Vertragsspiegel auf Knopfdruck

Dass einer Maklerfirma zu allen Kunden alle Vertragsdaten digital vorliegen, sollte mittlerweile Standard sein – ist aber eher die Ausnahme. Wie können Makler das dafür bestehende BiPRO-Verfahren optimal für sich nutzen?

Jens Kolmsee, Vorstand, DEFINET AG

Ach ja, der gute alte Aktenordner . Auf ihn ist Verlass. So mögen wohl etliche Makler und Maklerinnen immer noch denken. Zumindest sind die meisten Maklerbüros lange nicht so „digital aufgestellt“, wie sie behaupten. Hand aufs Herz: Da geschieht noch vieles höchst analog.

Nervig allerdings wird das Wühlen und Blättern in Ordnern, wenn zum Beispiel das regelmäßige Check-up-Gespräch ansteht. Versicherungsgesellschaften informieren ihre Makler zwar per Post über Vertragsänderungen wie beispielsweise bei Dynamikanpassungen – dieses in deren Maklerverwaltungsprogramm (MVP) einzupflegen, geschieht in der Regel jedoch nicht oder wird aufgeschoben.

Der Arbeitsaufwand, das MVP dahingehend aktuell zu halten, ist zugegebenermaßen zeitraubend und ineffektiv. Wenn das Maklerbüro dann doch schnell aktuelle Daten benötigt, erfolgt der Anruf bei den Vertragspartnern. Und sind die Verträge eines Kunden dann noch bei einer Vielzahl von verschiedenen Versicherern untergebracht … das kann dauern.

Aktualisierung durch vollautomatisierte Datenpflege

Um jetzt nicht neu in Software investieren zu müssen, all ihre Kompatibilitätsprobleme mit bestehenden Verwaltungsprogrammen inklusive, wäre es eine Idee, diese Dienstleistung auszugliedern. Externe Dienstleister bieten auf dem sogenannten BiPRO-Standard den digitalen Austausch von Dokumenten und Vertragsdaten. Grob gesagt: Die Versicherungsunternehmen übermitteln dem Dienstleister alle Vertragsdaten und Aktualisierungen und Nachträge.

Der besitzt die notwendige elektronische Logistik, mittels derer vollautomatisiert sämtliche Vorgänge in die jeweiligen Datensätze eingearbeitet werden. Über ihren persönlichen Zugang hat die Maklerfirma darauf per Knopfdruck direkten Zugriff und so den jeweiligen kompletten Vertragsspiegel jedes einzelnen Kunden auf Abruf zur Verfügung – sie ist gleichsam Teil eines riesigen externen Maklerverwaltungsprogramms mit Hunderttausenden von Kunden und Millionen von Verträgen.

Prozessoptimierung von der Antragsverarbeitung bis zum Einsatz von digitalen Signaturen

So weit die Theorie. Nur zeichnen sich die Produktgeber in Sachen Datenaustausch auch nicht immer als besonders zuverlässig aus. Zudem agieren sie in der Datenlieferung trotz BiPRO-Standardisierung doch noch recht uneinheitlich. Die Leistung eines Servicedienstleisters liegt nun darin, dies dem BiPRO-Standard anzupassen – mehr noch: im besten Sinne einer Optimierung von Geschäftsprozessen auch beispielsweise die Antragsverarbeitung, Zahlungen oder Schadenmanagement, Einreichung von Maklermandaten und Bestandsbewegungen bis hin zum Einsatz von digitalen Signaturen vorzunehmen.

Und der Makler behält durch seinen direkten Zugang stets die Kontrolle. Für die Mitarbeitenden der angeschlossenen Makler-Unternehmen reduziert sich somit der Aufwand für Verwaltung und Terminvorbereitung ganz erheblich. Und die Versicherer haben natürlich auch etwas davon, wenn der Berater nicht mehr wegen jeder Kleinigkeit anrufen und anfragen muss.

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