Betrieb automatisieren: So geht’s

Um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten, setzen immer mehr Betriebe auf eine Automatisierung der Arbeitsprozesse. Mehr Effizienz, geringere Fehlerquoten und niedrigere Kosten – Automatisierungsprozesse können zahlreiche Vorteile mit sich bringen.

Viele Automatisierungen entlasten auch die Beschäftigten merklich, was wiederum das Arbeitsklima und die Motivation fördern kann. Doch wie genau wird ein Betrieb automatisiert? Und bei welchen Prozessen sollte begonnen werden? Mit ein wenig Vorbereitung gelingt die Umstellung umso besser!

Wie funktionieren Automatisierungsprozesse?

Schon bevor der Begriff Automatisierung überhaupt verbreitet war, wurden die ersten Anläufe genommen, mit modernen Techniken mehr Struktur in die Arbeitswelt zu bringen. Erste Schreibmaschinen und frühe Computer nahmen das Dokumentieren per Hand ab, die Stechuhr sorgte dafür, dass die Arbeitszeiten der Beschäftigten gründlich dokumentiert wurden und je größer die Betriebe wurden, desto klarer wurden Verantwortungsbereiche voneinander abgegrenzt.

Automatisierungen im Betrieb können auf verschiedenen Ebenen stattfinden. Dabei spielt die digitale Prozessautomatisierung eine immer größere Rolle. Digitale Prozessautomatisierungen sind solche Automatisierungsprozesse, die ein Unternehmen mittels einer Software vornimmt. Einige Geschäftsabläufe, die bislang nur von Beschäftigten vorgenommen werden konnten, sollen dadurch von Technologien übernommen werden. Dank der zunehmenden Digitalisierung in allen Räumen und modernen Innovationen wird es immer einfacher, zahlreiche Handlungen an Künstliche Intelligenz abzugeben. Gleichzeitig sollen bei Automatisierungsprozessen Routinen, klare Zuteilungen von Verantwortungsbereichen und strukturierte Arbeitszeiten grundlegend sein.

Betriebe automatisieren – ein Schritt nach dem anderen

Wer seinen Betrieb automatisieren möchte, sollte dabei möglichst strukturiert und organisiert vorgehen. Der wichtigste Schritt ist dabei das Erkennen von Problemen und Schwachstellen. Wo wird Automatisierung und Struktur im System am dringendsten benötigt? Können die größten Baustellen identifiziert werden, fällt die Umstellung deutlich leichter und die ersten Ergebnisse sind wesentlich beeindruckender.

Im zweiten Schritt geht es um die Verteilung von Zuständigkeiten. Es sollte überall sichergestellt werden, wo wessen Verantwortungsbereiche liegen und welche Bereiche zukünftig von Technologien übernommen werden sollen. Dies sollte unbedingt auch detailgenau mit den Beschäftigten besprochen werden. Nur durch klare Kommunikation kann sichergestellt werden, dass alle auf dem gleichen Stand sind und jeder die neuen Vorgaben akzeptieren kann. Ein kritischer Punkt dabei ist das Verteilen von Leitungsaufgaben. Gerade dort, wo die Technologie übernehmen soll, sollte es einen zuständigen Leiter geben, der das Projekt überwacht und überprüft, ob die versprochenen Verbesserungen auch eintreten.

Strukturen und Routinen auf allen Ebenen

Betriebe sollten strukturiert umgestellt werden: Einzelne Prozessschritte sollten geplant und dokumentiert werden. Daten müssen umfangreich gesammelt und ausgewertet werden – nur so kann später überprüft werden, wo die Umstellung positive Auswirkungen hatte und wo noch Optimierungsbedarf besteht. Technologien sollten niemals unbedacht verwendet werden. Bevor sie zum Einsatz kommen, sollten die Möglichkeiten verglichen werden. So wird sichergestellt, dass die richtigen Technologien an den richtigen Stellen zum Einsatz kommen. Schließlich sollte auch immer ein Plan B vorhanden sein, falls die ersten Umstellungen schwierig werden. Dazu ist das Feedback der Mitarbeiter meistens hilfreich.

Letztlich sollte neben den technologischen Strukturen auch sichergestellt werden, dass Routinen, klare Aufgabenverteilungen und strukturierte Arbeitsprozesse auch auf allen anderen Ebenen stattfinden. Die digitale Stechuhr kontrolliert beispielsweise auch heute noch, dass jedem Mitarbeiter die richtige Arbeitszeit gutgeschrieben wird. Gut ausgestattete Büros erleichtern die Arbeit und motivieren die Beschäftigten. Mit derartigen Hilfsmitteln und einer guten Kommunikation gelingt die Automatisierung des Betriebs mit Sicherheit.

Fazit

Die Automatisierung des Betriebs kann eine Weile dauern – daher sollten auch kleine Erfolge gefeiert werden. Wer jedoch gut strukturiert und organisiert an den Prozess herangeht, wird sicherlich bald erste Ergebnisse verzeichnen. Die umfangreiche Kommunikation mit den Beschäftigten und die ausführliche Datensammlung über alle Bereiche der Umstellung sind dabei Schlüsselelemente.