47 Prozent der mittelständischen Unternehmen in Deutschland setzen nicht mehr nur auf Papier, sondern organisieren und verwalten ihre Dokumente digital. Das hat die Studie „Digital Office im Mittelstand 2019“ von Bitkom Research im Auftrag des Digitalverbands Bitkom ergeben.
Dies ist im Vergleich zum Jahr 2017 ein deutlicher Anstieg. Hier setzten noch 33 Prozent auf das sogenannte Enterprise Content Management (ECM).
Nils Britze, Bereichsleiter Digitale Geschäftsprozesse beim Bitkom, sagt:
„ECM-Lösungen bilden die wichtigste Grundlage für die Digitalisierung von Büro- und Verwaltungsprozessen. Dadurch erhalten Unternehmen etwa Unterstützung beim effizienten Erfassen, Ablegen und Wiederauffinden von Dokumenten, bei der Abwicklung dokumentenbasierter Prozesse sowie bei der Einhaltung rechtlicher Vorgaben. Es ist erfreulich, dass der Mittelstand, das Herz der deutschen Wirtschaft, zwischenzeitlich den Weg in Richtung des digitalen Büros beschritten hat.“
Dabei geht es heute nicht mehr nur um klassische Office- oder PDF-Dateien, die jeweils bei 92 Prozent und damit bei so gut wie allen Unternehmen im Mittelstand digital organisiert werden. Sondern etwa auch um Bilder (57 Prozent), Audio-Dateien (25 Prozent) oder Videos (18 Prozent).
Zunehmende Nutzung der Cloud
58 Prozent der Unternehmen verwalten ihre digitalen Dokumente mittlerweile in einer Cloud. Das sind 9 Prozent mehr als im Jahr 2017. Die Zahl der Unternehmen, die ihre ECM-Software im eigenen Unternehmen („on premise“) betreiben, ging im gleichen Zeitraum von 59 Prozent auf 44 Prozent zurück.
Nils Britze dazu:
„Vor allem für den Mittelstand bietet die Dokumentenverwaltung und -Organisation aus der Cloud großes Potenzial, da IT-Ressourcen hier besonders knapp sind. Zudem bringt dieser Weg viele Vorteile mit sich: So werden nicht nur IT-Kosten gesenkt, sondern auch die Sicherheit erhöht: Die Cloud – öffentlich wie privat – wird bei professionellen Dienstleistern meist wesentlich besser geschützt als bei internen IT-Lösungen.“
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