Welche Vorteile bringt eine Zeiterfassungssoftware?
Grundsätzlich steht Unternehmen eine Vielzahl an Möglichkeiten zur Verfügung, um die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter zu dokumentieren – ob in Form des händischen Stundenzettels, der Excel-Tabelle oder der klassischen Stempeluhr.
Allerdings gehen besonders überzeugende Vorteile von der Zeiterfassung auf digitalem Wege aus. Genutzt wird für diese mittlerweile in immer mehr Firmen eine innovative Zeiterfassungssoftware. Inwiefern durch diese im Detail profitiert werden kann, erklärt der folgende Beitrag.
Mehr Flexibilität
Zu den ausschlaggebendsten Vorteilen der digitalen Zeiterfassung gehört im Vergleich zu anderen Methoden der Arbeitszeiterfassung mit Sicherheit die höhere Flexibilität.
Unabhängig davon, ob aus dem Homeoffice gearbeitet oder von einem Gleitzeitmodell Gebrauch gemacht wird: Moderne Zeiterfassungssoftware ist in der Lage, eine übersichtliche Abbildung der geleisteten Arbeitsstunden zu liefern – und das völlig unabhängig von dem jeweiligen Arbeitsort.
Besonders für KMU eröffnet dies eine überaus einfache Chance, Prozesse im HR-Bereich zu digitalisieren. Nicht zu vernachlässigen ist außerdem, dass durch die zukunftssichere Gestaltung derartiger Unternehmensprozesse auch das Employer Branding maßgeblich profitiert. Unternehmen präsentieren sich mithilfe des digitalen Time Tracking sowohl für ihre Mitarbeiter als auch für potentielle Bewerber als attraktiver Arbeitgeber.
Höhere Transparenz
Wird eine moderne Software zur Arbeitszeiterfassung im Unternehmen genutzt, bedeutet dies nicht nur für den Arbeitgeber, sondern auch für die Angestellten eine wesentlich höhere Transparenz.
Das System ermöglicht es, individuelle Zeitkonten einzurichten, egal, von welchem Ort und zu welchen Zeiten gearbeitet wird. Der Aufwand, der mit der Erstellung von manuell angefertigten Übersichten ausgeht, lässt sich so zukünftig einsparen.
Hervorzuheben ist daneben auch, dass die digitale Arbeitszeiterfassung eine praktische Selbstkontrolle ermöglicht. Vor allem, wenn im Homeoffice gearbeitet wird, verwischen die Grenzen zwischen Privat- und Arbeitsleben schließlich oft schnell.
Die Transparenz, welche die digitalen Methoden zur Erfassung der Arbeitszeit bieten, gilt daneben selbstverständlich ebenfalls hinsichtlich den Pausenzeiten. Mitarbeiter sind in der Lage, eventuelle Fehler bei der Aufzeichnung ihrer Zeiten eigenständig zu identifizieren und umgehend zu korrigieren. Den Führungskräften steht so stets eine korrekte Datenbasis zur Verfügung, die als Grundlage weiterer wichtiger Auswertungen dienen kann.
Verlässliche Rechtssicherheit
Für Unternehmen besteht eine generelle Pflicht, die Pausen- und Arbeitszeiten ihrer Angestellten detailliert aufzuzeichnen. Diese Nachweispflicht lässt sich von Unternehmen im Rahmen der digitalen Zeiterfassung besonders einfach erfüllen.
Die modernen Systeme sind dabei sogar in der Lage, festzustellen, ob die erlaubten Höchstarbeitszeiten überschritten werden. So erfolgt umgehend eine entsprechende Information an den betreffenden Mitarbeiter und seinen Vorgesetzten. Kommt es so wiederholt zu einem Verstoß gegen die vorgegebenen Arbeitszeitregelungen, lassen sich zeitnah geeignete Gegenmaßnahmen ergreifen.
Unternehmen stehen somit rechtlich stets auf der sicheren Seite. Dies gilt im Übrigen nicht nur hinsichtlich der vorgegebenen Höchstarbeitszeiten, sondern auch im Hinblick auf die Einhaltung der DSGVO. Die digitalen Systeme stellen stets eine rechtskonforme Verarbeitung der sensiblen, personenbezogenen Daten sicher.
Umweltbewusste Nachhaltigkeit
Zu bedenken ist daneben auch, dass ein große Bedeutung von der digitalen Zeiterfassung hinsichtlich einer nachhaltigeren Unternehmensführung ausgeht. Die Bestrebungen eines papierlosen Büros, welche heutzutage in vielen Firmen eine äußerst hohe Priorität genießen, werden durch eine Erfassung der Arbeitszeiten auf digitalem Weg maßgeblich unterstützt.
Auf gedruckte Übersichten, Urlaubsanträge, Aushänge oder Stundenzettel kann in Zukunft dank der innovativen Probleme so vollkommen verzichtet werden. Sowohl Führungskräfte als auch die Mitarbeiter selbst können sämtliche Daten in Echtzeit im System selbstständig und mit wenigen Klicks überprüfen.
