Nähe schaffen trotz Distanz

Kurze Absprachen in der Teeküche, der schnelle Austausch auf dem Flur und persönliche Gespräche in der Kantine – all das fällt weg, wenn die Kolleginnen und Kollegen nicht mehr gemeinsam an einem Ort arbeiten. Beschäftigte müssen sich neue Wege für die Kommunikation suchen.

Die Präsenzkultur, die in deutschen Unternehmen lange als eine Tugend gehegt und gepflegt wurde, ist auf dem Rückzug. Die Maßnahmen zur Eindämmung der Corona-Pandemie haben viele Unternehmen zu einem Feldversuch gezwungen. Die „social health@work“-Studie der BARMER und der Universität St. Gallen zeigt nun, dass mobile Arbeit immer mehr Akzeptanz findet und zu einem neuen Arbeitsalltag gehören könnte.

Die Studie beschäftigt sich mit den Auswirkungen der digitalen Arbeitswelt und der virtuellen Zusammenarbeit auf Gesundheit und Produktivität der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer. Die befragten Personen beschreiben ihre Wahrnehmungen und Verhaltensweisen in der digitalen und flexibler werdenden Arbeitswelt. Zudem befasst sich die Studie mit Fragen des sozialen Miteinanders im Kollegium.

Im bevölkerungsreichsten deutschen Bundesland Nordrhein-Westfalen beispielsweise gaben 2020 noch 57,5 Prozent der mobil Beschäftigten an, dass direkte Führungskräfte viel Wert auf die Anwesenheit der Teammitglieder im Büro legen. Im Frühjahr 2021 waren es nur noch 49 Prozent.

Die Zahlen zeigen jedoch auch, dass die Arbeit außerhalb des Büros noch nicht überall gern gesehen wird. Das kann auch daran liegen, dass virtuelle Zusammenarbeit nicht in jedem Unternehmen gut gelingt. Eine wichtige Rolle für Erfolg und Misserfolg der digitalen Zusammenarbeit spielt, wie gut die Kommunikation der Teams funktioniert. Dabei kommt es auch auf die Wahl der richtigen Kommunikationskanäle an.

Die „social health@work“-Studie zeigt, dass sich die Gesamtzeit, die mobil und nicht mobil Beschäftigte auf die Kommunikation mit ihren Kolleginnen und Kollegen verwenden, nicht deutlich verändert hat. Sie liegt konstant bei 8,6 Stunden pro Woche bei mobil arbeitenden und 7,5 Stunden bei nicht mobil arbeitenden Beschäftigten.

Die Veränderungen zeigen sich in der Wahl der Kommunikationskanäle. Bei Beschäftigten, die mobil arbeiten, sank der Anteil der persönlichen Gespräche an der gesamten Kommunikationszeit mit ihren Kolleginnen und Kollegen von 29,4 Prozent auf 21,1 Prozent.

Kompensiert wird der persönliche Austausch von mobil Beschäftigten durch Telefonate, deren Nutzung von 22,5 Prozent auf 25,6 Prozent stieg, und vor allem auch durch Videokonferenzen, deren Anteil von 13 Prozent auf 18,5 Prozent wuchs. Auch Kolleginnen und Kollegen, die nicht mobil arbeiten, verbrachten 64,1 Prozent mehr Zeit in Videocalls.

Durch eine veränderte Zusammenarbeit und die Nutzung neuer Kommunikationskanäle ergeben sich Herausforderungen in Bezug auf Arbeitsorganisation und -teilung, aber auch für das persönliche Zugehörigkeitsgefühl der einzelnen Teammitglieder. Damit die Zusammenarbeit trotzdem gelingt, kann man einige Faustregeln beachten:

Fünf Tipps, wie Sie Ihr Team bei der digitalen Kommunikation unterstützen können

1. Tücken der virtuellen Kommunikation kennen und bewusst angehen
   Bei der virtuellen Kommunikation fällt vieles weg, was in der persönlichen Begegnung eine große Rolle spielt. Die Körpersprache wird anders und minimiert wahrgenommen, die Stimme wird anders übertragen, es gibt im virtuellen Raum keine zufälligen Begegnungen wie auf dem Weg zur Kaffeeküche. Diese Einschränkungen sollten Sie sich bewusst machen und ihnen so gut wie möglich entgegenwirken. Zum Beispiel indem Sie Raum für informelle Gespräche schaffen (siehe Tipp 4).
   
2. Das Tool muss zum Team passen, nicht umgekehrt
   Ein schlechtes Tool macht einfache Arbeitsschritte unnötig kompliziert. Ein gutes Tool passt genau zu Ihren Bedürfnissen und erleichtert die Zusammenarbeit. Holen Sie bei der Auswahl und Einführung alle mit ins Boot. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter kennen ihre täglichen Abläufe am besten und sind schließlich auch die zukünftigen Nutzerinnen und Nutzer der Tools.
   
3. Hilfe anbieten, wenn sie nötig ist
   Ein neues Tool, ein neues Einsatzgebiet für ein bekanntes Programm – Veränderungen können Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter verunsichern und ihnen die Arbeit erschweren. Wenn die Technik nicht so will wie man selbst, sorgt das für Frust und Ablehnung, statt mehr Nähe zu schaffen.
   Darum ist es wichtig, dass sich Kolleginnen und Kollegen mit ihren Problemen nicht allein fühlen. Ein offenes Ohr und schnelle Hilfe können einfache Gegenmittel sein und den Teamzusammenhalt stärken.
   
4. Platz für informelle Gespräche ist wichtig für den Zusammenhalt
   Ein Gefühl von Nähe und Zugehörigkeit entsteht nicht nur durch gute Bild- und Tonqualität im Videocall. Wichtig ist auch, dass es nicht immer nur um die Arbeit geht.
   Etablieren Sie digitale Angebote für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, um sich abseits der Arbeitsthemen miteinander auszutauschen. Einen digitalen Kaffeeklatsch am Morgen oder ein Treffen nach Feierabend zum Beispiel.
   
5. Feedback und Wertschätzung mitteilen
   Die „social health @work“-Studie zeigt, dass sich mobil Beschäftigte öfter vom Team isoliert fühlen und sie eher das Gefühl bekommen, schlechtere Chancen der Weiterentwicklung zu haben als ihre Kolleginnen und Kollegen im Büro.
   Darum ist es vor allem für Führungskräfte wichtig, bewusst mit diesen Teammitgliedern zu kommunizieren. Wertschätzende Kommunikation und die Möglichkeit des offenen Feedbackaustauschs schaffen Nähe.

Bild: © BARMER