So schützen Unternehmen Mitarbeiter bei Dienstreisen im zweiten Covid-Jahr

In einigen Zielregionen treten zudem weitere Gefahren auf. Dazu zählt vor allem das Risiko, einer Straftat zum Opfer zu fallen. Der Industrieversicherer HDI Global hilft Unternehmen bei der Bewältigung dieser Herausforderungen.

Christoph Schulz, Leiter der Sparte Gruppenunfall beim Industrieversicherer HDI Global, berichtet:

„COVID-19 hat das Dienstreiseverhalten nachdrücklich verändert. Im Jahr 2020 sank die Zahl der Reisen erheblich. Trotzdem blieben Notfälle auf Auslandsreisen ein Dauerbrenner. Der Sicherheitsanspruch der reisenden Mitarbeiter*Innen ist indessen spürbar gestiegen, und der Fürsorgepflicht des Arbeitgebers kommt eine erheblich höhere Bedeutung zu als vor der Pandemie. Daher ist jetzt die richtige Zeit, ein internes Reisemanagement zu etablieren bzw. schon bestehende Prozesse intensiv zu überprüfen.“

Risiken bei Dienstreisen im Jahr 2021

Der HDI sieht im Jahr 2021 fünf große Risiken bei Dienstreisen:

• Infektionen im Reisemittel (ÖPNV, Bahn, Flug)
• Infektionen vor Ort im Hotel oder beim Kunden (durch Personal oder Gäste)
• Infektionen in der Freizeit (hier vor allem beim Einkaufen)
• Ungewollte Quarantäne durch Kontakt mit einer infizierten Person (z.B. bereits im Flieger)
• Falsche Dokumente (Negativ-Test, Dringlichkeitsnachweis, Visum) zur Legitimierung der Einreise (aus Unwissenheit)

Ein vielfach unterschätztes Risiko ist die Quarantäne nach Kontakt zu einer Person, die entweder bereits im Flugzeug oder kurz nach Aufenthalt im Zielland positiv auf COVID-19 getestet wird. Weil in den meisten Ländern (auch in wenig industrialisierten Regionen) die Nachverfolgung der Kontakte und insbesondere der Passagierlisten sehr gut funktioniert, wird dann die geplante dreitägige Geschäftsreise für die Kontaktpersonen schnell zu einem zweiwöchigen Quarantäne-Zwangsaufenthalt.

Regeln bei der Planung von Dienstreisen

HDI Global empfiehlt Unternehmen, bei der Planung von Dienstreisen folgende Regeln zu berücksichtigen:

• Nutzen Sie eine professionelle Länderdatenbank mit Darstellung des Gesamtrisikos, Corona-Einreiseinfos, Einreiserestriktionen, Hygieneregeln vor Ort, sonstigen medizinischen Risiken und Sicherheitsrisiken
• Nehmen Sie Kontakt zu den Außenhandelskammern Ihrer Zielländer auf und klären Sie mögliche Ausnahmen für ein Einreise. Die App „Reopen EU“ gibt einen guten Überblick über die Einreisemöglichkeiten in Europa
• Bauen Sie eine eigene Corona-Teststation auf  oder kooperieren Sie mit befreundeten Unternehmen oder mindestens zwei Laboren in Ihrer Region; diese Zentren sollten auch am Wochenende geöffnet sein (für Reiserückkehrer am Freitag-Abend)
• Geben Sie Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern leicht verständliche Verhaltenshinweise, die sich nach der Chronologie des Reiseablaufs richten: Maßnahmen vor Abflug, während des Fluges, bei Ankunft, im Hotel, beim Kunden, in der Freizeit und auf der Rückreise. Insbesondere Tipps zur Hygiene im Hotel und beim Kunden sind sehr wichtig.
• Unterweisungen nach §§ 1-9 ArbSchG sollten erfolgen. Das heißt persönliche Gefährdungsanalysen mit den Reisenden sollten vor Abreise stattfinden. Dabei spielt auch die arbeitsmedizinische Beratung bei der Verrichtung von Tätigkeiten unter besonderen hygienischen oder klimatischen Bedingungen eine wichtige Rolle (ehemals G-35).

HDI Global empfiehlt darüber hinaus die Entwicklung unternehmensspezifischer Reise-Sicherheitsrichtlinien. Darin sollte das Unternehmen aufzeigen, welche unterschiedlichen Präventionsmaßnahmen für welche Länder-Risiko-Kategorien ergriffen werden müssen. Ferner sollten Mitarbeiter*innen vor Dienstreisen sowohl über die Unterstützungsleistungen seitens des Arbeitgebers informiert werden als auch über die jeweiligen Mitwirkungspflichten der Dienstreisenden selbst.

Informations- und Wissensmanagement ist wichtig

Die intensive Beschäftigung mit dem Thema Rückreise-Verordnungen bzw. Test- und Meldepflichten sollten Unternehmen in kompetente Hände geben. Kein Mitarbeiter kann eine derart komplexe Übersicht „so nebenher“ erstellen.

Empfehlenswert für Dienstreisende ist zudem die Verwendung von COVID-Warn-Apps – vor allem solchen, die im jeweiligen Zielland verbreitet sind. Die jeweilige App sollte mindestens zehn Tage nach Rückkehr auf dem Handy im Einsatz bleiben. Voraussetzung dafür sind: die IT-Abteilung lässt einen Download der Apps zu; der Provider-Vertrag ermöglicht Daten-Roaming im Ausland; Mitarbeiter*innen aktivieren die Bluetooth- und die Lokalisierungs-Funktionen ihres Mobilgeräts.

Diese IT-Voraussetzungen gelten auch für die vielerorts notwendigen Scans von QR-Codes, um im Ausland ein Einkaufszentrum oder ein Restaurant besuchen zu dürfen, beziehungsweise eine staatlich angeordnete Tracking-App zu installieren. Mitarbeiter*innen auf Dienstreisen müssen dafür in vielen Unternehmen immer noch auf ihr Privat-Handy ausweichen. Das erzeugt wegen der Abrechnung der Kosten und oft auch wegen technischer Probleme ernste Bruchstellen in der Sicherheitsarchitektur der Reise.

Ausblick auf das Reisegeschehen im geschäftlichen Bereich

Impfungen werden nach Einschätzung von Litehouse Consulting das Virus nicht komplett stoppen, solange global keine Impfquoten von mindestens 65 Prozent erreicht und gehalten werden. Das Unternehmen bündelt als Spezialist für Travel Risk Management die Erfahrungen aus mehr als 9000 Reisevorbereitungen und Sicherheitsunterweisungen in den vergangenen 15 Jahren.

Oliver Hirt von Litehouse Consulting erläutert:

„Die globalen Reiseströme werden weitere Mutationen begünstigen. Eine globale Herdenimmunität ist aktuell nicht absehbar. Kritischer Faktor bleibt auch die ungelöste Frage: sind geimpfte Personen ansteckend oder nicht?“

Nach Hirts Einschätzung wird der Stempel der Corona-Impfung einen festen Platz im Impfpass für die nächsten zehn Jahre finden. Auch Maßnahmen zum Schutz vor (Re)Infektionen werden demnach noch lange benötigt. Besonders in den kalten Jahreszeiten müsse in wechselnden Regionen mit weiteren COVID-Wellen gerechnet werden. Lediglich die Stärke dieser Wellen könne abgeschwächt werden.

Versicherungslösung Corporate Travel

Litehouse Consulting war als Praxisexperte an der Entwicklung der Versicherungslösung „Corporate Travel“ von HDI Global maßgeblich beteiligt. Hierbei handelt es sich um eine aus Kundensicht entwickelte All-in-One-Lösung, mit der Unternehmen ihre Mitarbeiter*Innen auf Dienstreisen umfassend unterstützen und schützen können. Es bietet wichtige Informationsleistungen für Dienstreisende, eine 24/7-Nothilfe, ein Sicherheitspaket sowie eine Versicherung für mögliche finanzielle Schäden.

Damit unterstützt Corporate Travel versicherungsnehmende Unternehmen nicht nur dabei, ihre Fürsorgepflicht (§ 17 SGB V; §§ 1-7 ArbSchG) gegenüber ihren Mitarbeiter*innen zu erfüllen, sondern bietet durch die integrierten Services ein hohes Maß an Sicherheit besonders in Zeiten sich dynamisch verändernder Rahmenbedingungen.