Projektcontrolling: Definition und Aufgaben im Unternehmen

Eine präzise Planung und eine stetige Prüfung sind wichtige Voraussetzungen für ein erfolgreiches Projektmanagement. Ein Teil dieser Aufgaben fällt auf das Projektcontrolling. Bei diesem geht es nicht allein um die Überprüfung von Kennzahlen. Der Aufgabenbereich umfasst daneben viele weitere Tätigkeiten.

Was ist Projektcontrolling?

Vereinfacht ausgedrückt, ist das Projektcontrolling dafür verantwortlich, zu prüfen, ob der Plan so funktioniert wie vorgesehen. Das Projektcontrolling kümmert sich als Teilbereich des Projektmanagements darum, dass sämtliche Budgets, Ziele und Termine eines Projektes optimal umgesetzt und eingehalten werden. Ebenfalls zum Aufgabengebiet zählen Maßnahmen, die nötig sind, um den Verlauf des Projektes zu verbessern.

Das Sichern des Erreichens der im Vorfeld festgelegten Projektziele stellt gemäß DIN 66901 stets das wichtigste Gesamtziel dar. Den Erfolg des Projektcontrollings bewertet das Unternehmen mit bestimmten Kennzahlen, die es je nach Projekt vorher festlegt.

Strategisches und operatives Projektcontrolling

Sowohl die Überwachung eines Projektes als auch dessen aktive Steuerung spielen beim Projektcontrolling eine Rolle. Dementsprechend gibt es zwei Teilgebiete: das strategische und das operative Projektcontrolling:

• Strategisches Projektcontrolling: Bei diesem Bereich des Controllings handelt es sich um einen langfristigen Vorgang. Dieser beschäftigt sich vorwiegend damit, zu entscheiden, welche Projekte das Unternehmen umsetzen sollte. Es geht darum, optimale Bewertungsmethoden zu finden und durchzuführen, mit denen sich die Erfolgschancen des Projekts ermitteln lassen. Diese Informationen helfen dem Unternehmen bei der Projektfindung.
• Operatives Projektcontrolling: Dieser Bereich wird nochmals unterteilt, in das Einzel-Controlling und das Multi-Controlling. Ersteres beschreibt den Vorgang, wenn sich das Controlling auf die Überwachung und Steuerung von Projekten konzentriert. Beim Multi-Controlling erfolgt die Beobachtung und Steuerung verschiedener Projekte. Es geht darum, die zur Verfügung stehenden Ressourcen möglichst effektiv auf die einzelnen Projekte zu verteilen.

Kleine und mittelständische Unternehmen können sich die Arbeit mit einer Projektcontrolling-Software vereinfachen. Das Tool unterstützt die Projektteams bei der Kontrolle von Budgets, Ressourcen, Einnahmen und Kosten. In der Regel stellt eine solche Software eine Komplettlösung dar, mit der sich alle Schritte übersichtlich steuern lassen.

In Zeiten, in denen das Thema Digitalisierung eine immer größere Rolle für Unternehmen spielt, ist ein solches Tool ein hilfreiches Instrument, um die Arbeitsschritte im Projektmanagement und Projektcontrolling effektiv umzusetzen.

Welche Ziele hat das Projektcontrolling?

Wie bereits erwähnt, ist das wichtigste Ziel des Projektcontrollings, dafür Sorge zu tragen, dass ein Projekt planmäßig abläuft. Sämtliche Fristen, Kosten und Ergebnisse sollten wie im Vorfeld festgelegt auch eingehalten werden.

Dafür dokumentieren die verantwortlichen Mitarbeiter den Fortschritt des Projekts und erstellen Statusberichte. Dies gewährleistet eine genaue Kontrolle des laufenden Projekts, die mögliche Abweichungen vom Plan erläutert. Das dient gleichzeitig als Grundlage für weitere Projekte.

Welche Aufgaben sind im Projektcontrolling zu erledigen?

Die exakten Aufgaben des Controllings führt die DIN 69901-5 detailliert auf. Zusammengefasst zählen folgende Aufgaben dazu:

• Unterstützung der Planung von Terminen, Leistungen und Budgets
• Zuordnung der Projekte in weitere unternehmerische Tätigkeiten
• Überwachen und Steuern eines Projekts durch kontinuierliche Überprüfungen des Projektfortschritts und der -qualität
• Abstimmung und Umsetzung von entsprechenden Maßnahmen bei Planabweichungen

Mit diesen vier grundlegenden Aufgaben stellt das Projektcontrolling sicher, dass während des gesamten Zeitraums eine faktenbasierte und aktuelle Basis für die Kommunikation mit Auftraggebern, Stakeholdern sowie dem Leiter des jeweiligen Projekts und den beteiligten Mitarbeitern gewährleistet ist.

Durch eine gut überlegte Aufgabenverteilung lässt sich der Projektablauf effizient durchführen. Mögliche Abweichungen vom Plan lassen sich frühzeitig erkennen, sodass eine sofortige Gegensteuerung erfolgen kann.

Wer übernimmt die Aufgaben des Projektcontrollings?

Wem die Aufgaben des Projektcontrollings obliegen, hängt sowohl von der Größe und den finanziellen Möglichkeiten eines Unternehmens als auch vom jeweiligen Projekt ab. Gleichzeitig spielen die verfügbaren Ressourcen eine Rolle. Je nach Situation erfolgt das Projektcontrolling entweder durch den Projektleiter oder einen einzelnen Projektcontroller selbst oder es wird ein komplettes Controlling-Team zusammengestellt.

Handelt es sich um ein sehr umfangreiches Projekt, kann sogar eine ganze Controlling-Abteilung für die Umsetzung verantwortlich sein. Dabei kann es sich um eine firmeninterne Abteilung oder eine extern hinzugezogene Projektcontrolling-Abteilung handeln.

Der Projektcontroller hat die leitende Position inne. Seine Aufgaben bestehen in der Überprüfung des Projektfortschritts und dem Vergleich des Projektplans mit den Ist-Daten. Stellt er Planabweichungen fest, kann er notwendige Gegenmaßnahmen einleiten. Der Projektcontroller ist auf die Anweisungen des Projektmanagers und dessen erstellten Projektplan angewiesen. In manchen Unternehmen bekleidet eine Person beide Positionen.

Welche Kennzahlen beeinflussen das Projektcontrolling?

Der Erfolg eines Unternehmensprojektes wird in aller Regel über Kennzahlen ermittelt. Die Akteure legen sie vor dem Start des Projekts fest. Diese Kennzahlen kommen oft zum Einsatz:

• Fortschritt des Projekts
• Qualität des Ergebnisses      
• Projektkosten und Umsatz   
• Verwendete Ressourcen und Aufwand
• Zeitraum zwischen der Beendigung des Projekts und dem Ablauf der Laufzeit
• Abschätzung der Risiken eines Projekts
• Mitarbeiterzufriedenheit
• Kundenzufriedenheit

Welche Kennzahlen zum Einsatz kommen, hängt letztlich von der Art und dem Umfang eines Projekts ab.

Welche Voraussetzungen müssen für das Projektcontrolling gegeben sein?

Das Thema Transparenz spielt im Zusammenhang mit Projektcontrolling eine große Rolle. Entscheidend ist sie bereits beim eigentlichen Ziel: Die Formulierung sollte sich stets gemäß der SMART-Formel nachvollziehen lassen:

• S – Spezifisch: Ziele sollten spezifisch sein.
• M – Messbar: Ziele sollten messbar sein.
• A – Akzeptiert: Ziele sollten möglichst von allen Mitarbeitern akzeptiert werden.
• R – Realistisch: Ziele sollten realistisch sein.
• T – Terminiert: Die Benennung eines konkreten Zeitpunktes ist wichtig, um die Formulierung der Ziele abzuschließen.

Mit der SMART-Methode werden gewünschte Ergebnisse in einen detaillierten, greifbaren und zeitlichen Kontext gesetzt, um diese leichter verfolgen und nachvollziehen zu können.

Wie lässt sich das Projektcontrolling gut in den Arbeitsalltag integrieren?

Das Controlling von Projekten stellt im Arbeitsalltag insbesondere für Neulinge eine große Hürde dar. Wie bereits erwähnt, kann eine Software die Arbeit eines Projektteams unterstützen. Daneben ist es wichtig, eine regelmäßige Überprüfung aller Daten durchzuführen.

Auf diese Weise lassen sich mögliche Abweichungen vom Projektplan frühzeitig erkennen. Gleichzeitig ist Flexibilität gefragt. Nur bereit ist, weniger effiziente Methoden abzuschaffen und neue Ideen auszuprobieren, kann seine Projektabläufe nachhaltig optimieren.

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