Geburtstag, Weihnachten, Jahresabschluss – viele Termine wiederholen sich jedes Jahr, letzterer vor allem für Unternehmer und Freiberufler. Dieser markiert für die meisten Unternehmen das Ende eines Geschäftsjahrs und ist zudem eine wichtige Bestandsaufnahme über die wirtschaftliche Lage der eigenen Firma.
Stellt er doch zum Beispiel wichtige Weichen für Investitionen und legt die Basis für angestrebte Kreditvergaben. Was Inhaber und Selbstständige beim jährlichen Finanzabschluss beachten müssen, um eine fehlerfreie Übergabe an den Fiskus zu gewährleisten, weiß Paul-Alexander Thies, CEO des Buchhaltungsprogramms Billomat.
Sherlock Holmes lässt grüßen: Sammeln und Erfassen aller Dokumente
Was dem Detektiv die Beweisführung zur Überführung des Täters, ist für den Unternehmer beim Jahresabschluss das Zusammentragen aller relevanten Unterlagen aus dem betreffenden Geschäftsjahr. Dazu gehören zum einen Anlagevermögen und Warenbestand, zum anderen Verträge, Kontoauszüge und offene Forderungen. Zum Anlagevermögen zählen sämtliche Wertgegenstände des Unternehmens, wie Computer, Büromöbel, aber auch das Firmenauto.
Paul-Alexander Thies, Geschäftsführer, Billomat GmbH & Co. KGWer physische Produkte vertreibt oder herstellt, muss ebenfalls sämtliche Handelswaren im Lager und der Produktion aufführen.
Darüber hinaus gehört eine Übersicht aller Verträge mit Handelspartnern und Kunden in den Jahresabschluss, genauso wie Versicherungen, Kreditverträge sowie sämtliche Arbeitsverträge der Mitarbeiter.
Als letztes müssen noch die Kontoauszüge chronologisch erfasst und die offenen Forderungen und Rechnungen auf einer Liste vermerkt werden – damit ist die Beweisführung abgeschlossen!
Vertrauen ist gut, Kontrolle ist wichtig: Prüfen der Dokumente
Viele Freiberufler müssen ihren Jahresabschluss selbst erledigen und Dokumente eigenhändig gegenchecken. Ein besonderer Blick sollte dabei dem Fahrtenbuch gelten. Auch bei Forderungen lohnt sich eine genauere Prüfung. Doch auch wenn ein Steuerbüro in Anspruch genommen wird, muss die Buchhaltung den Jahresabschluss gründlich vorbereiten. Bevor die Unterlagen an die Steuerberatung gehen, ist es wichtig, sämtliche Geschäftsvorfälle auf ihre Vollständigkeit hin zu überprüfen und mit den Belegen abzustimmen.
Ebenfalls in den Jahresabschluss kommen indirekt relevante Unterlagen, wie zum Beispiel Verträge oder Geschäftsbriefe, die sich auf betriebliche Vorfälle beziehen. Auch Privatentnahmen aus der Kasse oder die Entnahme von Waren für den privaten Gebrauch müssen hier erfasst werden.
Letzte Station vor dem Gang zum Finanzamt: Abstimmen der Dokumente
Sind alle Dokumente zusammengetragen, die Übersichten erstellt und überprüft worden, gilt es nun die verschiedenen Informationen miteinander abzugleichen. Die häufigste Schnittstelle sämtlicher Posten sind die Kontoauszüge. Diese müssen mit den offenen Forderungen und Verpflichtungen abgestimmt werden. Man sollte auch immer schauen, ob abgeheftete Forderungen nicht doch schon vom Kunden bezahlt wurden.
Im nächsten Schritt muss der Bestand der Finanzbuchhaltung mit dem Kassenbuch und den Bankbelegen verglichen werden. Aus den zusammengetragenen Übersichten kann nun die zu erwartende Steuerforderung des Finanzamtes ermittelt werden. Diese wird dann mit den bereits geleisteten Steuervorauszahlungen abgeglichen, um die zu erwartende Steuerlast zu bestimmen. Wer keine entsprechenden Rücklagen hat, sollte spätestens jetzt anfangen zu sparen!
Check, check: Der Jahresabschluss als Indikator fürs kommende Jahr
Sicherlich freuen sich auch Unternehmer und Selbstständige zum Jahresende mehr auf ein besinnliches Weihnachtsfest als auf einen stressigen Jahresabschluss. Andererseits ist er wichtige Bestandsaufnahme und guter Schulterblick, um das neue Jahr zu planen und eventuell relevante Investitionen zu tätigen. Insofern lohnt sich das genaue Erfassen, Prüfen und Abstimmen. Und wer das erste Mal einen Jahresabschluss erstellt hat, lernt direkt eine wichtige Lektion: Ordnung ist die halbe Miete! So fällt er nächstes Jahr auch gleich viel leichter.
Der Autor: Paul-Alexander Thies – Geschäftsführer von Billomat und Startup-Experte
Ganz gleich ob Gründer, Startup oder Freelancer, als Geschäftsführer des webbasierten Buchhaltungsprogramms Billomat möchte Paul-Alexander Thies das Thema Buchhaltung so einfach wie möglich gestalten. Mit seiner Leidenschaft für strategische Unternehmens- und Produktentwicklung gründete Thies bereits während seines Studiums ein Unternehmen. Heute blickt der Startup-Experte auf über zehn Jahre Erfahrungen als Führungskraft zurück und konnte viele Unternehmen wie Groupon, Payleven (Rocket Internet) und Travador mit aufbauen. Seine Leidenschaft für den E-Commerce-Bereich sowie seine Motivation für den Zukunftsmarkt FinTech führen ihn nun zu Billomat.
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