Pflicht zur Dokumentenaufbewahrung: Worauf Firmen achten müssen

Welche Dokumente sind aufbewahrungspflichtig?

Gesetzlich vorgeschrieben ist die Aufbewahrungspflicht insbesondere für buchführungspflichtige Unternehmen, wie Kapital- und Personengesellschaften, erklärt Ralf Beißer. Diese müssen beispielsweise Handelsbücher, Inventare, Bilanzen und Buchungsbelege archivieren. Zudem gehören Geschäftsbriefe wie Rechnungen und Auftragsbestätigungen dazu, sowohl die vom Unternehmen selbst versendeten als auch die erhaltenen. Die Pflicht zur Archivierung kann je nach Unternehmensart und Branche unterschiedliche Dokumente betreffen.

Wie lange sind die Dokumente aufzubewahren?

Je nach Art der Dokumente gelten unterschiedliche Aufbewahrungsfristen. So sind Handelsbücher, Arbeitsanweisungen und Eröffnungsbilanzen sowie Rechnungen für zehn Jahre aufzubewahren, Buchungsbelege für acht Jahre. Unternehmen, die von der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin) beaufsichtigt werden, haben bis 2026 Zeit, sich an diese Vorgaben anzupassen, während für andere die Regelung ab 2025 gilt. Handels- und Geschäftsbriefe sowie sonstige steuerrelevante Unterlagen sind hingegen sechs Jahre lang aufzubewahren. „Die Fristen beginnen immer am Ende des Kalenderjahres, in dem der letzte Eintrag gemacht wurde, und enden zum Jahresende nach sechs oder zehn Jahren,“ erläutert Beißer. Eine besondere Regelung gilt für Verträge, bei denen die Frist erst nach Vertragsende beginnt.

Wann ist das Original notwendig, wann genügt die digitale Kopie?

„Bestimmte Unterlagen wie Jahresabschlüsse und amtliche Urkunden müssen im Original und sicher vor Feuchtigkeit oder Feuer geschützt aufbewahrt werden,“ erklärt Birgit Weiß. Auch Kopien können erstellt und zusammen mit dem Original abgelegt werden, um eine Lesbarkeit über die Jahre hinweg zu gewährleisten. Für andere Unterlagen, wie Handelsbriefe und Rechnungen, ist eine bildliche digitale Speicherung erlaubt, sofern diese das Originaldokument einschließlich Stempel und Farbe originalgetreu wiedergeben. Bei Buchungsbelegen und Handelsbüchern ist eine inhaltliche, aber unveränderte Wiedergabe ausreichend.

Was tun bei Dokumentenverlust?

Verlieren Unternehmen wichtige Dokumente oder bewahren sie diese nicht ordnungsgemäß auf, kann das erhebliche rechtliche Folgen nach sich ziehen. „Im schlimmsten Fall führt ein verlorenes Dokument zu einem Rechtsstreit,“ betont Weiß. „Dabei sind Gerichts- und Anwaltskosten oft erheblich.“ Eine gewerbliche Rechtsschutzversicherung bietet hier finanzielle Absicherung und kann Unternehmen bei Streitigkeiten um fehlerhafte Einkommensbescheide oder andere juristische Belange unterstützen. Auch eine juristische Beratung ist über die Anwaltshotline JURCALL® möglich – selbst bei Fragen, die nicht versichert sind, werden Unternehmen an Spezialisten weitervermittelt.

Im Beitrag kommen zu Wort:

Birgit Weiß, Referentin und Moderatorin im SHUK-Marktmanagement bei NÜRNBERGER Versicherung
Ralf Beißer, Vorstandssprecher der Neue Rechtsschutz-Versicherung.