Digitale Tools für Digital Leadership

Ein Digital Leader bricht alte Strukturen im Unternehmen und entwickelt neue Arbeitsmethoden im Team, die er mit den passenden Tools umsetzt. Moderne Führung ist zudem offen, agil, vernetzend und bezieht Mitarbeiter ein.

Digitalisierung ist in den vergangenen Jahren das Trendthema schlechthin – ausgelöst durch die Corona-Krise, ist die digitale Transformation in Unternehmen weiterhin auf dem Vormarsch. Herausforderungen sind dabei nicht nur eine resistente technische Ausstattung, sondern auch das Nutzen zeitgemäßer Tools sowie „alte” Arbeits- beziehungsweise Führungsstile neu zu durchdenken.

Traditionelle Unternehmensstrukturen werden in Zeiten von New Work und ortsunabhängigen Arbeitsplätzen immer stärker hinterfragt. Das Konzept der neuen Arbeitswelt beinhaltet mehr Selbstbestimmung, größere Freiheiten und den Ausbau individueller Stärken im Team. Auch eine veränderte Führung ist gefragt: Immer häufiger ist von “Digital Leadership” die Rede.

Auf welche Kompetenzen kommt es bei Digital Leadership an?

Der Digital Leader ist eine neue Art der Führung und gleichzeitig Treiber des digitalen Wandels in Unternehmen. Er zeichnet sich durch digitales Know-how, eine agile Arbeitsweise und Offenheit gegenüber neuen Tools aus. Die Bausteine von Digital Leadership basieren vor allem auf Vertrauen, Ehrlichkeit und Integrität sowie Eigenverantwortung im Team. Ein gemeinsames Arbeiten steht im Vordergrund.

Er dient als Vorbild, fördert digitale Kompetenzen, strategisches Denken und eine kollaborative Zusammenarbeit über viele Abteilungen hinweg. Moderne Führung löst die strikte Abgrenzung zwischen Führungskraft und Mitarbeiter auf. Hierarchische Strukturen verlieren in der heutigen Arbeitswelt zunehmend an Bedeutung. Das Miteinander auf Augenhöhe spielt gerade in innovativen Prozessen eine entscheidende Rolle.

Wichtige Entscheidungen werden nicht mehr von nur einer Person getroffen, sondern meist im Team diskutiert und ausgehandelt. Digitale Führung bedeutet ebenso Kompromisse einzugehen, Alternativen zu identifizieren und – trotz unterschiedlicher Perspektiven – eine gemeinsame Lösung zu finden.

Drei Arten von digitalen Tools unterstützen bei der Umsetzung von Digital Leadership, fördern ein kollaboratives Arbeiten und vernetzen Führungskräfte sowie Abteilungen zu einer Community:

1. für Kommunikation
2. für Aufgaben- und Projektmanagement
3. Digitales Dokumentenmanagement

Interne Kommunikation: Chat, Videokonferenzen, Meetings & Co.

Die Kommunikation über Messenger-Dienste ist fest in unseren Alltag integriert – durch das Arbeiten im Homeoffice, in remote oder in unterschiedlichen Zeitzonen ist es wichtig, schnell und einfach Gespräche auch außerhalb des Büros führen zu können. Die Kommunikation per E-Mail wird da schnell unübersichtlich, gerade wenn lange Mail-Verläufe entstehen, geht der Überblick – für einen leichten Austausch sind daher Kommunikations-Tools effizienter.

Bekannte Plattformen für Chat- und Videokonferenz-Tools sind Google Meet, MS Teams oder Slack – aber Achtung, im Punkt Sicherheit werden diese häufig kritisiert. Die Tools sind zwar alle sehr beliebt, allerdings reichen die Datenschutzanforderungen in vielen Unternehmen nicht aus. Alternativen dazu bieten Dienste wie Wire, Jitsi oder Werk21.

Aufgaben- und Projektmanagement: Wer macht was bis wann?

Ein moderner Führungsstil setzt ein neues Aufgaben- und Planungsmanagement voraus.

Projektmanagement-Tools helfen dabei, komplexe Projekte zum Beispiel als Projektstrukturplan oder Kanban Board übersichtlich darzustellen. In Projekten stehen Verantwortliche oft vor der Frage, welche Aufgaben bis wann erledigt seinen müssen. In der Software werden To-dos übersichtlich aufgelistet, Pufferzeiten berechnet und Prioritäten gesetzt nach denen Aufgaben abgearbeitet werden müssen. Kunden, Auftraggeber oder Lieferanten können zusätzlich mit eingebunden werden.

Ein Projektmanagement-Tool fördert zudem die Zusammenarbeit, denn jeder im Team weiß, durch die genaue Zuteilung, wer für welche To-dos verantwortlich ist. Aufgaben sind in der Software leicht auffindbar, stets aktuell und für alle Projektbeteiligten zentral verfügbar.

Beliebte Tools sind zum Beispiel factro sowie große US-Player wie Asana oder Trello. Aber aufgepasst: Bei der Auswahl der passenden Lösung sollte vor allem auf Datenschutz und Sicherheit geachtet werden. Wichtig sind ein deutscher Server-Standort sowie DSGVO-Konformität.

Dokumentenmanagement: Alle Dateien an einem Ort

Papierakten gehören schon länger der Vergangenheit an – doch auch Dokumente in E-Mail-Anhängen können eine zeitintensive und stressige Suche auslösen. Denn meistens sind Unterlagen genau dann nicht mehr auffindbar, wenn sie dringend benötigt werden. Von Vorteil ist daher ein virtueller Ort an dem sämtliche Dokumente, Formulare, Anträge und Analysen gesammelt, parallel bearbeitet sowie geordnet werden können.

Beim Digital Leadership ist Gleichberechtigung eine zentrale Voraussetzung. Das gilt auch für die Erarbeitung gemeinsamer Ideen und Innovationen. Digitales Dokumentenmanagement ermöglicht es gemeinsam an einem Dokument zu arbeiten und einen einfachen Zugriff für das gesamte Team zu ermöglichen. Die Suche nach einem spezifischen Dokument wird leichter und fördert damit eine effizientere Arbeitsweise, denn so werden Themen transparent organisiert, mit den gleichen Informationen für alle.

Digitale Speicherorte bieten unter anderem Google Drive, Confluence oder Microsoft OneDrive. Sie ermöglichen ein gemeinsames Arbeiten z.B. beim Erstellen einer gemeinsamen Präsentation – Änderungen sind in Echtzeit verfügbar, sodass alle direkt auf einem einheitlichen Stand sind. Das lästige hin und her schicken von angepassten Versionen fällt damit weg.

Digitale Tools in Verbindung mit den richtigen Soft Skills

Digitale Tools allein machen aber noch keinen Digital Leader aus! Es kommt vielmehr darauf an – neben digitalen Neuerungen – das Team in Digitalisierungs-Themen abzuholen. Denn die Angst vor dem Unbekannten ist bei vielen Mitarbeitern gerade am Anfang groß.

Digital Leader können diese Angst zum Beispiel durch die Auswahl besonders benutzerfreundlicher und intuitiver Anwendungen nehmen. Trotzdem muss das neue Tool zum Team passen, denn nur durch die regelmäßige Nutzung werden Prozesse nachhaltig optimiert.

Erfolgreiche Teamarbeit setzt außerdem eine gleichgestellte Kommunikation voraus, denn sie ist Ausgangspunkt einer guten Zusammenarbeit. Beim Erarbeiten gemeinsamer Wege zwischen Digital Leader und dem Team entsteht ein positives Arbeitsumfeld, in dem sich Mitarbeiter verstanden fühlen und als Teil des Ganze