E-Mail-Archivierung

E-Mails sind aufbewahrungspflichtig – aber nicht jede. Was Betriebsprüfer verlangen dürfen und wie Unternehmen rechtssicher reagieren.

Zum Jahresbeginn 2024 hat der Gesetzgeber kürzere Aufbewahrungsfristen für Belege eingeführt. Was auf den ersten Blick nach Entlastung klingt, bringt in der Praxis neue Anforderungen – vor allem an die digitale Archivierung. Vor welchen Herausforderungen Unternehmen jetzt stehen.

Professionelle E-Mail-Archivierung unterstützt Unternehmen dabei, den (datenschutz-)rechtlichen Anforderungen nachzukommen, denn sie gewährleistet die revisionssichere Aufbewahrung. Im Cyber-Schadenfall zahlt sie zudem auf die Business Continuity ein.

E-Mails enthalten zahlreiche geschäftskritische Informationen wie Personaldaten, Rechnungen und Verträge. Umso wichtiger ist es, dass Unternehmen auch im Falle einer Störung Zugriff auf diese Daten haben. Mit diesen Tipps kann die Cyber-Resilienz gestärkt werden.

Die Cyber-Attacke auf den IT-Provider verdeutlicht erneut: E-Mails sind in der Cloud nicht automatisch sicher. Unternehmen müssen die Verantwortung für ihre Daten übernehmen – unabhängig davon, ob diese on-prem im eigenen Hause liegen oder bei einem Cloud Services Provider.

Wer ist nicht schon über Informationen zur E-Mail-Archivierung und ihren Vorteilen gestolpert: Sie ist der beste Weg, E-Mails für lange Zeit vollständig und revisionssicher aufzubewahren. Außerdem gewährleistet sie, dass Daten jederzeit verfügbar und schnell wieder aufzufinden sind. Sie bringt Informationen und Daten in einem Archiv zusammen, auf das Mitarbeiter im besten Fall ohne Hilfe der IT selbst zugreifen können.