In den letzten Jahren haben viele Unternehmen ihre Arbeitsprozesse insoweit flexibel gestaltet, dass einzelne Mitarbeiter auch einmal aus dem Homeoffice arbeiten können. Doch was nun, wenn ganze Abteilungen oder sogar alle Mitarbeiter von Zuhause arbeiten müssen?
Es gilt, die technischen Voraussetzungen zu schaffen, um sicher das tägliche Geschäft, die notwendige Kommunikation und den vielseitigen Zugriff auf erforderliche Daten aus der Ferne aufrechtzuerhalten.
Gabriel Fugli, Team Manager EMEA der Paessler AG, gibt Tipps, denn auch Paessler wurde mit der Herausforderung konfrontiert, alle Mitarbeiter ins Homeoffice zu schicken.
Schritt 1: Geschäftskritische Abteilungen definieren
Das Ziel ist es, den Geschäftsbetrieb weiterhin fortzuführen und so wenig wie möglich einzuschränken. Deshalb sollte zunächst festgelegt werden, welche Abteilungen für die Aufrechterhaltung der Kernprozesse unbedingt erforderlich sind. So ist es natürlich generell wichtig, sich von der Krisensituation nicht unterkriegen zu lassen, sondern auch langfristig zu planen und daher sein Sales-Team in dieser Zeit bestmöglich zu unterstützen.
Gerade für technische Unternehmen ist auch das Support-Team unverzichtbar, um Kunden weiterhin bei Fragen unterstützen zu können. Deshalb sollte gerade bei diesen geschäftskritischen Abteilungen darauf geachtet werden, dass das Arbeiten von Zuhause ohne besondere Einschränkungen möglich ist.
Schritt 2: Hardware und Software
Um sich einen Überblick über die Ist-Situation zu verschaffen, kann es hilfreich sein, sich zunächst eine Liste aller Mitarbeiter der ausgewählten Abteilungen zu erstellen.
Anhand dieser Liste lässt sich prüfen, wer bereits über ein mobiles Gerät sowie erforderliches Zubehör – wie Webcam und Headset – verfügt oder wer noch kurzfristig ausgestattet werden muss.
Dabei sollte auch beachtet werden, welche Softwares Mitarbeiter im normalen Arbeitsalltag nutzen, und ob diese Softwares auch im Homeoffice verwendet werden können: Ist es beispielsweise der Buchhaltung möglich, von Zuhause aus Überweisungen abzuwickeln? Kann die Personalabteilung die Gehälter remote verwalten? Ist spezielle Hardware wie ein USB-Dongle erforderlich, um Daten auch im Homeoffice sicher verarbeiten zu können?
Schritt 3: Fernzugriff
Nachdem Abteilungen priorisiert und erforderliche Applikationen definiert wurden, ist es wichtig, die Kapazitäten der IT-Infrastruktur zu prüfen. In einigen Unternehmen arbeiten während des normalen Business bereits eine geringe Anzahl der Mitarbeiter von Zuhause oder unterwegs. Aber was, wenn nun alle gleichzeitig einen Fernzugriff benötigen? Damit alle Mitarbeiter remote auf das Unternehmensnetz zugreifen können, können verschiedene technische Lösungen eingesetzt werden:
- DirectAccess
- Remote Access (Terminal Services)
- Fernzugriff auf die persönlichen Arbeitsstationen im Unternehmen
- SSL VPN
Unabhängig von der Thematik, wie die Mitarbeiter aus dem Homeoffice auf das Unternehmensnetzwerk zugreifen können, muss natürlich die entsprechende Grundlage vorhanden sein: Reicht die Bandbreite des Internet Service Provider (ISP) für eine solche Krisensituation aus? Bei einem hohen Datenverkehr kann es sein, dass der Verbindungsaufbau oder die Übertragung sehr lange dauert und daher die Bandbreite erhöht werden muss.
Schritt 4: Lizenzierung und andere wichtige Konfigurationen
Neben einer stabilen Verbindung spielen auch vorhandene Lizenzen eine wichtige Rolle. Denn was nützt eine gute Internetverbindung, wenn die erhöhte Anzahl von externen Zugriffen auf das Netzwerk nicht abgedeckt ist und somit einigen Mitarbeitern der Zugriff verweigert wird?
Wurden diese Grundlagen geprüft und sind sie gewährleistet, gibt es weitere Aspekte, die berücksichtigt werden sollten:
- Ist die Firewall/das Gateway angemessen konfiguriert (von außen zugänglich) und ausreichend dimensioniert?
- Sind die Backbone und Junction Switches richtig konfiguriert?
- Sind alle erforderlichen Server (z.B. Terminal Server, DirectAccess Server usw.) ausreichend skaliert?
- Ist eine Multi-Faktor-Authentifizierung (MFS) erforderlich? Falls ja, sind alle Mitarbeiter dafür registriert?
- Benötigen bestimmte Mitarbeiter dringend eine VPN-Verbindung, da eine Anwendung nicht über den DirectAccess ausgeführt oder darauf zugegriffen werden kann?
- Besteht ein Überlastungsrisiko aufgrund des erhöhten Zugriffs (Hard- sowie Software)?
Schritt 5: Probelauf
Sofern es sich zeitlich noch einrichten lässt, sollte vor der Umstellung auf Homeoffice bestenfalls ein Testlauf durchgeführt werden. So können Schwachstellen frühzeitig identifiziert und behoben werden, bevor Probleme erst am heimischen Arbeitsplatz sichtbar werden. Auf diese Weise lässt sich feststellen, ob die Basis für einen unternehmensweiten Homeoffice-Betrieb geschaffen ist.
Sofern noch Anpassungen vorgenommen werden müssen, wie die Dimensionierung der IT-Infrastruktur oder die Ausweitung von Lizenzen, können die Verantwortlichen im Unternehmen sich ebenfalls frühzeitig darum kümmern.
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