Qualitätsmanagementsysteme: Warum ist das wichtig?

Stellen Sie sich täglich Fragen wie, habe ich das Feld in der Fußzeile des Dokuments aktualisiert? Warum liegen hier Duplikate etlicher Dokumente vor? Haben wir die alte Version dieses Dokuments bereits aus dem System entfernt? Das sind alltägliche Probleme von Leuten, die kein oder nur ein schlechtes Qualitätsmanagementsystem verwenden.

Ein Beitrag von Pascal Wettstein, Gründer der QDC-Beratung GmbH

Ein Qualitätsmanagementsystem (QMS) ist ein System, das dazu dient, die Qualität von Produkten und Dienstleistungen in einem Unternehmen zu sichern und kontinuierlich zu verbessern. In diesem Artikel werden wir uns genauer mit QMS beschäftigen und untersuchen, warum sie so wichtig sind.

Warum sind Qualitätsmanagementsysteme wichtig?

Das Ziel eines Qualitätsmanagementsystems (QMS) ist die Zufriedenheit der Kundinnen durch die Bereitstellung von Produkten und Dienstleistungen, die ihren Bedürfnissen entsprechen.

Gelingt dies, werden die Kundinnen dem Unternehmen treu bleiben und es weiterempfehlen. Sobald das QMS implementiert und zertifiziert ist, zum Beispiel nach ISO 9001:2015, kann das Zertifikat als Werbemittel eingesetzt werden, um sich von der Konkurrenz abzuheben. Es gibt noch weitere Vorteile, die mit der Einführung eines QMS einhergehen:

• Vermeidung von Produkthaftungsfällen,
• Einhaltung von gesetzlichen und behördlichen Bestimmungen,
• Berücksichtigung von Chancen und Risiken im Geschäftsbetrieb,
• Nachweis, dass bestimmte Anforderungen erfüllt sind, und ein
• Vertrauensgewinn durch hohe Produkt- und Dienstleistungsqualität.

Ein QMS bietet nicht nur gegenüber Kunden und externen interessierten Parteien Vorteile, sondern auch innerhalb des Unternehmens:

• Kostenreduktion durch die Senkung von internen Fehlern und Beschwerden,
• Fehlerverhinderung durch geregelte Prozesse und qualifizierte Mitarbeiter,
• Optimierung des Informationsaustausches entlang der qualitätsrelevanten Prozesse
• Identifikation von Schwachstellen.

Wenn ein Unternehmen ein Qualitätsmanagementsystem (QMS) einführen möchte, kann es dies schrittweise tun. Hier sind einige mögliche Schritte, die das Unternehmen durchführen kann, um das QMS zu implementieren:

1. Planung

Bevor ein Unternehmen ein Qualitätsmanagementsystem (QMS) einführen kann, muss es eine gründliche Planung durchführen. Damit soll sichergestellt werden, dass das QMS den Anforderungen des Unternehmens entspricht.
Dazu ist es wichtig, eine umfassende Analyse der Ist-Situation im Unternehmen durchzuführen. Gleichzeitig sollten in diesem Schritt auch die Ziele des QMS definiert werden, damit das Unternehmen genau weiß, was es erreichen will.

2. Dokumentation

Nach der Planung folgt die Dokumentation des Qualitätsmanagementsystems. Dazu gehört die Erstellung eines QMS-Handbuchs, das die QMS-Politik des Unternehmens beschreibt und die Verfahren und Anweisungen enthält, die das Unternehmen zur Einhaltung des QMS anwenden muss.

Das QMS-Handbuch sollte klar und präzise sein, damit es von allen Mitarbeiter*innen des Unternehmens verstanden wird. Nur so können alle Beteiligten sicherstellen, dass das QMS ordnungsgemäß umgesetzt wird.

3. Schulung

Es ist entscheidend, dass alle Mitarbeiter*innen des Unternehmens über das QMS informiert und geschult werden, um sicherzustellen, dass sie das QMS verstehen und in der Lage sind, es umzusetzen. Bei den Schulungen sollten alle relevanten Aspekte des QMS abgedeckt werden, wie beispielsweise die QMS-Politik des Unternehmens, die im QMS-Handbuch beschriebenen Verfahren und Anweisungen sowie die Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten der Mitarbeiter*innen im Zusammenhang mit dem QMS.

Es reicht nicht aus, nur die Mitarbeiterinnen zu schulen, die direkt an der Umsetzung des QMS beteiligt sind. Es ist wichtig sicherzustellen, dass alle Mitarbeiterinnen des Unternehmens über das QMS informiert und geschult werden, um zu gewährleisten, dass das QMS effektiv umgesetzt wird und die Prozesse des Unternehmens den Anforderungen des QMS entsprechen.

4. Umsetzung

Wichtig ist, dass die Prozesse des Unternehmens den Anforderungen des QMS entsprechen. Es ist entscheidend, dass alle Mitarbeiter*innen des Unternehmens das QMS verstehen und auch in der Lage sind, es umzusetzen. Zu diesem Zweck ist es wichtig sicherzustellen, dass alle relevanten Verfahren und Anweisungen, die im QMS-Handbuch beschrieben sind, befolgt werden, um zu gewährleisten, dass die Prozesse des Unternehmens den Anforderungen des QMS entsprechen.
Darüber hinaus sollten regelmäßige Überprüfungen durchgeführt werden, um sicherzustellen, dass das QMS wirksam umgesetzt wird und dass die Prozesse des Unternehmens die Anforderungen des QMS erfüllen.

5. Überwachung

Das Unternehmen sollte regelmäßig interne Audits durchführen, um sicherzustellen, dass das QMS korrekt umgesetzt wird und dass die Prozesse des Unternehmens den Anforderungen des QMS entsprechen. Die Ergebnisse der Audits sollten aufgezeichnet und analysiert werden, um Verbesserungen zu identifizieren und umzusetzen.

Darüber hinaus ist es wichtig, Rückmeldungen von Kunden und Mitarbeitern zu sammeln, um Verbesserungen zu identifizieren und umzusetzen. Das Unternehmen sollte sicherstellen, dass die Kundinnen zufrieden sind und dass ihre Anforderungen und Erwartungen erfüllt werden. Auch das Feedback der Mitarbeiterinnen kann dazu beitragen, Verbesserungen zu identifizieren und umzusetzen, da sie oft Einblick in die Abläufe des Unternehmens haben und Verbesserungsvorschläge einbringen können.

6. Kontinuierliche Verbesserung

Die kontinuierliche Verbesserung des Qualitätsmanagementsystems sollte nicht vernachlässigt werden. Es ist wichtig, dass das Unternehmen kontinuierlich Verbesserungen durchführt, um sicherzustellen, dass das QMS effektiv bleibt und dass die Prozesse des Unternehmens kontinuierlich verbessert werden. Das Unternehmen sollte Feedback von Kunden und Mitarbeitern sammeln, um Verbesserungen zu identifizieren und umzusetzen.

Es ist wichtig, sicherzustellen, dass die Kunden zufrieden sind und dass ihre Anforderungen und Erwartungen erfüllt werden. Feedback von Mitarbeitern kann auch dazu beitragen, Verbesserungen zu identifizieren und umzusetzen, da Mitarbeiter oft Einblicke in die Prozesse des Unternehmens haben und Verbesserungen vorschlagen können.

Fazit

Ein gutes Qualitätsmanagementsystem ist ein Muss für jedes Unternehmen, das hochwertige Produkte und Dienstleistungen anbieten möchte. Es hilft Unternehmen, effektive Prozesskontrolle und Risikomanagement zu betreiben, Konformität mit Normen und Standards sicherzustellen und kontinuierliche Verbesserungen durchzuführen.

Zum Autor

Pascal Wettstein ist Gründer der QDC-Beratung GmbH. Die QDC-Beratung unterstützt Unternehmen aus der Medizintechnik bei regulatorischen Fragen und beim Thema Qualitätsmanagement.