Zeit fürs Neugeschäft

Ein Beitrag von Mathias Horn Vorstand DEFINET AG

Wer kennt das nicht? Die überbordende Bürokratie frisst einen auf, in der Finanzberatung ganz besonders. Sie frisst Zeit, genauso wie administrative und organisatorische Tätigkeiten – und Zeit ist Geld. Weil diese Tätigkeiten definitiv keine Einnahmen erzeugen und die Zeit nicht zum Geldverdienen genutzt werden kann. Lästig sind alle Belange um IT-Fragen, Fortbildung, regulatorische Anforderungen oder Vertragsverwaltung. Um nur einige zu nennen. Reine Kostenstellen in der Bilanz.

Eine immer häufiger angewandte Möglichkeit der Kostenreduzierung ist die Ausgliederung von Dienstleistungen. Zum Beispiel von Teilen der digitalen Infrastruktur, der vielleicht wichtigsten Geschäftsgrundlage für alle Finanzberatungsunternehmen. Eine vollständige digitale Infrastruktur ist dabei bidirektional. Sie umfasst nicht nur den Weg zum Kunden, sondern auch den zum Produktpartner und auch wieder zurück, sprich die gesamte Beratungs-, Dokumentations- und Betreuungsstrecke. Das Ziel des Outsourcings: Effizienzsteigerung. Erste Versicherer zahlen bereits geringere Courtagen, wenn eine Maklerfirma das Geschäft nicht durchgängig online abwickeln kann.

Effizienzsteigerung ist elementar

In einem Markt mit sinkenden Margen und steigender Regulierung ist es elementar, die optimalen digitalen Rahmenbedingungen zu schaffen, um effizient agieren zu können. Neben dem automatisierten Datentransfer zum und vom Produktpartner beziehungsweise Kunden zählt für Maklerfirmen auch, schnell und ohne großen Aufwand alle Kundendaten im Zugriff zu haben. Hierfür ist wiederum ein leistungsfähiges, auf die Bedürfnisse von Finanzberatern zugeschnittenes Maklerverwaltungsprogramm (MVP) erforderlich.

Gerade kleinere und mittelständische Finanzberatungsunternehmen können die erhöhten Digitalisierungsaufwendungen oft nicht alleine stemmen. Sie werden zumindest einen Teil ihrer Verwaltungstätigkeiten an spezialisierte Servicedienstleister auslagern müssen. Die Auslagerung kann so weit gehen, dass sämtliche Backoffice-Tätigkeiten virtuell und trotzdem praxisnah erledigt werden: von der automatischen Erfassung von Daten und Dokumenten über die Finanzanalyse und die Produktprüfung bis hin zur E-Signatur und Vertragsverwaltung – alles vollautomatisiert und digitalisiert über verschiedene MVP-Schnittstellen mit dem eigenen System und BIPRO-Schnittstellen mit den Produktanbietern – und das auch noch alles DSGVO-konform.

Einzelmodule oder Gesamtlösungen?

Natürlich sind für derlei Dienstleistungen Kosten in Form von Gebühren aufzuwenden. Outsourcing rechnet sich nur dann, wenn in der gewonnenen Zeit mehr Erlöse und anderweitige Kosteneinsparungen erzielt werden können, als die externe Dienstleistung kostet. Für einen Einzelmakler rechnen sich vielleicht nur wenige einzelne Module. Aber Maklerfirmen ab einer Größe von drei Millionen Euro Jahresumsatz oder 15 Finanzberatern sollten sich schon überlegen, ob sie ein funktionierendes Gesamtpaket nutzen oder nur gezielt einzelne Geschäftsbereiche abdecken wollen. Oder einfacher ausgedrückt: Ist das Ganze mehr wert als die Summe seiner Einzelteile?

So entfaltet das eine Verwaltungsmodul seine ganze Wirkung oft erst im Zusammenspiel mit anderen Modulen. Beispiel: Mittels einer Contract-Management-Plattform kann die Maklerfirma notwendige Daten aus Dokumenten oder Verträgen bei Kunden abholen und automatisiert in das MVP einspeisen. Damit ist schon viel Zeit gewonnen. Wenn nun aber eine zweite mit dem Programm verknüpfte Software solche Dokumente wie Personalausweis oder Beitragsrechnungen als Scan automatisch ausliest und digitalisiert, kann keine Information verloren gehen. Wieder ist Zeit gewonnen, weil die manuelle Erfassung entfällt und keine Fehler-Kontrolle oder Nachrecherche mehr nötig sind.

Besser das Archiv im Keller als unzureichend gesicherte Daten

Dieses kleine Beispiel zeigt, was im Großen noch möglich wäre: eine komplett durchdigitalisierte Beratungsstrecke inklusive Kundenverwaltung. Und dies alles rechtssicher, DSGVO-konform, und sogar die Finanzanalyse wird den Anforderungen der DIN-Norm 77230 gerecht. Nur: Was passiert, wenn die Daten durch einen Unfall oder eine Cyberattacke verloren gehen?

Knapp ein Drittel der Berater verwendet keinen (!) Virenschutz. Eine ernst zu nehmende, regelmäßige Back-up-Strategie haben nur rund 40 Prozent. Weniger als zehn Prozent der Berater benutzen eine hochwertige Festplattenverschlüsselung. Und alle drei Maßnahmen zusammen führen nur noch zwei Prozent der Berater durch. Ein abschließbarer Aktenschrank im Keller ist da fast sicherer. Deshalb bieten Servicedienstleister an, das gesamte Backoffice quasi in ein virtuelles Office in einer gesicherten Cloud zu verlegen. Dort finden sich auch alle notwendigen Vergleichs- oder Steuerrechner oder die Standard-Software MS Office, sodass die Mitarbeitenden noch nicht einmal ihre Gewohnheiten ändern müssen.

Praxisnähe ist beim Outsourcing entscheidend

Für Maklerfirmen bedeutet dies eine ungeheure Kostenersparnis gegenüber Anschaffungen sowohl der Hard- als auch der notwendigen Software. Und: Ein virtuelles Office als Paketlösung ist die Alternative zu lauter kleinen Insellösungen, die womöglich untereinander inkompatibel sind, bei denen laufend Updates zu neuen technischen Problemen im Zusammenspiel mit anderen Softwareeinheiten führen und die verschiedene Brüche im Beratungsprozess vom ersten Beratungstermin bis hin zur Vertragsverwaltung beinhalten. Wie viel Zeit ließe sich demgegenüber mit einer Paketlösung einsparen? Zeit, die doch eigentlich im Neugeschäft und zur Bestandspflege viel besser genutzt werden kann.

Und auch die Organisation der durch IDD vorgeschriebenen Fortbildungsmaßnahmen ist zeitaufwendig. Bildungsdienstleister stehen deshalb bereit, typischer Fall von Outsourcing. Damit sich dieses auch wirklich lohnt, ist darauf zu achten, sich Dienstleistungen mit hohem Praxis- und Realitätsbezug einzukaufen. Das gilt nicht nur für Fortbildungsmaßnahmen, sondern ganz grundsätzlich. Damit wieder Platz und Luft ist fürs Geldverdienen.