In jeder Firma ist heute IT eingeführt, was aber oft unorganisiert und ohne Gesamtplan durchgeführt wurde. Das ist auch nicht überraschend, weil in der Frühphase der Informationstechnik nur einzelne Lösungen für Aufgaben von überschaubarem Umfang verfügbar waren.
Wenn das Unternehmen eine mittlere Größe erreicht hat, werden Reibungsverluste und Ineffizienzen mit einer solchen IT immer deutlicher sichtbar. Welche Art von Gesamtlösung bietet sich also an, um die Entwicklungen der nächsten Jahre bewältigen zu können?
Anforderungen an eine integrierte IT-Lösung für eine mittelständische Firma
Das System soll die Umwandlung der Arbeitswelt begleiten, die bereits begonnen hat und in den nächsten Jahren noch wesentlich weiter gehen wird. Prozesse müssen digital abgebildet werden und die richtigen Teile von Computern übernommen.
Der Mensch wird in der neuen Arbeitswelt keine Routineaufgaben mehr durchführen müssen, sondern kreative Leistungen erbringen und Entscheidungen fällen. Die gesamte IT muss eine Plattform bilden, wo diese Prozesse ablaufen können.
In der ersten industriellen Revolution wurden erste Routinearbeiten von Maschinen übernommen und der Mensch von vielen körperlich anstrengenden Aufgaben befreit. Auch in dieser Phase spielte Informationsverarbeitung beispielsweise mit automatischen Webstühlen schon eine bescheidene Rolle.
Die nächsten Jahrzehnte werden die bereits begonnene Umwälzung noch wesentlich weiterführen. Bewältigt werden kann sie heute mit einem ECM. Eines der Angebote ist das SER Enterprise Content Management.
Es ist geeignet für mittelständische Unternehmen und wird auch von großen Organisationen verwendet. Man kann sich daher darauf verlassen, dass das System organisch mit dem Unternehmen mitwächst.
Die Covid-Krise als Beschleuniger dieser Entwicklung
Neben den direkten Auswirkungen auf die Gesundheit hatte diese Krise auch wesentliche Effekte auf die Informationsverarbeitung in den verschiedensten Organisationen. Videokonferenzen und Homeoffice spielen plötzlich eine viel größere Rolle. Dazu kommen indirekte Effekte wie ein verstärkter Fokus auf die Informationssicherheit. Eine Firma wird durch Cyberattacken angreifbarer, wenn sie Systeme für den Zugang von außerhalb öffnet.
Wie sieht eine zukunftsträchtige Umsetzung dieser Entwicklung aus?
Für Informationen, Geschäftsprozesse und Anwendungen ist eine gemeinsame Plattform die geeignetste Lösung. Im Detail müssen dabei die folgenden Aspekte berücksichtigt und in Zusammenarbeit mit dem Systemanbieter auf die einzelne Firma angepasst werden.
- Alle IT-Aufgaben müssen auf Lösungen auf Servern im Unternehmen und in der Cloud aufgeteilt werden.
- Dokumente sind grundsätzlich in digitaler Form zu halten und werden so verarbeitet, verteilt und archiviert.
- Wenn keine Papierversion von Dokumenten mehr vorliegt, ist die mehrfache und sichere Speicherung auch über längere Perioden sicherzustellen.
- Dokumente liegen in verschiedenen Abstufungen der Vertraulichkeit vor. Jeder Mitarbeiter sollte nur zu den Daten Zugang haben, die er oder sie auch für die eigenen Aufgaben braucht.
- Digitale Dokumente lassen sich sehr schnell und einfach übertragen. Diese Stärke der IT wird zum Problem, wenn es um Datenschutz und die Einhaltung rechtlicher Rahmenbedingungen geht.
- Das Unternehmen hat nur über die eigene IT die volle Kontrolle. Für den Informationsaustausch mit externen Partnern sind eigene Vorkehrungen zu treffen. Diese sind durch die Vielfalt dieser Partner entsprechend aufwendig, aber auch wichtig, da sonst beträchtliche Schäden durch Datenleaks im Raum stehen.
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