Moderne Projektplanung auf den Punkt gebracht

Weshalb ist eine gründliche Projektplanung wichtig?

In der digitalisierten Unternehmenswelt von heute werden Projekte immer komplexer. Um die zunehmende Datenmenge zu analysieren und in effiziente Bahnen zu lenken, müssen in der Projektplanung die verschiedensten Aufgaben gelöst werden. So sind geeignete Mitarbeiter auszuwählen und Kommunikationskanäle zu legen, damit alle Stakeholder immer auf dem neuesten Stand gehalten werden.

Eine solide Projektplanung erleichtert das Controlling und die Zielsetzung eines Projekts. Zudem lässt es die Verantwortlichen frühzeitig erkennen, ob die Fortschritte den Erwartungen entsprechen und definiert zuverlässig die Risiken, die mit dem Projekt verbunden sind. Analoge Lösungen, die auf Excel-Tabellen und handschriftlichen Dokumenten beruhen, erreichen dabei schnell ihr Limit. Einfacher, schneller und effizienter ist es, mit InLoox in Outlook Projekte zu planen.

Wie ist bei der effizienten Planung eines Projekts vorzugehen?

Die Aufgabenstellung einer effizienten Projektplanung umfasst viele Teilbereiche. Dazu zählen die Erstellung eines Projektstrukturplans und die Vorgabe von Zeitlimits für die einzelnen Aufgaben.
Überdies müssen logische Zusammenhänge definiert und ein Netzplan grafisch aufbereitet werden. Letztendlich geht es darum, die Kosten zu kalkulieren und die dafür notwendigen Ressourcen einzuplanen. Im Einzelnen teilt sich die Projektplanung daher in mehrere Schritte auf.

Identifikation der Stakeholder

Ein Projekt hat immer mehrere Stakeholder. Dabei handelt es sich um alle Personen und Institutionen, die an dem Vorhaben direkt und indirekt beteiligt sind. Dazu zählen:

• Der Kunde beziehungsweise Auftraggeber.
• Das ausführende Unternehmen.
• Die Nutzer des Produkts beziehungsweise der Dienstleistung, die entwickelt werden sollen.
• Das Projektteam.
• Gegebenenfalls externe Mitarbeiter und Institutionen.

Definition der Rahmenbedingungen

Nun sind die wichtigsten Projektmanagement-Fähigkeiten zu bestimmen, also die Kompetenzen, ohne die das Projekt nicht zum Erfolg führt. Sind diese komplett aufgelistet, werden sie den Stakeholdern in Form von Rollen zugewiesen.

Als typische Rollen werden beispielsweise die Projektleitung, der Projektsponsor oder die Teammitglieder definiert. Es ist wichtig, zu berücksichtigen, dass es zu Überschneidungen kommen kann.

Einberufung eines Start-Meetings

Das Start- beziehungsweise Kickoff-Meeting stellt die erste Gelegenheit dar, alle Beteiligten an einen Tisch zu bringen. In dieser Phase sind die Projektdetails noch nicht komplett ausformuliert.
Vielmehr bietet das Meeting der Projektleitung die Möglichkeit, sich vorzustellen und für ein gutes Arbeitsverhältnis untereinander zu sorgen. Die Projektbeteiligten haben die Chance, ihre Ideen, Meinungen und Vorstellungen zu artikulieren, bevor die einzelnen Rollen verbindlich zugewiesen werden.

Festlegung der Projektdimension

Nach dem offiziellen Projektstart ist es an der Zeit, die drei Basiskonzepte eines Projekts festzulegen:

• Projektumfang: Zieldefinition unter Berücksichtigung der Kundenanforderungen in Verbindung der Vorstellungen, die das Projektteam entwickelt hat.
• Budgetfestlegung: Kalkulation der Projektkosten unter Berücksichtigung der benötigten Ressourcen.
• Zeitplan: Festlegung der Zeitlimits der einzelnen Projektphasen.

Ziele und Prioritäten festlegen

Jetzt werden die übergeordneten Projektziele festgelegt und in einzelne Aufgaben aufgesplittet, die nach Wichtigkeit und Abhängigkeiten geordnet werden.

Definition des Liefergegenstands

Bei einem Liefergegenstand handelt es sich um die Dienstleistung oder das Produkt, die durch die Projektarbeit entwickelt werden und am Ende des Projekt-Prozesses stehen.

Erstellung eines Terminplans

Dabei werden die Phasen des Projekts in kleinere Aufgaben und Arbeitsschritte aufgeteilt, die Abhängigkeiten bestimmt und die Reihenfolge sowie die Bearbeitungsdauer festgelegt.

Durchführung einer Risikoanalyse

Es ist wichtig, die potenziellen Risikofaktoren schon in der Planungsphase anzusprechen, damit es später, im Falle der Entstehung eines Risiko-Szenarios, zu keinem Zeitdruck kommt.

Software erleichtert die Projektplanung entscheidend

Die Projektplanung setzt sich aus der effektiven Organisation aller Aufgaben, Aktivitäten und Ressourcen zusammen, die für das Projekt maßgeblich sind. Bei kleinen Vorhaben mag dabei die klassische Projektplanung mit der Anfertigung von Tabellenkalkulationen und der gemeinsamen Nutzung von Papierdokumenten ausreichend sein.

Bei komplexen Projekten jedoch empfiehlt es sich, auf eine entsprechende Projektplanungs-Software zurückzugreifen. Diese automatisiert, auch mithilfe Künstlicher Intelligenz (KI) die meisten Prozesse, hält die erforderlichen Daten zentral bereit und macht die Informationen allen zugangsberechtigten Stakeholdern in Echtzeit zugänglich.