Kommt das Recht auf Homeoffice? – Was Arbeitgeber jetzt beachten sollten

Seit Ende April ist klar: Bundesarbeitsminister Hubertus Heil plant die Einführung eines Rechts auf Homeoffice, auch für Post-Corona Zeiten. Der Koalitionsvertrag von CDU/CSU und SPD sieht insoweit vor, dass ein „rechtlicher Rahmen für mobiles Arbeiten“ geschaffen wird. Es ist also zu erwarten, dass es in diesem oder nächsten Jahr eine entsprechende gesetzliche Regelung geben wird.

Unklar ist bisher allerdings, für welche Gruppen von Beschäftigten und unter welchen Bedingungen ein Rechtsanspruch formuliert wird. Zahlreiche Ausnahmen sind zu erwarten, einen Kassierer im Homeoffice wird man sich etwa schwerlich vorstellen können.

Zur gleichen Zeit führen zahlreiche Betriebe auch wegen der Corona-Krise die Möglichkeit zu Arbeit aus dem Homeoffice aus, um Arbeitnehmer zu schützen, Infektionsrisiken und damit verbundene betriebliche Ausfälle zu minimieren. Gleichzeitig fordern mehr und mehr Arbeitnehmer Möglichkeiten des ortsungebundenen Arbeitens, um flexibler zu sein bei Kinderbetreuung und Freizeitgestaltung.

Was Sie als Arbeitgeber zu beachten haben

Ob also der Arbeitsminister sich mit seiner Forderung durchsetzen kann oder nicht – für Arbeitgeber lohnt es sich allemal, sich mit den Möglichkeiten und Regelungsfragen der Einführung von Homeoffice auseinanderzusetzen. Dafür möchten wir Ihnen gerne einige Leitlinien an die Hand geben.

Homeoffice oder mobiles Arbeiten?

Die erste Frage, die zu Bedenken wäre, ist, ob Sie ein klassisches Homeoffice oder mobiles Arbeiten ermöglichen wollen. Der wesentliche Unterschied von „Homeoffice“ (der rechtliche Begriff lautet „Telearbeit“, vgl. § 2 Abs. 7 Arbeitsstättenverordnung) und mobilem Arbeiten ist der Arbeitsort: Im Falle des „Homeoffice“ wird (zusätzlicher oder ausschließlicher) fester Arbeitsplatz zu Hause festgelegt, beim mobilen Arbeiten kann der Arbeitnehmer spontan seinen Arbeitsort festlegen. Beides hat Vor- und Nachteile. Wir fokussieren uns hier auf die rechtlichen Aspekte.

Aus Arbeitgebersicht ergeben sich jeweils differenzierte Anforderungen im Bereich Arbeitsplatzeinrichtung, Arbeitsschutz und Datenschutz. Insgesamt ist mobiles Arbeiten gegenüber dem Homeoffice bei Fragen des Arbeitsplatzeinrichtung und des Arbeitsschutzes vorzuziehen. Der Datenschutz ist dagegen bei beiden Varianten eine Herausforderung, die für mobiles Arbeiten wohl etwas schwieriger zu bewältigen sein wird.

Arbeitsplatzeinrichtung

Sollte der Arbeitnehmer im Homeoffice oder mobil Arbeiten, wird er regelmäßig eigene Arbeitsmittel einsetzen, vom Laptop über das Smartphone über Schreibtisch und -stuhl, Telefon- und Internetanschluss oder auch nur die Zurverfügungstellung von Räumlichkeiten, inklusive Strom- und Heizkosten.

Daraus kann sich grundsätzlich ein Ausgleichsanspruch des Arbeitnehmers gem. § 670 BGB gegenüber dem Arbeitgeber ergeben. Dieser hat Anschaffungs- und laufende Kosten zumindest anteilig zu ersetzen. Dieser Anspruch ist jedoch vertraglich gestaltbar und abdingbar. Das führt aus unserer Sicht zu einer Bevorzugung eines Modells mobilen Arbeitens, da hierbei typischerweise nur der Laptop beziehungsweise das Smartphone des Arbeitnehmers eingesetzt werden und deshalb keine weitreichenderen Ansprüche auf Kostenübernahme bei der Miete oder Anschlüssen folgt.

Arbeitsschutz

Der Vorteil des mobilen Arbeitens aus Arbeitgebersicht setzt sich auch in Fragen des Arbeitsschutzes fort: Grundsätzlich ist der Arbeitgeber, unabhängig vom Arbeitsort des Arbeitnehmers, gem. § 3 Abs. 1 ArbSchG verpflichtet, für sichere Arbeitsbedingungen zu sorgen. Für den Fall des Homeoffice bedeutet das, dass der Arbeitgeber die genutzten Örtlichkeiten prüfen muss und gegebenenfalls durch Anschaffung ergonomischer Arbeitsmittel, Bildschirme gemäß der Arbeitsstättenverordnung und Schreibtischstühle, ein gesundes Arbeitsumfeld herstellen muss.

Im Falle des mobilen Arbeitens besteht zwar ebenfalls die grundsätzliche Pflicht, für sichere Arbeitsbedingungen zu sorgen. Das schließt aber nach verbreiteter Meinung nur ein, den Arbeitnehmer auf typische Risiken wie Stress durch ständige Erreichbarkeit und durch Vermischung von Arbeits- und Privatsphäre hinzuweisen und die eingesetzten Bildschirme zu prüfen. Weil es dem Arbeitnehmer überlassen ist, frei seinen Arbeitsort zu wählen, ist es dem Arbeitgeber schlicht nicht möglich, an jedem möglichen Arbeitsort die Umstände zu schaffen, die eine ergonomische Arbeitsatmosphäre sicherstellen. Die Arbeitsschutzvorkehrungen des Arbeitgebers fallen also notwendigerweise weniger umfassend aus als beim Homeoffice.

Datenschutz

In Bezug auf Datenschutz sind leicht höheren Risiken bei der Festlegung von mobiler Arbeit zu beachten. Nach Art. 25 Abs. 2 DSGVO hat der Arbeitgeber geeignete technische und organisatorische Maßnahmen zu treffen, die sicherstellen, dass nur personenbezogene Daten, deren Verarbeitung für den jeweiligen bestimmten Verarbeitungszweck erforderlich ist, verarbeitet werden.

Die Vorschriften des Datenschutzes sind auch bei Homeoffice und mobilem Arbeiten zu beachten. Risiken entstehen hierbei beim mobilen Arbeiten, da potentiell, etwa bei der Arbeit im Café oder in öffentlichen Verkehrsmitteln, eine unbegrenzte Zahl von Dritten Informationen über geschützte Daten durch Mithören, auf den Bildschirm schauen oder wegen unsicherer Internetzugänge erhalten könnten.

Demgegenüber sind im Homeoffice in der Regel nur Familienmitglieder potentielle nicht befugte, die Informationen erhalten können, die jedoch besonders weitreichende potentielle Missbrauchsmöglichkeiten haben – etwa, wenn der Arbeitnehmer Arbeitsmittel ungesichert herumliegen lässt.

In der Praxis sollten Bereiche oder Funktionen, die aus datenschutzrechtlichen Gründen, zum Beispiel wegen der Verarbeitung von Kunden- oder Mitarbeiterdaten, besonders sensibel sind, aus der Anwendung von mobilem Arbeiten oder Homeoffice ausgenommen werden, wenn ein Schutz nicht gewährleistet werden kann.

Zumindest sollten besondere Schulungen und Unterweisungen für die Arbeitnehmer vorgesehen werden, um die betreffenden Arbeitnehmer auf die besonderen Risiken und Anforderungen in Bezug auf den Datenschutz hinzuweisen. Darüber hinaus ist es sinnvoll, Arbeitnehmer mit einer Technik und technischen Hilfsmitteln (z.B. Schutzfolien oder Druckbeschränkungen) auszustatten, um datenschutzrechtliche Risiken ausschließen, zumindest aber zu reduzieren.

Arbeitszeit

Anders als bei der klassischen Tätigkeit im Büro wirft ortsungebundenes Arbeiten die Frage der Kontrolle der Arbeitszeit auf. Ganz klar ist: Arbeitszeitgesetze sind weiterhin anwendbar und vom Arbeitgeber zu überwachen. Ein praktikables Modell ist die Vertrauensarbeitszeit. Diese hat zwei Elemente:

1. Freie Festlegung der Verteilung der vertraglichen Arbeitszeit durch den Arbeitnehmer und
2. Verzicht auf Einrichtung von Systemen zur Zeiterfassung.

Das zweite Element wird durch das EuGH Urteil C-55/18 vom 14.5.2019 aber auch durch § 16 Abs. 2 ArbZG in Frage gestellt. Denn beide fordern den Arbeitgeber auf, Systeme zur Arbeitszeiterfassung zu organisieren, § 16 Abs. 2 ArbZG allerdings bisher nur hinsichtlich der geleisteten Überstunden. Hintergedanke ist der Schutz des Arbeitnehmers vor dem Ausufern der Arbeitszeit.

Damit kann der Arbeitgeber nicht im Sinne des zweiten Elements von der Erfassung der Arbeitszeit völlig freigestellt werden. Hinsichtlich des ersten Elements bestehen keinerlei rechtliche Bedenken, es steht den Parteien frei, dem Arbeitnehmer die eigenständige Verteilung der Arbeitszeit – im Rahmen der gesetzlichen Pflichten hinsichtlich täglicher Höchstarbeitszeit und Ruhezeiten – zu überlassen.

Zur praktischen Bewältigung dieser Vorgabe erscheint es sinnvoll, Arbeitnehmer im Homeoffice genau über die Vorgaben des Arbeitszeitgesetzes zu unterrichten und anzuweisen, dem Arbeitgeber in regelmäßigen Abständen die geleistete Arbeitszeit taggenau mitzuteilen. Es wird durchweg für zulässig gehalten, als Teil des vom Arbeitgeber zu organisierenden Systems zur Arbeitszeiterfassung dem Arbeitnehmer diese Dokumentationsvorgabe zu machen.

Da sich der Arbeitnehmer in diesen Gestaltungen aus dem Macht- und Einflussbereich des Arbeitgebers entfernt, liegt es an ihm, seine Arbeitszeit selbst zu erfassen. Die Alternative einer automatisierten Erfassung der Arbeitszeit von Arbeitnehmern im Homeoffice stößt dagegen auf datenschutzrechtliche Bedenken, da voraussichtlich eine sehr weitreichende Überwachung und Aufzeichnung und Auswertung der Tätigkeiten nötig wäre.

Und wenn was schiefgeht? – Unfallschutz im Homeoffice

Bei der Frage, ob ein Unfall im Homeoffice von der Unfallversicherung übernommen wird, kommt es auf den Kontext des Unfalls an. Während im Büro jeglicher Unfall versichert ist, muss zu Hause zuerst nachgewiesen werden, dass es sich tatsächlich um einen Arbeitsunfall handelt. Die Handlung, die zu dem Unfall geführt hat, muss dienstlich motiviert gewesen sein.

Deshalb ist der Gang zum Drucker oder Faxgerät auch im Homeoffice versichert, falls dort wichtige Dokumente geholt werden müssen. Fällt einem Arbeitnehmer beim Hausputz ein Teller auf die Füße, greift höchstens die Privathaftpflichtversicherung.

Und welches Arbeitsgericht ist zuständig?

Beim mobilen Arbeiten ist der Sitz der Firma maßgeblich, beim Homeoffice der Wohnort des Arbeitnehmers.

Das Wichtigste zusammengefasst

Wenn Sie in Ihrem Betrieb einen Betriebsrat haben, ist dieser bei der Einführung von ortsungebundenem Arbeiten zu beteiligen. Generell sollte bei der Gestaltung von Modellen ortsunabhängigen Arbeitens Regelungen über die folgenden Bereiche getroffen werden:

• Ausgestaltung von Arbeitsplatz, Arbeitszeit(-erfassung) – etwa Vereinbarung von Vertrauensarbeit unter Berücksichtigung der neuen EuGH und BAG Rechtsprechung
• Regelungen zu Arbeitsmitteln und potentiellen Ausgleichsansprüchen gem. § 670 BGB
• Überstundenregelungen
• Ersetzung von Kosten für Arbeitsmittel, bzw. Anschaffung spezifischer Arbeitsmittel durch den Arbeitgeber – zu beachten: Bei eigenen Geräten des Arbeitnehmers nur eingeschränkte Einsichtnahme / Herausgabe
• Zugriffsmöglichkeiten auf Unternehmens-IT
• Maßnahmen zum Datenschutz, inkl. Prüfung, ob für den konkreten Arbeitnehmer angesichts besonders weitreichendem Umgang mit personensensiblen Daten keine mobile Arbeit vertretbar ist
• Kontroll und Zugriffrechte des Arbeitgebers
• Widerrufsvorbehalt des Arbeitgebers unter definierten Umständen, bzw. befristete Testphase
• Bestimmung des Arbeitsortes

Haben Sie Lust bekommen, in Ihrem Betrieb Möglichkeiten für ortsungebundenes Arbeiten einzuführen? Wir beraten Sie gerne und entwerfen in Abstimmung mit ihren individuellen Bedürfnissen entsprechende Vereinbarungen.

Autor: Daniel Schönfelder, LL.M. (Bogotá), Rechtsanwalt (Kanzlei Michaelis)