße oder Branche.

Was gilt als E-Rechnung?
Elektronische Rechnungen müssen in strukturierten, maschinenlesbaren Formaten wie XRechnung oder ZUGFeRD (ab Version 2.0.1) erstellt werden. Diese Formate ermöglichen die automatische Verarbeitung durch IT-Systeme. PDF-Dateien gelten nicht als E-Rechnungen, können jedoch als ergänzende Kopien bereitgestellt werden.

Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht
Von der Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung ausgenommen sind:

Steuerfreie Umsätze gemäß § 4 Nr. 8–29 UStG,
Rechnungen über Kleinbeträge bis 250 EUR (§ 33 UStDV),
Fahrausweise (§ 34 UStDV).

Übergangsregelungen

Allgemeiner Übergangszeitraum
Bis zum 31. Dezember 2026 dürfen Rechnungen weiterhin in Papierform oder unstrukturierten elektronischen Formaten (z. B. PDFs) ausgestellt werden, sofern der Rechnungsempfänger zustimmt.
Kleinunternehmerregelung
Unternehmen mit einem Gesamtumsatz von bis zu 800.000 EUR im Jahr 2026 können die Übergangsregelung bis Ende 2027 nutzen.
Dauerrechnungen
Dauerrechnungen, die vor dem 1. Januar 2027 in Papierform oder als PDF ausgestellt wurden, behalten ihre Gültigkeit, solange sich die Rechnungsangaben nicht ändern.

WICHTIG: Pflichten für den Rechnungsempfänger ab 2025

Ab dem 1. Januar 2025 sind Rechnungsempfänger verpflichtet, elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können. Eine Übergangsregelung für den Empfang existiert nicht. Ein E-Mail-Postfach reicht aus, um diese Pflicht zu erfüllen.

Technische und organisatorische Anforderungen

Zulässige Formate und Übermittlungswege
Formate: Zulässige Formate müssen den Vorgaben der Normenreihe EN 16931 entsprechen, darunter XRechnung, ZUGFeRD (ab Version 2.0.1, ausgenommen Profile MINIMUM und BASIC-WL) sowie europäische Standards wie Factur-X.
Übermittlung: Die Übermittlung kann per E-Mail, über elektronische Schnittstellen, zentrale Speicherorte in Konzernverbünden oder Download-Portale erfolgen.

Rechnungskorrekturen
Korrekturen von Rechnungen können bis zum Ablauf der Übergangsfristen (Ende 2026 bzw. 2027) auch in den ursprünglichen Formaten (Papier, PDF) erfolgen.
Besonderheiten für Kleinunternehmer
Die Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen betrifft grundsätzlich auch Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG. Allerdings sieht das Jahressteuergesetz 2024 eine mögliche Aufhebung dieser Pflicht vor. Die Zustimmung des Bundesrats hierzu wird am 22. November 2024 erwartet.