Arbeit im Homeoffice: Wer übernimmt die Kosten?

Viele Erwerbstätige sind im vergangenen Jahr durch die chaotischen Zustände der Pandemie erzwungenermaßen vom Büro in das Arbeitszimmer in den eigenen vier Wänden migriert. Das Arbeiten von zu Hause aus hat einige Vorteile: Man spart sich den täglichen Fahrtweg zum Arbeitsplatz und zurück, und verfügt dadurch über mehr Freizeit. Doch für die Arbeit im Homeoffice fallen oftmals schnell hohe Anschaffungskosten für technische Geräte an. Muss der Arbeitnehmer für diese allein aufkommen?

Schnelles Internet, moderne Rechnertechnik und ein ergonomischer Arbeitsplatz. All dies sollte im Homeoffice vorhanden sein, um effektiv arbeiten zu können. Doch solche Anschaffungen gehen schnell ins Geld. Im Büro ist der Arbeitgeber für die Ausstattung verantwortlich, doch wie ist die Gesetzeslage im Homeoffice? Und wie können Unternehmen Mitarbeiter im Homeoffice unterstützen, ohne viel Geld zu investieren?

Aufwendungsersatz für Arbeitsmittel

Grundsätzlich ist der Arbeitgeber immer für die Ausstattung des Arbeitsplatzes des Arbeitnehmers zuständig, egal wo sich dieser befindet. Das bedeutet, dass ein Unternehmen seinen Mitarbeitern alle technischen Geräte, die sie für das Homeoffice benötigen, bereitstellen muss.

Falls dies nicht der Fall ist und der Arbeitnehmer deshalb seine eigenen privaten Geräte nutzen muss, oder zur Anschaffung neuer Geräte gezwungen ist, kann er einen Aufwendungsersatz verlangen.

Neben den, in der Regel, einmaligen Kosten für die Einrichtung eines Homeoffice-Arbeitsplatzes kann der Arbeitnehmer auch einen Aufwendungsersatz für laufende Kosten fordern. Beispielsweise muss der Arbeitgeber einen Teil der Miete übernehmen, da ein Teil der Wohnung als Arbeitsplatz genutzt wird.

Auch anfallende Strom- und Heizkosten des Homeoffice kann der Beschäftigte von seinem Arbeitgeber beziehen. Dasselbe gilt für Wartungs- und Reparaturkosten von Bürogeräten.

Die Kosten für Arbeitsmaterialien wie Papier, Stifte, Druckerpatronen und Toner fallen ebenfalls unter den Aufwendungsersatz. Etwas schwieriger ist es bei Internetkosten. Falls der Internetvertrag bereits vor dem Homeoffice bestand und weiterhin besteht, hat der Arbeitnehmer kein Anrecht auf einen Aufwendungsersatz.

Denn das private Interesse des Arbeitnehmers an einem Internetanschluss ist relativ hoch. In Fällen, wo der Erwerbstätige vorher noch nicht über einen Internetanschluss verfügte und eine Anschaffung auch nicht vorhatte, ist ein Aufwendungsersatz möglich.

Dasselbige gilt für Fälle, in denen der Internetanschluss nur für das Homeoffice ausgebaut werden musste, da der Arbeitgeber beispielsweise hochqualitative Videoanrufe mit Mitarbeitern durchführen möchte. Doch in welchen Fällen sollte das Unternehmen seine Mitarbeiter unbedingt finanziell im Homeoffice unterstützen?

Einhaltung von Arbeits- und Gesundheitsschutz im Homeoffice

Der Arbeitsschutz im heimischen Büro ist ein wichtiger Faktor, den kein Unternehmen unterschätzen soll. Denn wenn Mitarbeiter aufgrund von gesundheitlichen Problemen ausfallen, es dies oft mit hohen Kosten für das Unternehmen verbunden.

Wie Arbeitgeber fragen sich deshalb, wie genau sie dieser Verpflichtung nachgehen. Schließlich ist es vor allem bei größeren Unternehmen viel zu aufwendig jeden Mitarbeiter in seinem Homeoffice aufzusuchen. Auch datenschutzrechtlich ist dies nur schwer umzusetzen.

Das Wichtigste beim heimischen Arbeitsplatz ist die Ergonomie und die psychische Gesundheit der Mitarbeiter. Beides kann auch über Online-Fragebögen abgefragt werden, wodurch das Unternehmen einen umfassenden Eindruck des Homeoffice eines jeden Mitarbeiters bekommt.

Falls es einheitliche Probleme zwischen allen Arbeitsplätzen gibt, kann der Arbeitgeber die Arbeitnehmer beispielsweise auffordern, einen bestimmten ergonomischen Stuhl zu kaufen. Den muss allerdings das Unternehmen finanzieren.

Fehlende Datensicherheit als Problem

Wenn Mitarbeiter keine Geräte wie Laptops, Diensthandys oder Drucker für das Homeoffice bereitgestellt bekommen und aufgrund dessen private Geräte nutzen, können dadurch große Probleme für das Unternehmen entstehen. Denn die meisten privaten Haushalte verfügen über weitaus geringere IT-Sicherheitsstandards als viele Betriebe.

Dadurch ist es für Angreifer einfacher sich Zugriff auf sensible Daten zu verschaffen. In manchen Fällen kann sogar bereits Schadsoftware auf privaten Rechnern vorhanden sein. Falls diese dann im Homeoffice zur Arbeit genutzt werden, können Hacker einfacher an Daten des Unternehmens gelangen.

Theoretisch kann der Arbeitgeber seine Mitarbeiter dazu verpflichten, nur bestimmte Programme zum Öffnen und Bearbeiten wichtiger Daten zu benutzen, sodass diese schwerer zu kompromittieren sind. Einfacher wäre es allerdings, wenn die Mitarbeiter von Anfang an nur mit unternehmenseigenen Geräten arbeiten würden, die eine Privatnutzung nicht zulassen.

Aufwandspauschale als beste Lösung

Sowohl die Umsetzung des Arbeitsschutzes als auch das Einhalten von Datensicherheit ist für Arbeitgeber am einfachsten zu bewerkstelligen, wenn alle Mitarbeiter über eine adäquate Ausstattung im Homeoffice verfügen. Allerdings ist das Ausrüsten aller Mitarbeiter mit moderner Technik oftmals mit großen Investitionen verbunden. Um die Arbeitnehmer dennoch bei der Einrichtung eines heimischen Büros zu unterstützen, bietet sich eine Aufwandspauschale an.

Dabei wird allen Mitarbeitern ein Betrag zur Ausstattung des Homeoffice zur Verfügung gestellt. Dieser sollte für die meisten Anschaffungen genügen. Auch kann der Betrieb Kaufempfehlungen herausgeben, nach denen sich die Mitarbeiter richten. Ein Großteil aller Rückforderungen wird damit unterbunden und Unternehmen sparen sich rechtliches Chaos. In seltenen Fällen können Mitarbeitern im Nachhinein noch Mehrkosten für besonders große Anschaffungen erstattet werden.