Finanzanlageberater und -vermittler: Taping wird Pflicht

Nun ist es beschlossene Sache: Der Telefonmitschnitt wird auch für Anlageberater und -vermittler Pflicht. Mehrfach verschoben, ist die neue Finanzanlagenvermittlungsverordnung (FinVermV) entschieden. Der überarbeitete Entwurf ging ohne Änderung durch den Bundesrat. Was seit Anfang 2018 bereits für Banken und Sparkassen gilt, wird damit bei sämtlichen Anlagegeschäften Gesetz: Die Taping-Pflicht. Im Sinne eines besseren Anlegerschutzes und zur Erhöhung der Transparenz müssen auch Anlageberater entsprechende Telefongespräche aufzeichnen und archivieren. Die Kosten einer Geldanlage sollen für Verbraucher so nachvollziehbarer werden.

Der Bundesrat hat einer Übergangsfrist von zehn Monaten ab Veröffentlichung der neuen Verordnung im Bundesgesetzblatt zugestimmt. Anlageberater und -vermittler sind gut beraten, ihre ITK jetzt auf den Prüfstand zu stellen und sie rechtzeitig umzurüsten. So können sie sich entscheidende Wettbewerbsvorteile sichern und dem Stichtag entspannt entgegensehen.

Hier sind Anbieter und Hersteller von Telefonmitschnittlösungen gefragt. Zwar gibt es heute eine Reihe von Systemen, die die technischen Anforderungen an Mitschnitte erfüllen. Die Umsetzung muss jedoch auch den rechtlichen und regulatorischen Bedingungen standhalten. Auch die Aussicht auf eine schnelle Umsetzung dürfte für viele Finanzanlageberater ein relevantes Kriterium sein: Gefragt sind professionelle Lösungen, die sich schnell und flexibel in bestehende ITK-Infrastrukturen integrieren lassen. Gerade bei gewachsenen Infrastrukturen mit unterschiedlichen Telefonanlagen oder mehreren Standorten ist das ein nicht zu unterschätzendes Kriterium.

Idealerweise werden Lösungen erworben, mit denen Telefonate einfach und rechtssicher in den eigenen Räumlichkeiten unter Verwendung der eigenen Kommunikationslösung mitgeschnitten und für mehrere Jahre verwaltet werden können.

Welche zentralen Anforderungen muss die Telefonmittschnittlösung des Weiteren erfüllen?

Ein ganz wesentlicher Aspekt ist ihre Sicherheit. Es wird zurzeit noch evaluiert, welche Richtlinien und Vorgaben der Finanzmarktrichtlinie MiFID II entsprechend Berücksichtigung finden werden, höchste Sicherheitsstandards und datenschutzrechtliche Bestimmungen inklusive.

Fakt ist: Eine Mitschnittlösung darf nur das aufzeichnen, was vom Gesetzgeber erlaubt ist und sich auf das Anlagegeschäft beziehungsweise die Wertpapierdienstleistung bezieht. Beratungsfreie Bereiche sind ausgeschlossen. Ein schmaler Grat, der bei Zuwiderhandlungen ernsthafte rechtliche Konsequenzen nach sich zieht. Aus diesem Grund muss ein Taping-System in der Lage sein, zwischen Telefonaten zu unterscheiden. Systematische Voreinstellungen, so genannte Prefilter, können dafür sorgen, dass nur Gespräche an vorher definierten Anschlüssen aufgezeichnet werden und einzelne Nummern oder feste Zeiträume gänzlich vom Mitschnitt ausgeschlossen werden.

Im Sinne eines wirksamen Anlegerschutzes sind die Aufnahmen vor unbefugtem oder missbräuchlichem Zugriff und vor Manipulationen zu schützen. Hier können ein Passwortschutz, eine verschlüsselte Speicherung und eine Fingerprint-Funktion, die auf nachträgliche Veränderungen der Mitschnitte hinweist, ihre Dienste leisten.

Fazit

In vielen Branchen und Unternehmen ist der Telefonmitschnitt als Mittel zur Qualitätssicherung längst etabliert. Im Kundenservice etwa, um die Qualität der Kommunikation zu bewerten und zu dokumentieren oder um Rechtssicherheit bei telefonischen Absprachen herzustellen. Die gesamte Finanzbranche steht bei Anlagegeschäften künftig in der Taping-Pflicht. Ob Gebot oder guter Wille – letztlich profitieren die Kunden. Und zufriedene Kunden sorgen für Wachstum und Erfolg.