Software für digitale Provisionsabrechnung: Auf was ist zu achten?

Mit IBePro (Inveda Bestand und Provision) gibt es eine Softwarelösung zur Abrechnung und Verwaltung von Provisionen, die im April mit neuen Features auf den Markt kommen soll.

Bei der Auswahl einer geeigneten Software stehen für Dirk Pappelbaum Transparenz, Sicherheit und die richtigen Schnittstellen im Vordergrund.

Software für Abrechnung und Buchhaltung

Da in der Regel die Software für die Abrechnung nicht dieselbe wie für die Buchhaltung ist, ist darauf zu achten, dass die eingesetzte Abrechnungssoftware eine Schnittstelle zur Buchführung, beispielsweise zur DATEV, besitzt. Idealerweise werden Konten in der Abrechnungssoftware geführt, die 1:1 an den Branchenprimus DATEV übergeben werden und sich dort auch so wiederfinden.

Ein Steuerberater kann sicher beurteilen, welche Belege notwendig sind, jedoch fehlt häufig das Wissen über die branchenspezifischen Regelungen. So kann im Versicherungsbereich eine Provision nicht beliebig ausgezahlt werden, es gibt Regeln für den Fall eines Stornos und nicht jede Provisionszahlung ist automatisch frei von Umsatzsteuer.

Außerdem muss klar definiert werden, wann eine Provision verdient ist, denn ist man nicht selbst die Versicherungsgesellschaft, liegt es nicht in der eigenen Kontrolle zu entscheiden, wann ein Vertrag zustande kommt und wann er gegebenenfalls wieder gekündigt wird. Weichen die Regeln bei der Provisionsauszahlung davon ab, bekommt man schnell Schwierigkeiten bei der Nachvollziehbarkeit der Geldflüsse.

Absolutes Muss: die Revisionssicherheit

Damit Konten im Abrechnungssystem durch Benutzer und Mitarbeiter des Unternehmens nicht manipuliert werden können, ist für Dirk Pappelbaum die Revisionssicherheit eine absolute Notwendigkeit. Dabei gelten die Anforderungen der Revisionssicherheit nicht nur für die Buchungen, sondern auch für die den Buchungen zugrundeliegenden Geschäftsdaten.

Es muss revisionssicher belegt werden, welche Verträge den Provisionszahlungen zu Grunde liegen, die Provision muss sich aus den Vertragsdaten herleiten lassen und die Zeitpunkte im Vertrag müssen zur festgelegten Fälligkeit der Provision passen. Somit muss klar definiert werden, welche Daten mit Abrechnung zu speichern sind.

Dirk Pappelbaum dazu:

„Die beste Software nützt also nichts, wenn es keine klaren Regeln für die eigene Vertriebsstruktur gibt.“

So müssten alle möglichen Fälle benannt und mit Regeln hinterlegt werden. Nur so könne man Willkür bei der Abrechnung vermeiden und die notwendige Transparenz für das Finanzamt schaffen, damit es nicht zu dem Worst Case kommt: Wenn im Rahmen einer Tiefenprüfung die abrechnungstechnischen Abläufe nicht nachvollziehbar sind, dann unterstellt das Finanzamt gern, dass Geschäfte absichtlich verschleiert werden.