Buchhaltung in der Cloud
Das Bundesfinanzministerium hat am 11.07.2019 eine überarbeitete Fassung der „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ veröffentlicht.
Änderungen gibt es insbesondere in den Bereichen Erfassung von Belegen im Ausland, Konvertierung von Inhouse-Formaten und Zulässigkeit von Cloud-Systemen. Durch die Neuerungen können Unternehmer ab sofort schneller und einfacher ihre digitale Buchhaltung erledigen.
Smartphone statt stationärem Scanner erlaubt
Eine große Erleichterung dürfte die ausdrückliche Erwähnung von Smartphones sein, mit denen der Steuerpflichtige die bildliche Erfassung von Papierbelegen vornehmen darf. Mit bildlicher Erfassung ist nicht mehr nur der klassische Scan-Vorgang mit dem Multifunktionsgerät gemeint, sondern auch das Fotografieren mit dem Handy. Dabei müssen die übrigen Anforderungen der GoBD an Lesbarkeit, Vollständigkeit, Nachvollziehbarkeit und Unveränderbarkeit eingehalten werden.
Auch wenn Papierbelege im Ausland entstehen, wie etwa bei einer Dienstreise, können sie von dort abfotografiert und erfasst werden. Wurde die elektronische Buchführung ins Ausland verlagert und hat die Finanzbehörde dies genehmigt, dürfen Papierbelege ins Ausland verbracht und dort digitalisiert werden.
Erleichterungen für Unternehmer
Das BMF stellt außerdem klar, dass die bei der elektronischen Buchführung eingesetzte Hard- und Software auch in einer Cloud betrieben werden kann. Hintergrund ist, dass Daten und Dokumente in Datenverarbeitungssystemen zum Beispiel erfasst, erzeugt, verarbeitet und übermittelt werden. Darauf, ob diese als eigene Hard- oder Software erworben oder genutzt oder aber in einer Cloud in Kombination der Systeme betrieben werden, kommt es jetzt ausdrücklich nicht mehr an.
Darüber hinaus gibt es Erleichterungen, wenn ein Unternehmer aufbewahrungsplichtige Unterlagen in ein unternehmenseigenes Format umwandeln möchte: Anders als bisher darf er die Unterlagen im Ursprungsformat unter bestimmten Voraussetzungen vernichten und muss nur noch die umgewandelte Version aufbewahren.
“Nach nunmehr fünf Jahren zeigt die Finanzverwaltung mit den neugefassten GoBD, dass auch sie sich der voranschreitenden Digitalisierung anpasst“, meint felix1.de-Vorstand und Steuerberater Marc Müller.
„Unternehmer haben es mit der digitalen Buchführung nun viel einfacher. Und wir freuen uns, dass wir mit unseren digitalen Lösungen, die wir seit Jahren fortentwickeln, den richtigen Nerv getroffen haben“.
