Drucker kaufen oder leasen: Vor- und Nachteile im Überblick

Finanz- und Immobilienmakler arbeiten in einer Branche, in der ein reger Austausch mit Interessenten und Mandanten stattfindet. Viel in der persönlichen Kommunikation läuft inzwischen papierlos ab. Aber gerade gerichtlich relevante Themen brauchen immer noch die Schriftform – etwa Verträge oder Beratungsprotokolle. Heißt: Ein Makler druckt Dutzende Seiten auf einmal. Und braucht dafür natürlich einen Drucker.

Stellt sich die Frage: Kaufen oder doch lieber zur Druckermiete greifen? Letzteres ist durchaus eine interessante Option. Wann kann darüber nachgedacht werden? Einfache S/W-Laserdrucker sind heute schon für unter 150 Euro zu haben.

Muss es aber ein Gerät sein, das zum Farbdruck in der Lage ist und vielleicht noch scannen kann, gehen die Anschaffungskosten sehr schnell nach oben. Und genau dann kann das Leasing durchaus eine Option sein. Denn die Leasingrate ist sofort eine Betriebsausgabe. Bevor Makler jetzt allerdings übers Ziel hinausschießen und einfach einen Drucker leasen, müssen auch die Nachteile klar sein.

Der Druckerkauf: Vor- und Nachteile im Überblick

Makler kommen noch nicht ohne eigenen Drucker aus. Was für den Kauf spricht ist die Tatsache, ein Gerät sein Eigen zu nennen. Was zu den Vorteilen gehört, ist die Tatsache, in Bezug auf Verbrauchsmaterial vollkommen frei in der Entscheidung zu sein. Niemand kann vorschreiben, welches Papier oder welche Farbpatrone/Tonerkartusche verwendet wird. Es kann auch die günstige Alternative von Drittanbietern oder Refill-Stationen verwendet werden.

Ein zweiter Pluspunkt ist die Möglichkeit, einen Drucker nach dem Kauf – wenn er sich als nicht leistungsfähig erweist oder einfach nicht mehr gebraucht wird – wieder weiterverkaufen zu können. Und noch etwas gilt es zu bedenken – gerade beim Vergleich zwischen der Miete eines Druckers und dessen Kauf: Beim Leasing muss oft noch eine Versicherung abgeschlossen werden. Letztlich ist zu überlegen, ob diese zusätzlichen Kosten den Aufwand auch wirklich wert sind.

Vorteile Druckerkauf:

  • Eigentum des Maklers
  • Keine Bindung an Verbrauchsmaterial
  • Versicherung für Mietgerät entfällt

Natürlich hat der Kauf eines Druckers auch gewisse Nachteile. Hierzu gehört beispielsweise, dass beim Kauf das Gerät zwar ins Eigentum des Maklerbüros übergeht, allerdings die Anschaffungskosten nicht sofort über die Betriebskosten geltend gemacht werden können.

Drucker gehören – wie IT-Zubehör – in die AfA-Tabelle. Sprich: Das Gerät ist über einen bestimmten Zeitraum abzuschreiben. Diese Zahlen stellt das Bundesfinanzministerium zur Verfügung. Auf der anderen Seite sind die höheren Anschaffungskosten sicher einer der gravierenden Nachteile, welche der Druckerkauf am Ende hat.

Druckerleasing: Was spricht dafür?

Druckerleasing hat sich nicht ohne Grund am Markt – besonders für Geschäftskunden – etabliert. Hierbei handelt es sich um die Möglichkeit, schnell einen hochwertigen Drucker ins Unternehmen zu holen. Besonders der Preisvorteil spielt hier eine große Rolle – etwa im Zusammenhang mit einem Spezialdrucker.

Laserfarbdrucker, die Ausdrucke in einer entsprechenden Qualität liefern und auch noch scannen und faxen können, kosten immer noch einen hohen drei- bis vierstelligen Betrag. Nicht jeder Makler will sich an solche Kosten binden.

Das Druckerleasing eröffnet in diesem Zusammenhang die Möglichkeit, hochwertige Drucktechnik verfügbar zu halten, ohne den Anschaffungsaufwand stemmen zu müssen.

Und das Leasing hat einen weiteren Vorteil: Die monatliche Gebühr kann direkt über die Betriebskosten abgesetzt werden. Auf diese Weise wird die lästige Abschreibung umgangen, das Gerät bindet im Unternehmen einfach weniger Kapital. Zusätzlich gibt es beim Druckerleasing oft auch das Verbrauchsmaterial – wie den Toner mit dazu.

Vorteile Druckerleasing im Überblick:

  • Keine Kapitalbindung durch AfA
  • Leasinggebühr sofort als Betriebsausgabe aktivierbar
  • Verbrauchsmaterial gibt’s vom Leasinggeber

Teure Geräte ohne Anschaffungskosten

Das Druckerleasing hat allerdings auch ein paar Nachteile: Makler sind – sobald der Vertrag unterschrieben und das Gerät im Büro aufgebaut ist – an die Laufzeit des Vertrags gebunden. Dies kann problematisch werden, wen der Drucker nur eine begrenzte Zeit im Einsatz sein soll.

Ein weiteres Manko ist sicher die Tatsache, dass beim Leasing – wenn das Material des Leasinggebers benutzt werden muss – der Leasingnehmer keinen Einfluss hat. Damit bleiben eventuelle Einsparpotenziale leider ungenutzt.

Outsourcing: Welche Druckerdienstleistungen kommen in Frage?

Neben dem Kauf eines Druckers oder dessen Leasing kommt noch eine dritte Möglichkeit in Frage – das Outsourcen. Hier werden bestimmte Druckaufträge von Druckereien erledigt.

Wann bietet sich diese Option an? Aufgrund der technischen Möglichkeiten, welche Druckereien ausschöpfen können, sind es gerade aufwendige Aufträge, welche hier gut aufgehoben sind. Beispiel Broschüren: Hier kommt es als Makler nicht nur darauf an, potenzielle Interessenten anzusprechen und „Appetit“ zu machen. Die optische Qualität ist entscheidend. Einfluss haben:

  1. Farbauswahl
  2. Papierstärke
  3. Veredelung.

Druckereien können genau hier ihre Stärke ausspielen. Der Versuch, eine Broschüre oder einen Flyer zu Hause auszudrucken, ist wesentlich aufwendiger und zeitraubender, als den Druckauftrag abzugeben. Auch spezielle Etiketten für Vertriebsmaterialien können einfacher durch Outsourcing erstellt werden. Der Digitaldruck macht es möglich, sehr einfach und schnell individuelle Ausführungen zu trotzdem fairen Preisen zu erhalten.

Achtung: Es gibt einige Druckaufträge, die bleiben eher im Maklerbüro. Die Korrespondenz mit Interessenten und Mandanten wird papierlos oder direkt mit dem Drucker im Büro erledigt. Schließlich geht es hier auch um sensible Daten, die nicht unbedingt nach außen gegeben werden müssen.

Fazit: Auch Makler müssen beim Drucker rechnen

Das Thema Drucker und Druckkosten ist nicht nur für größere Unternehmen relevant. Auch Makler – egal, ob aus dem Bereich Finanzen oder Immobilien – müssen sich damit auseinandersetzen. Angesichts der Verordnungen und Vorschriften – wie die Beratungsprotokolle – werden pro Woche mitunter hunderte Blatt Papier bedruckt. Einerseits soll der Drucker schnell sein, auf der anderen Seite aber auch entsprechende Qualität abliefern. Ein Dilemma, das vor allem Geld kostet.

Die Gerätemiete kann daher durchaus eine Option sein. Deren Vor- und Nachteile sind in jedem Fall genau abzuwägen. Hintergrund: Mit dem Druckerleasing ist immer eine festgelegte Laufzeit verbunden. Kommt es auf sehr professionelle Ergebnisse an, sind beide Optionen nicht unbedingt die erste Wahl. Zu überlegen ist, ob nicht vielleicht eine Druckerei die beste Wahl ist.

 

Bild: © Nomad_Soul / fotolia.com

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