Aller Digitalisierung zum Trotz, müssen bestimmte Dokumente laut Steuer- und Handelsrecht in Papierform aufbewahrt werden. Welche Dokumente Firmen unbedingt behalten müssen, wie lange diese aufzubewahren sind und welche Schutzmaßnahmen notwendig sind, erläutern Birgit Weiß von der NÜRNBERGER Versicherung und Ralf Beißer von der Neue Rechtsschutz-Versicherung.
Welche Dokumente sind aufbewahrungspflichtig?
Gesetzlich vorgeschrieben ist die Aufbewahrungspflicht insbesondere für buchführungspflichtige Unternehmen, wie Kapital- und Personengesellschaften, erklärt Ralf Beißer. Diese müssen beispielsweise Handelsbücher, Inventare, Bilanzen und Buchungsbelege archivieren. Zudem gehören Geschäftsbriefe wie Rechnungen und Auftragsbestätigungen dazu, sowohl die vom Unternehmen selbst versendeten als auch die erhaltenen. Die Pflicht zur Archivierung kann je nach Unternehmensart und Branche unterschiedliche Dokumente betreffen.
Wie lange sind die Dokumente aufzubewahren?
Je nach Art der Dokumente gelten unterschiedliche Aufbewahrungsfristen. So sind Handelsbücher, Arbeitsanweisungen und Eröffnungsbilanzen sowie Rechnungen für zehn Jahre aufzubewahren, Buchungsbelege für acht Jahre. Unternehmen, die von der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin) beaufsichtigt werden, haben bis 2026 Zeit, sich an diese Vorgaben anzupassen, während für andere die Regelung ab 2025 gilt. Handels- und Geschäftsbriefe sowie sonstige steuerrelevante Unterlagen sind hingegen sechs Jahre lang aufzubewahren. „Die Fristen beginnen immer am Ende des Kalenderjahres, in dem der letzte Eintrag gemacht wurde, und enden zum Jahresende nach sechs oder zehn Jahren,“ erläutert Beißer. Eine besondere Regelung gilt für Verträge, bei denen die Frist erst nach Vertragsende beginnt.
Wann ist das Original notwendig, wann genügt die digitale Kopie?
„Bestimmte Unterlagen wie Jahresabschlüsse und amtliche Urkunden müssen im Original und sicher vor Feuchtigkeit oder Feuer geschützt aufbewahrt werden,“ erklärt Birgit Weiß. Auch Kopien können erstellt und zusammen mit dem Original abgelegt werden, um eine Lesbarkeit über die Jahre hinweg zu gewährleisten. Für andere Unterlagen, wie Handelsbriefe und Rechnungen, ist eine bildliche digitale Speicherung erlaubt, sofern diese das Originaldokument einschließlich Stempel und Farbe originalgetreu wiedergeben. Bei Buchungsbelegen und Handelsbüchern ist eine inhaltliche, aber unveränderte Wiedergabe ausreichend.
Was tun bei Dokumentenverlust?
Verlieren Unternehmen wichtige Dokumente oder bewahren sie diese nicht ordnungsgemäß auf, kann das erhebliche rechtliche Folgen nach sich ziehen. „Im schlimmsten Fall führt ein verlorenes Dokument zu einem Rechtsstreit,“ betont Weiß. „Dabei sind Gerichts- und Anwaltskosten oft erheblich.“ Eine gewerbliche Rechtsschutzversicherung bietet hier finanzielle Absicherung und kann Unternehmen bei Streitigkeiten um fehlerhafte Einkommensbescheide oder andere juristische Belange unterstützen. Auch eine juristische Beratung ist über die Anwaltshotline JURCALL® möglich – selbst bei Fragen, die nicht versichert sind, werden Unternehmen an Spezialisten weitervermittelt.
Im Beitrag kommen zu Wort:
Birgit Weiß, Referentin und Moderatorin im SHUK-Marktmanagement bei NÜRNBERGER Versicherung
Ralf Beißer, Vorstandssprecher der Neue Rechtsschutz-Versicherung.
Themen:
Warentransport: Risiken durch nicht deklarierte Vertragsinhalte
Wie sichert man das Steuerprivileg bei der Warentransportversicherung? Und worauf ist dabei zu achten? Robert Armstroff, Head of TecLine & Marine bei MRH Trowe, erklärt es im Gastbeitrag. Der Text erschien zuerst im expertenReport 10/24.
Aktuelles Rating zur Betriebshaftpflichtversicherung
eXulting veröffentlicht das Update zur Betriebshaftpflichtversicherung. Insgesamt 626 Tarife wurden für die Sparten Baugewerbe, Handwerk, Gastronomie und medizinische Nebenberufe ausgewertet, um die Veränderungen gegenüber dem Vorjahr bei Markt- und Produktentwicklungen aufzuzeigen.
ROLAND baut Universal-Straf-Rechtsschutz für Unternehmen aus
Der Rechtsschutz-Experte legt das Produkt für Gewerbekunden mit deutlich erweiterten und neuen Leistungen auf. Das Angebot ist in dieser Form einzigartig im deutschen Markt und bietet auch einen Schutz gegen langwierige und teure Straf- oder Ordnungswidrigkeitsverfahren.
Versicherung und Gewährleistung bei spezialisierter Industrietechnik
Technologien und Maschinen in der Industrietechnik sind hochkomplex und kostspielig. Dadurch erhöht sich der Bedarf für den Versicherungsschutz und klar definierte Gewährleistungsregelungen, um finanzielle Verluste durch Risiken wie Maschinenbruch, Betriebsausfälle oder auch Haftungsansprüche zu vermeiden.
Neue Photovoltaikversicherung der Gothaer
Unternehmen erhalten einen umfassenden Schutz für Aufdach- und Freilandanlagen. Im Schadenfall setzt die Gothaer auch auf nachhaltige Maßnahmen und ermöglicht, dass mit der Reparatur ohne die Zustimmung des Versicherers begonnen werden kann.
ARAG Gewerbe-Rechtsschutz mit Rückwärtsdeckung und neuen Leistungen
Der ARAG Aktiv-Rechtsschutz für Selbstständige wurde erweitert. Die neu eingeführte Produktlinie mit Soforthilfe umfasst eine Rückwärtsdeckung für einen bereits eingetretenen Rechtsfall. Das ist einzigartig im Markt für gewerblichen Rechtsschutz.