Betriebsausgaben: Diese drei Kosten prüft das Finanzamt besonders genau

Ob Geschäftsessen, Firmengeschenke oder Berufskleidung: Viele Unternehmer gehen davon aus, dass betrieblich veranlasste Ausgaben automatisch steuerlich abzugsfähig sind. Die Realität sieht jedoch anders aus. „Selbstständige unterschätzen häufig, wie schnell vermeintlich legitim wirkende Ausgaben steuerlich vom Fiskus für den Betriebsausgabenabzug abgelehnt werden“, weiß Steuerberater Tomas Aksöz. In der Regel reichen die Gründe hierfür von gesetzlichen Beschlüssen hin zu formalen Mängeln und fehlenden Nachweisen. Hier sind drei typische Kostenfallen, die sich leicht vermeiden lassen.

1. Kleidung ist keine Betriebsausgabe

Anzüge, Hemden oder hochwertige Schuhe sind steuerlich nicht abzugsfähig, selbst wenn sie ausschließlich beruflich getragen werden. „Der Bundesfinanzhof hat dies mehrfach bestätigt“, betont der Steuerprofi. So heißt es etwa in BFH VIII R 33/18, dass bürgerliche Kleidung, die auch privat genutzt werden könnte, als Kosten der Lebensführung einzustufen sind und unter das Abzugsverbot des § 12 Nr. 1 EStG fallen. Abzugsfähig bleibt in Sachen Dress nur echte Berufskleidung wie Schutzausrüstung, Uniformen oder Kleidung mit Firmenlogo.

2. Geschenke an Geschäftspartner

Kleine Präsente erhalten die Geschäftsbeziehung? Wenn sich der Fiskus nicht mitfreuen soll, gibt es ein paar Regeln zu beachten – allen voran die Höhe der Aufwendungen. Seit dem Veranlagungszeitraum 2024 gilt eine erhöhte Freigrenze von 50 Euro netto je Empfänger und Jahr. „Wichtig ist dabei, immer im Hinterkopf zu behalten, dass es sich hier nicht um einen Freibetrag handelt“, unterstreicht Aksöz. Werden die 50 Euro auch nur um einen Cent überschritten, entfällt der gesamte Abzug. Hinzu kommt eine strenge Dokumentationspflicht, wonach Empfänger und Betrag zeitnah, einzeln und getrennt von anderen Betriebsausgaben erfasst werden müssen.

3. Bewirtungskosten und ihre Formfehler

Geschäftsessen, Abendessen und Happy Hours bieten großartige Möglichkeiten, um Kontakte zu knüpfen und Kollegen wie Geschäftspartner besser kennenzulernen. Ob die Bewirtungsaufwendungen steuerlich geltend gemacht werden können, hängt in der Praxis von der Erfüllung aller formalen Anforderungen ab. „Gemäß § 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG und dem BMF-Schreiben vom 30.06.2021 müssen Ort, Datum, Teilnehmer, Anlass und Betrag zeitnah und vollständig dokumentiert sein“, erklärt Aksöz. Dabei genügen allgemeine Angaben wie „Kundenpflege“ oder „Geschäftsessen“ in der Regel nicht. Gefordert sind konkrete Informationen wie „Vertragsverhandlungen bei Projekt XY“. „Auch die Restaurantrechnung selbst muss die Speisen einzeln ausweisen“, fügt der Profi hinzu. Sammelposten wie Speisen und Getränke reichen dem Fiskus nicht. Übrigens: Selbst bei korrekter Dokumentation sind Bewirtungskosten nur zu 70 Prozent abzugsfähig.

Zur Person:

Tomas Aksöz ist Steuerberater und Diplom-Kaufmann mit Expertise in steuerlicher Beratung mittelständischer Unternehmen, internationalem Steuerrecht sowie in steuerlichen Prozessen und Governance im Konzernumfeld. Nach Stationen bei KPMG und einer mittelständischen Steuerberatungs- und Wirtschaftsprüfungsgesellschaft gründete er 2017 seine eigene Beratungspraxis. Er steht für moderne, digital gedachte Steuerberatung, die fachliche Tiefe mit strategischem Weitblick verbindet. Derzeit baut er in Hamburg eine Steuerberatungsgesellschaft auf, die Kanzleiexpertise und Konzernberatung vereint.