Projektmanagement leicht gemacht: Tools und Tipps für Einsteiger

Ein kleines Projekt erfordert genau dieselbe Sorgfalt wie ein großes Projekt. Es hat sich zudem gezeigt, dass Verantwortliche bessere Ergebnisse im Projektmanagement erzielen, wenn sie Schritt für Schritt mit ihren Aufgaben wachsen.

Doch nicht immer ist das möglich, gelegentlich erfordern die Umstände ein schnelles Umdenken, Lernen und Handeln. In einer solchen Situation braucht es zuverlässige Grundlagen und bewährte Tools, um in kurzer Zeit optimale Ergebnisse zu erzielen.

Die digitale Transformation: In Riesen Schritten in die Zukunft

Die Wichtigkeit digitaler Lösungen zeigt sich unübersehbar in der aktuellen Wirtschaftskrise. Betriebe, die bislang vorwiegend analog gearbeitet haben, mussten sich praktisch über Nacht umstellen. Mitarbeiter mussten von heute auf morgen von zu Hause aus arbeiten, Video-Meetings wurden alltäglich und die Verwaltung von firmeninternen Vorgängen wurde ausschließlich virtuell erledigt. Hundertausende Firmen haben in kürzester Zeit gelernt, dass Homeoffice, Online-Meetings und digitales Datenmanagement funktionieren. Sie sind willens, die digitale Transformation in ihrem Betrieb umzusetzen. Dabei ist eine umsichtige, vorausschauende Planung erforderlich. Auch darf das Controlling nicht vernachlässigt werden. Projekte wie diese erfordern flexible Tools, die alle wesentlichen Elemente beinhalten, die für ein ordentliches Projektmanagement (kurz: PM) erforderlich sind.

Doch auch kleinere, weniger verflochtene Projekte brauchen vorausschauende Sorgfalt bei der Planung. Es müssen Termine eingehalten und Aufgaben erledigt, Einkäufe getätigt oder Meetings einberufen werden. Je nach Projektumfang können einfache Listen zum Abhaken in Kombination mit einem Kalender oder eine umfassende Software mit Echtzeitüberwachung notwendig sein. Doch schneller als gedacht, wachsen so manche Mini-Projekt zu großen Herausforderungen heran.

Die richtige PM-Software ist von zentraler Bedeutung

Sicherlich ist die wichtigste Empfehlung für ein gutes Projektmanagement die unterstützende Software. Sie muss zu den jeweiligen Anforderungen passen und leicht anzuwenden sein. Je umfassender ein Vorhaben ist, desto umfassender fällt auch die Software aus. Neben den üblichen Projektüberwachungen stellen umfangreiche Software-Lösungen mit dem Schwerpunkt Projektcontrolling entsprechende Auswertungen und Berichte bereit.

Der bekannte Software-Anbieter Lexware bringt mit lexbizz ein Programm auf den Markt, das Unterstützung für die wichtigsten Aufgaben des Projektmanagements leistet. Angefangen bei der Projektplanung über die Budgetierung bis hin zum Controlling und der Abrechnung können Betriebe einzelne Projekt übersichtlich aufzeichnen und bearbeiten. Die Software ist modular aufgebaut und wächst buchstäblich mit ihren Anforderungen mit. Ganz typisch für eine Projektmanagement-Software können Nutzer auch hier Budgets festlegen, Ressourcen steuern, das Zeit- und Kostenmanagement leisten und Rechnungen schreiben.

Je nach Projektgestaltung lassen sich passende Erweiterungen hinzubuchen. So gibt es zum Beispiel Schnittstellen zum Paketdienstleister DHL, zur Steuerberater-Software DATEV, zur Shopsoftware Shopify oder zu Elster, der Plattform für Steuererklärungen. Es gibt zahlreiche Schnittstellen zu Softwares und Tool anderer Anbieter aus diesen Bereichen:

• Business Intelligence
• CAD-Systeme
• CRM-Systeme
• DMS-Systeme
• E-Commerce
• E-Signature
• EDI-Schnittstellen
• Finanzen
• Internationaler Handel
• Konnektoren
• Lohnbuchhaltung
• POS-Kassenanbindung
• Produkt-Konfiguration
• Produktivität
• Versanddienstleister

Damit lassen sich die kompletten Prozessabläufe digital überwachen, zentral bewerten und steuern. Eine PM-Software eignet sich für viele Branchen und Berufe. Jede Firma, die projektbezogen arbeitet, kann mit der passenden PM-Software effizient und fokussiert zufriedenstellende bis hervorragende Ergebnisse erzielen. Bauunternehmer, Steuer- und Unternehmensberater, Marketingagenturen, Eventplaner oder andere Dienstleister arbeiten an Projekten, die sich mit einer PM-Software übersichtlich und zeitsparend optimieren lässt.

Kommunikation erhält größeres Gewicht

Beim digitalen Projektmanagements nimmt die Kommunikation eine besondere Stellung ein. Wenn man sich nicht mehr jeden Tag persönlich begegnet oder der Ort der Projektleitung und der Ort des Projektes weit auseinanderliegen, müssen persönliche Gespräch adäquat ersetzt werden. Die Erfahrung zeigt, dass Projektmitarbeiter wesentlich engagierter arbeiten, wenn sie regelmäßig persönlich angesprochen werden. Die richtige Kommunikation im Beruf hilft bei der Konfliktvermeidung, stärkt das Team-Gefühl, sorgt für Motivation und eine gute Produktivität. Fehlt hingegen der persönliche Kontakt, sinkt die Qualität der Arbeitsleistung. Außerdem sind Missverständnisse vorprogrammiert. Es lässt sich tatsächlich nicht alles über eine E-Mail oder einen virtuellen Chat austauschen.

Wenn die persönliche Kommunikation am selben Ort unmöglich ist, dann sollten mindestens Video-Konferenzen durchgeführt werden. Hier sind Tools von Anbietern zu empfehlen, die unkompliziert nutzbar sind und sehr gute Meeting-Funktionen mitbringen. Auf dem Markt sind viele verschiedene Tools wie zum Beispiel GoToMeeting, Zoom oder Microsoft Teams. Neben den Einzelchats lassen sich Video-Meetings mit zahlreichen Nutzer abhalten, so dass Projektbesprechungen unkompliziert möglich werden.

Klare Vorgaben sorgen für klare Ergebnisse

Projektmanagement soll entlasten und ein Projekt übersichtlicher machen. Wenn das Projektmanagement aber dazu führt, dass noch mehr Arbeit entsteht, dann läuft etwas schief. Die folgenden Tipps helfen dabei, den Überblick zu behalten und zeitsparend zu arbeiten:

Zuständigkeiten festlegen und Inhalte definieren
Damit ein Projekt zielführend läuft, müssen die Zuständigkeiten geklärt und der Handlungsrahmen definiert werden. Fehlen diese Informationen, werden wichtige Entscheidungen nicht getroffen und ein Projekt läuft nicht optimal. Im Rahmen von klaren Leitlinien fällt auf, wenn Zuständigkeit überschritten oder aber Verantwortlichkeiten nicht wahrgenommen werden.

Projektleitung in Abstimmung mit den Stakeholdern

Stakeholder sind die Projektbeteiligten, sie umfassen Auftraggeber, Mitarbeiter und Auftragnehmer genauso wie dritte Parteien wie Behörden oder Ämter, die nur punktuell mit eingebunden werden müssen. Der Projektleiter muss genau wissen, welche Ziele mit welchen Mitteln erreicht werden sollen. Fehlen diese Informationen, kann das Projekt nicht zielgerichtet laufen.

Schnittstellenmanagement: Wer muss wann mit wem kommunizieren?

Diese Frage ist spannend und wird während eines Projekt ständig gestellt. Beim Projektmanagement behält der Projektleiter die verschiedenen Prozesse der Stakeholder im Auge und überwacht die Einhaltung der vorgegebenen Arbeitsschritte. Im Idealfall helfen Checklisten dabei, dass nichts vergessen wird. Doch Vorsicht: Eine Checkliste ist kein Selbstzweck und sollte nicht inflationär eingesetzt werden. Zu viele (überflüssige) Checklisten bremsen mitunter laufende Prozesse stark aus. Ist der Bürokratie-Faktor zu hoch, vergeht den Projektbeteiligten oft der Spaß an der Arbeit. Deshalb ist es empfehlenswert ein gesundes Mittelmaß an Regeln und Kontrollschritten zu finden, welche dem Projekt gerecht werden. Die Maxime lautet: So viele Vorschriften wie nötig, so viele Freiheiten wie möglich.

Online- oder Offline-Meetings: kurz und ergebnisorientiert

Wie oben beschrieben ist die Kommunikation ein wichtiger Bestandteil beim Projektmanagement. Deshalb sind regelmäßige Meetings – online oder offline – in vielen Fällen unverzichtbar. Diese Meetings sollen nicht zu Zeitfressern werden, sondern das Projekt weiter nach vorne bringen. Am besten funktioniert das, wenn ein Meeting klare Tageordnungspunkte mit konkreten Fragestellungen behandelt und einen fest umrissenen Zeitrahmen aufweist. Wenn das Meeting im Rahmen eines Lenkungsausschusses stattfindet, sollten Entscheidungen auch eingefordert werden. Unproduktive Meetings lassen sich unter dieser Prämisse weitgehend vermeiden.

Gute Vorbereitung, sorgfältige Planung, intensives Controlling und sichere Steuerung

Projektmanagement lässt sich mit der richtigen Software stark vereinfachen, denn mit ihr stehen alle notwendigen Tools zur Verfügung, die von Anfang an und über alle Bereiche hinweg unterstützen. Auch bereits laufende Projekt können mithilfe von professioneller Software optimiert werden. Wichtig ist, sich Zeit für eine sorgfältige Planung und die Aufbereitung der Daten zu nehmen, damit später stets die notwendigen Informationen zur Verfügung stehen.