Alles Wichtige zur Umsatzsteuer und Vorsteuer für Unternehmen

Begriffsdefinitionen

Jeder Bürger zahlt Steuern, wenn er gewisse Einkommensgrenze überschreitet. Für den Einkauf auf Produkte und Waren kommt zudem noch die Mehrwertsteuer hinzu. Diese ist auf jeder Rechnung ausgewiesen. Doch was genau ist eigentlich die Mehrwertsteuer, die Verkäufer und Dienstleister hier auszeichnen?

Die Umsatzsteuer ist das Gleiche wie die Mehrwertsteuer und wird je nach Produkt oder Dienstleistung mit 19, 7 oder 0 Prozent auf den Nettobetrag erhoben. Umsatzsteuer, die ein Unternehmer einnimmt, wird dann monatlich oder quartalsweises an das Finanzamt abgeführt. Steuern auf die Betriebsausgaben, auch Vorsteuer genannt, können von diesem Betrag abgezogen werden.

Voraussetzung für die Berechnung von Umsatzsteuer ist das Beantragen einer Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Diese muss auf jeder Rechnung angegeben werden und ist die Basis für alle Umsatzsteuererklärungen. Beantragt wird die Nummer beim Finanzamt, ausgestellt wird sie vom Bundeszentralamt für Steuern, das dem Unternehmer dann die USt-IdNr. auch schriftlich zusendet.
Die eigene gezahlte Vorsteuer wird mit der in den Einnahmen enthaltenen Umsatzsteuer verrechnet. Grundlage für die Mehrwertsteuereinnahmen ist das Umsatzsteuergesetz, dem alle Unternehmen unterliegen.

• Regelsteuersatz: 19 Prozent
• ermäßigter Steuersatz: 7 Prozent (zum Beispiel Lebensmittel, Bahn- und Veranstaltungstickets)
• werden Leistungen oder Produkte in Drittländer verkauft, ist keine Mehrwertsteuer fällig, bei Unternehmern mit Umsatzsteuer-ID aus den EU-Ländern ebenfalls nicht

Wann lohnt sich die Kleinunternehmerregelung?

Keine Umsatzsteuer müssen Unternehmen berechnen, wenn sie als Kleinunternehmer tätig sind. Hier muss man sich beim Finanzamt als Kleinunternehmer nach § 19 UStG registrieren lassen. Dabei darf der Umsatz bestimmte Grenzen nicht überschreiten. Eine Anmeldung als Kleingewerbe ist möglich, wenn der Umsatz im Vorjahr maximal 22.000 Euro betrug und im laufenden Jahr nicht höher als 50.000 Euro ausfallen wird. Der Nachteil an dieser Regelung ist, dass Unternehmen nun auch die Vorsteuer nicht mehr zurückerhalten, auch wenn sie diese für Betriebsausgaben bezahlt haben.

Für Unternehmen mit hohen Vorsteuerzahlungen lohnt sich die Kleinunternehmerregelung daher nicht. Für Freiberufler, die kaum Ausgaben haben und die Einkommensgrenzen erfüllen, ist die Regelung allerdings sinnvoll. Denn so können die regelmäßigen Umsatzsteuervoranmeldungen und jährlichen Umsatzsteuererklärungen entfallen.

Die Umsatzsteuer richtig berechnen

Damit alle steuerlichen Angaben aus der Buchhaltung korrekt an das Finanzamt übermitteln werden, muss die Umsatzsteuer zunächst korrekt ermittelt werden. Erfasst werden Umsatzsteuerbeträge aus Verkäufen auf Rechnung, Barverkäufen, Reklamationen und bei nachträglichen Preisnachlässen.

Die Umsatzsteuer setzt sich dabei aus dem Nettowert plus den individuellen Steuersatz, meist 7 oder 19 Prozent, zusammen. Auf den auszustellenden Rechnungen müssen die Angaben zur Umsatzsteuer eindeutig zu erkennen sein, damit es bei einer eventuellen Nachprüfung vom Finanzamt keine Probleme gibt. Die meisten Unternehmen rechnen heute die Mehrwertsteuer nicht mehr von Hand aus, sondern überlassen das cleveren Kassen- und Buchungstools, die die Mehrwertsteuer automatisch berechnen und auf Rechnungen und Belegen auszeichnen. Eine professionelle Buchhaltungssoftware kann die Umsatzsteuereinnahmen oft automatisch mit den Vorsteuerausgaben verrechnen und die Umsatzsteuervoranmeldungen direkt ans Finanzamt übermitteln.

Die wichtigsten Steuertipps für Unternehmer

Es sollten immer alle Rechnungen gesammelt und aufbewahrt werden, für Unternehmen gilt eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren. Zusätzlich zu den Papierrechnungen können diese auch digital abgesichert werden. Das schützt die Dokumente vor Verlust durch Brand oder Wasserschaden. Alternativ setzen viele Unternehmen heute schon auf digitale Buchhaltungssysteme, um sich den Papierkram zu sparen. Wird eine Rechnung an ein Unternehmen im Ausland gestellt, ist es wichtig, herauszufinden, ob dieses eine gültige Umsatzsteuer-ID hat (Reverse-Charge-Verfahren).

Nur dann darf man Rechnungen ohne Mehrwertsteuer in EU-Länder ausstellen. Bei Rechnungen in Drittländer entfällt die Auszeichnung ebenfalls. Wenn Waren aus Drittländern erworben werden, wird eventuell Einfuhrumsatzsteuer fällig.

Ganz wichtig ist, dass alle erstellten Rechnungen die Mindestanforderungen enthalten, das heißt Name und Anschrift vom Unternehmen und Leistungsempfänger, eine Umsatzsteuernummer sowie fortlaufende Rechnungsnummer, das Leistungsdatum und Angaben zur Zahlungsfrist sowie Bankdaten sind wichtig.

Wer sich mit dem Thema Buchhaltung und Steuern nicht beschäftigen will oder eine gewisse Unternehmensgröße erreicht hat und Mitarbeiter beschäftigt, sollte ein professionelles Buchhaltungs- oder Lohnbüro engagieren. Ein Steuerberater kann zusätzlich sicherstellen, dass alle Steuererklärungen korrekt erstellt und fristgerecht beim Finanzamt eingereicht werden.