Tägliche Verwaltungs- und Planungsabläufe nehmen einen Großteil der Arbeitszeit in der Unternehmensverwaltung ein. Repetitive Aufgaben wie das Sortieren von Belegen oder die Kundenerfassung belasten den vom Fachkräftemangel stark betroffenen Unternehmensbereich.
Eine ganzheitliche Unternehmenssoftware (ERP-System) umfasst eine große Bandbreite an Funktionen und Modulen, um den Arbeitsalltag zu erleichtern.
Einfach erklärt: So funktioniert eine moderne Unternehmenssoftware
Eine moderne Unternehmenssoftware integriert verschiedene Geschäftsprozesse rund um die Verwaltung eines Betriebs, um Effizienz und Produktivität zu steigern. Sie vernetzt relevante Abteilungen wie den Vertrieb, die Buchhaltung, das Personalwesen oder die Warenwirtschaft über gängige Systeme wie ERP (Enterprise Resource Planing) oder CRM (Customer Relationship Management). Eine ganzheitliche Unternehmenssoftware ermöglicht aber nicht nur die Echtzeitverarbeitung von Daten, sondern auch umfangreiche Analysen zur Entscheidungsfindung.
Der zentrale Vorteil eines ERP-Systems sind seine Benutzerfreundlichkeit und die Funktion, wiederkehrende Aufgaben zu automatisieren. Daneben ergeben sich für Unternehmen folgende Vorteile:
- Zentralisierte Datenverwaltung
- Effizienzsteigerung und Reduzierung des Personalaufwands
- Verbesserte Entscheidungsfindung durch umfangreiche Daten
- Kostensenkung durch Automatisierung
- Bessere Skalierbarkeit und Zusammenarbeit im Unternehmen
- Rechnungswesen
- Anlagen- und Finanzbuchhaltung
- Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung
- Zahlungswesen
- Mahnwesen
- Jahresabschluss und Absatzplanung
- Verwaltung von Einkauf und Verkauf
- Materialwirtschaft
- Lager- und Bestandsverwaltung
- Wareneingangs- und Warenausgangsbearbeitung
- Vertrieb
- Produktionsplanung
- Kapazitätsmanagement
- Betriebsdatenerfassung
- Maschinen- und Werkstattplanung sowie -steuerung
- Arbeitsplatz- und Ressourcenmanagement
- Materialbedarfsplanung
- Verwaltung von bestehenden oder neuen Mitarbeitern
- Lohn- und Gehaltsabrechnung
- Karriere- und Gehaltsplanung bei Mitarbeitern
- Planung der Stellenbesetzung
- Reisekostenmanagement und -abrechnung
- Verwaltung freiwilliger Leistungen (z. B. Betriebsrente)
Tipp: Eine ganzheitliche, digitale Unternehmenssoftware sorgt nicht nur für einen besseren Überblick und eine Optimierung der internen Prozesse, sie hilft auch bei der Einsparung von Personalkosten. Experten schätzen, dass jährlich bis zu 25 Prozent der bisherigen Aufwandskosten in der Verwaltung eingespart werden können.
Die Funktionen einer modernen Unternehmenssoftware im Überblick
Eine ganzheitliche ERP-Software kann alle wichtigen Verwaltungsaufgaben innerhalb eines Unternehmens abdecken, unabhängig von der jeweiligen Abteilung. Zudem werden moderne Programme regelmäßig mit neuen Funktionen und Modulen erweitert, die beispielsweise die Einbindung neuer Programme in die Software, ermöglichen. Nachfolgend geben wir einen Überblick über alle wichtigen Funktionen der Unternehmenssoftware nach Unternehmensbereichen.
Finanzwesen und Buchhaltung
Das Finanzwesen eines Unternehmens ist ein breites Aufgabengebiet mit vielen, sich täglich wiederholenden Aufgaben. Hauptgrund für die Integration einer Unternehmenssoftware ist hier die Zeit- und Kostenersparnis, welche durch Automatisierungen erreicht werden kann. Besonders die folgenden Funktionen sind dabei wichtig:
Wichtige Prozesse wie die Zuordnung von Zahlungen oder das korrekte Einbuchen von Belegen kann eine moderne Unternehmenssoftware automatisiert übernehmen und entlastet so die interne Verwaltung.
Warenwirtschaft
In produzierenden Unternehmen nehmen die Warenlogistik und Lagerbestandsplanung einen großen Teil der Verwaltung ein. Eine moderne Warenwirtschafts-Software unterstützt mit vielen Funktionen, darunter:
Durch die Digitalisierung dieser Prozesse und die Auswertung von wichtigen Daten wie Verkaufszahlen erkennen Unternehmen frühzeitig, wann neues Material bestellt werden muss und wie sich die Nachfrage in den nächsten Wochen entwickeln könnte.
Produktion
Die Symbiose der verschiedenen Abteilungen in einem produzierenden Unternehmen gelingt ohne eine digitale Lösung nur bedingt. Gerade bei der internen Absprache, der Produktionsplanung und der Verwaltung der Auslieferungen kommt es schnell zu Komplikationen und Fehlern. Die ERP-Software erlaubt es, wichtige Daten und Fristen zur Produktion mit einem Klick einzusehen. Die wichtigsten Funktionen für diesen Bereich sind:
Die Verbindung zwischen Produktion und Warenwirtschaft erleichtert es Unternehmen, Aufträge effizient auszuführen und einen Überblick über anstehende Projekte zu erhalten. Zudem können wichtige Effizienzfaktoren wie die Planung der Maschinenbelegung und der Mitarbeiterverteilung direkt in einer Software erledigt werden.
Personalwesen
Der Bereich Human Resources (HR) ist nicht ohne Grund einer der wichtigsten und zeitaufwendigsten im Unternehmen. Die eigene Mitarbeiterzufriedenheit und -treue sind entscheidend, um wirtschaftlich und effizient zu arbeiten. Um dennoch möglichst viel Zeit zu sparen, können viele Prozesse innerhalb einer modernen Unternehmenssoftware digital ablaufen, darunter:
Nicht zuletzt funktioniert der Datenaustausch in einer ganzheitlichen Unternehmenssoftware auch abteilungsübergreifend und ermöglicht so effektive Workflows und eine vereinfachte Zusammenarbeit. Bestehende Daten können beispielsweise genutzt werden, um die Kundenzufriedenheit oder die Qualität der eigenen Produkte zu verbessern und die eigene Zielgruppe besser anzusteuern.
Mobile ERP und wichtige Zukunftstrends
Von „Mobile ERP“ spricht man immer dann, wenn die Daten einer Unternehmenssoftware von einem mobilen Endgerät eingesehen werden können. Das ist bei den meisten Programmen ohne Probleme möglich und sorgt dafür, dass die Mitarbeitenden eines Unternehmens gerade in der Verwaltung ohne Standortbindung arbeiten können. Dazu kommen durch die mobile Nutzung Vorteile wie die Arbeitszeiterfassung unterwegs, die Abrechnung von Reisekosten direkt auf der Reise oder das Auslösen von Aufträgen ohne Verzögerungen.
Zukünftig wird die Einbindung von Künstlicher Intelligenz (KI) eine verstärkte Rolle spielen. Eigenständig lernende System können dann beispielsweise Belege noch besser zuordnen, Buchungen automatisch erledigen oder die menschlichen Fehler in der Lohnbuchhaltung berichtigen.
Themen:
LESEN SIE AUCH
BVK bietet Vermittlern Beratungstool zur digitalen Rentenübersicht
Der Bundesverband Deutscher Versicherungskaufleute (BVK) bietet Vermittlern als erster Vermittlerverband ein kostenfreies Tool an, das ergänzend zur Digitalen Rentenübersicht (DRÜ) der Deutschen Rentenversicherung den Vermittlern Wirkung und Nutzen der DRÜ vorstellt. Das Programm bietet eine Schnellberechnung sowie Detailberechnung an die ausschließlich im BVK-Mitgliederbereich aufrufbar ist.
Inveda.net erleichtert Integration von Vergleichsrechnern
Die Inveda.net GmbH hat eine innovative Technologie entwickelt, die das Einbinden von Vergleichsrechnern auf Webseiten erheblich vereinfacht. Mit nur einem einzigen Code-Schnipsel können Versicherungsvermittler und Webseitenbetreiber diverse Vergleichsrechner und verschiedene Vorlagen nahtlos in ihre Online-Präsenz integrieren.
blau direkt bietet neue Softwarelösung
Qonekto versetzt ab sofort alle blau direkt Partner in die Lage, nahezu jeden digitalen Prozess und fast jede Automation, die sie in ihrem Unternehmen benötigen, selbst zu bauen - schnell, robust und ohne Programmierkenntnisse.
BiPRO///BOX von Mr-Money: DFV Deutsche Familienversicherung AG seit August dabei
Seit August 2024 ist auch die DFV Deutsche Familienversicherung AG an die BiPRO///BOX von Mr-Money angebunden. Damit sind nun 132 Gesellschaften mit der BiPRO///BOX verknüpft.
Unsere Themen im Überblick
Themenwelt
Wirtschaft
Management
Recht
Finanzen
Assekuranz
Gewerbekundenberatung: DIN 77235 im Markt angekommen
Mit der DIN-Norm 77235 steht Maklern und Finanzberatern eine standardisierte Methode zur Finanz- und Risikoanalyse von Gewerbekunden zur Verfügung. Mittlerweile ermöglichen drei zertifizierte Software-Tools die Umsetzung in der Praxis.
WTW bringt mit Radar Vision KI-basiertes Monitoring für Versicherer
Die Versicherungsberatung WTW hat mit Radar Vision ein neues, KI-gestütztes Performance-Monitoring-Tool eingeführt. Die Lösung ermöglicht es Versicherern, prädiktive Modelle in Underwriting, Tarifierung und Schadensteuerung in Echtzeit zu überwachen und potenzielle Abweichungen frühzeitig zu erkennen.
Berufsunfähigkeitsversicherung: Risikovorabanfragen als Bremsklotz
Risikoprüfung in der Berufsunfähigkeitsversicherung (BU) steht vor einem großen Problem: Bis zu 3.500 Risikovoranfragen pro Monat binden enorme Kapazitäten und führen zu langen Bearbeitungszeiten. Wie sich das ändern soll.
Fonds Finanz bringt KI-Tools für Makler an den Start
Der Maklerpool Fonds Finanz setzt auf künstliche Intelligenz, um Vermittler in ihrem Arbeitsalltag zu entlasten. Durch die Integration von KI-gestützten Automatisierungslösungen sollen Makler Prozesse effizienter gestalten und mehr Zeit für die Kundenberatung gewinnen.