Bye-bye, Paper

Schließlich verschlingt die Anschaffung nicht nur finanzielle Mittel, sondern beansprucht auch bei der Lagerung viel Platz. Das wiederum schlägt mit Aufwendungen für Ordner, Stauraum und Miete zu Buche. Andreas Köninger, Digitalisierungsexperte und Vorstand der SinkaCom AG, betont, dass ein vollkommen papierloses Büro trotz Digitalisierungsschub und Remote-Work-Trend auch in Zukunft nicht wirklich realistisch sei. Aber es gebe zahlreiche Geschäftsbereiche, die sich mit der entsprechenden Technik von der Blattsammlungen systematisch befreien lassen.

Vom Blatt in die Cloud

Doch wie gelingt der Umstieg? Wer konsequent auf einen papierarmen Betrieb umsteigen möchte, muss zunächst einmal feststellen, in welchen Bereichen diese Ressource am meisten anfällt und einen realistischen Sollzustand definieren. Die aktuelle Infrastruktur gilt es dabei ebenso zu berücksichtigen wie interne Prozesse und unternehmensspezifische Merkmale, weiß Andreas Köninger:

In manchen Branchen müssen bestimmte Dokumente von Gesetzes wegen in Schriftform vorliegen, entsprechend sollten von solchen Akten nicht einfach digitale Kopien gemacht werden.

Andere Informationen lassen sich hingen ganz leicht mithilfe einer passenden Software in elektronische Dokumente umwandeln und in einem virtuellen Ablagesystem organisieren. Bei kleinen Unternehmen mit kurzen internen Wegen reicht dafür oftmals ein allgemeines Enterprise-Resource-Planning(ERP)-System. Das erleichtert nicht nur die Organisation jeglicher Ressourcen im Unternehmen, sondern bringt auch Struktur in das übliche Papierchaos.

Bei einem modernen Warenwirtschaftssystem mit mobiler Anbindung werde alles Wesentliche zentral in der Datenwolke gespeichert, erklärt der Experte. Korrekt indexiert, können Mitarbeiter*innen so etwa via App über private Server auch aus dem Homeoffice auf alle notwendigen Daten zugreifen. Andreas Köninger gibt aber zu bedenken:

Allerdings sollten die Informationen unbedingt in einem deutschen Rechenzentrum liegen, um durch die Datenschutzrichtlinien der Bundesrepublik geschützt zu sein.

Mit Software Zeit sparen

Damit Arbeiten tatsächlich papierarm, aber effizient funktioniert, benötigen Betriebe zusätzlich entsprechende Tools für erfolgreiches Projektmanagement. Qualifizierte elektronische Signaturen (QeS), Dokumentenmanagement sowie komplett digitalisierte Dokumentationsprozesse, soweit diese nicht durch formularbasierte Systeme abgelöst werden können, schaffen das Fundament. So lassen sich bestehende Strukturen überführen und für komplexe Datenmanagementsysteme nutzbar machen.

Experte Köninger führt aus, dass auf die Branche abgestimmte Anwendungen nicht nur manuelle Prozesse automatisieren, sondern abteilungsübergreifend einheitliche Workflows schaffen. Hier müssen Entscheider*innen nicht zwingend auf spezialisierte Software zurückgreifen. Ein interner, online abrufbarer Shop ermögliche Außendienstmitarbeiter*innen etwa, auch auf Terminen Bestellungen im eigenen Lager ‚einzukaufen‘. So könne die Beschaffung ohne Spezialsoftware und dazugehöriges IT-Projekt digitalisiert werden. Pragmatismus sei hier das Gebot der Stunde.

Universell anwendbar

Mittelgroße Unternehmen basieren in der Regel auf einer arbeitsteiligen Organisation. Ein passendes ERP-System bietet allen im Projekt involvierten Mitarbeiter*innen einen identischen Wissensstand und maximale Austauschgeschwindigkeit. Dafür gilt es jegliche Informationen zentralisiert zu verwalten, versioniert abzuspeichern und gegebenenfalls einem mehrstufigen Prüf- und Freigabeprozess zu unterziehen. Soll der Datenfluss auf Einkauf, Personalverwaltung und Buchhaltung erweitert werden, müssen besonders große Betriebe sämtliche Schnittstellen integrieren. Nur so kann ein Durcheinander von analog und digital vermieden werden. Unterm Strich verspricht papierarmes Arbeiten Effizienzsteigerungen über alle Unternehmensgrößen hinweg, während es gleichzeitig die Umwelt schont.