Urlaubspflicht mit Nebenwirkungen

„Ein Arbeitgeber muss seine Arbeitnehmer formal und rechtzeitig daran erinnern, dass sie noch Urlaubstage haben – sonst verfallen oder verjähren diese nicht“, so Panzer. Diese Mitwirkungsobliegenheit ist seit Entscheidungen des Bundesarbeitsgerichts (BAG) von Ende 2022 und Anfang 2023 bindend – und sorgt in der Praxis für Unsicherheit. „Es ist schlichtweg unklar, was 'formal und rechtzeitig' konkret bedeutet.“

Ohne nachweisliche Erinnerung bleiben Urlaubsansprüche bestehen – samt bilanzieller Rückstellungen. Diese Rückstellungen können über Jahre bestehen bleiben und bei Auflösung die Steuerlast des Unternehmens erhöhen. „Arbeitgeber müssen das Thema Urlaub regelmäßig – etwa quartalsweise – ansprechen und die Hinweise dokumentieren“, rät Zobel.

Auch langzeitkranke Beschäftigte müssen einbezogen werden, etwa für das Jahr, in dem die Krankheit begann. Bestätigungen über den Erhalt und das Verständnis der Hinweise sollten innerhalb einer angemessenen Frist eingeholt werden.

Für noch mehr Verunsicherung sorgt die Unterscheidung zwischen Urlaubsentgelt und Urlaubsgeld bei Privatinsolvenz oder Pfändung: Das Urlaubsgeld bleibt pfändungsfrei – sofern es im üblichen Rahmen liegt. Das Urlaubsentgelt hingegen ist als reguläres Einkommen bis zur aktuellen Pfändungsfreigrenze von 1.555 Euro betroffen.

Klarheit schafft zumindest das BAG-Urteil vom 31. Januar 2023: Die finanzielle Abgeltung von Urlaubsansprüchen bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses verjährt nach drei Jahren, ohne dass eine weitere Erinnerung erforderlich ist. Das BAG sieht die Beendigung als „Zäsur“, die die Mitwirkungspflicht des Arbeitgebers beendet. Für laufende Arbeitsverhältnisse bleibt der Hinweis jedoch Pflicht.

„Arbeitgeber müssen beim Thema Urlaub organisatorisch und rechtlich vorausschauend agieren. Die Urlaubsplanung ist keine bloße Formalität mehr – sondern ein bilanziell und rechtlich sensibles Steuerungsthema“, betonen Zobel und Panzer.