Wenn der Kanzleialltag aus dem Ruder läuft

Viele Steuerkanzleien sind momentan mit einer Steigerung der Arbeitsbelastung konfrontiert – wie etwa durch Corona-Hilfen, die Energiepauschale oder die Grundsteuerreform. Auch erfahrene Kanzleien müssen derzeit einen enormen Arbeitsaufwand schultern, sodass für Mitarbeiter und Kanzleileitung kaum noch Raum für ausreichend Freizeit bleibt.

Ein Beitrag von Michael Wohlfart, Kanzleiberater Geschäftsführer der Kanzleibooster GmbH

Täglich erreichen uns neue Anrufe von verzweifelten Steuerberatern, die sich von Frist zu Frist hangeln. Trotz ihrer langjährigen Erfahrung wird die Arbeit der Kanzlei immer unstrukturierter. Nicht zuletzt durch den Fachkräftemangel hat sich die Situation noch weiter verschärft. Um als Steuerberater den Arbeitsalltag stressfreier gestalten und Aufgaben effektiver bewältigen können, braucht es oft nicht viel.

1. Persönliche Assistenz einstellen

Das einfachste Mittel zur Reduzierung der eigenen Arbeitsbelastung ist das Delegieren einfacher Tätigkeiten an eine persönliche Assistenz. Oftmals geht viel wertvolle Arbeitszeit in den Kanzleien verloren, weil Fachkräfte am Kopierer stehen oder die Post bearbeiten müssen. Wer hier eine persönliche Assistenz einstellt, hat sofort mehr Zeit für die wichtigen Fälle.

Die dafür nötigen Bürokaufleute sind genau für diese Arbeiten ausgebildet und am Arbeitsmarkt derzeit noch verfügbar. Es ist mehr als ratsam diese in Vollzeit anzustellen werden, da es keinen Sinn ergibt, wenn die Fachkräfte nachmittags wieder ihre Zeit mit dem Telefondienst verbringen müssten. Übrigens: Bei größeren Kanzleien geht der Trend derzeit sogar zu zwei oder drei Vollzeit-Assistenzen.

2. Stille Zeiten einrichten

Nicht selten haben Kanzleien mit einem stressigen Arbeitsalltag zu kämpfen. Viele kleinere Störungen behindern hier ein konzentriertes Arbeiten an schwierigen Fällen zusätzlich. Hier hat sich die Einführung von sogenannten stillen Zeiten bewährt – die Steuerberater und deren Mitarbeiter werden in dieser Zeit von äußeren Einflüssen abgeschirmt und können sich ganz der fachlichen Arbeit widmen.

Dabei sollten die Kanzleien diese Zeiten nicht bei Bedarf, sondern als regelmäßige Termine einführen – etwa jeden Tag eine Stunde. Ob diese morgens oder abends eingeschoben wird, bleibt der Kanzlei überlassen. Wichtiger ist, dass die Fachkräfte diese Termine nicht zum Checken von E-Mails, sondern für die konzentrierte Arbeit nutzen.

Telefonische Kontakte strukturieren

Auch außerhalb der stillen Zeiten sollten die Steuerberater nicht durch ständige telefonische Erreichbarkeit aus ihrem Arbeitsprozess gerissen werden. Besser ist es, hier das Sekretariat die Anrufe entgegennehmen zu lassen. So können die Kanzleien Rückruflisten mit genau geplanten Terminen erstellen.

Nicht nur werden die Fachkräfte dabei nicht ständig durch Mandanten-Rückfragen in ihrer Arbeit unterbrochen, sie erreichen bei einem Rückruf auch tatsächlich die Mandanten. Indem man seine telefonischen Kontakte klar strukturiert, eliminiert man auch die größte Störquelle in der Kanzleiarbeit.

4. Sprechzeiten für Mitarbeiter schaffen

Zudem ist es ratsam für die Beratung der Mitarbeiter feste Zeiten einzurichten, etwa zweimal eine halbe Stunde am Tag. Denn die Arbeit in der Steuerberatung ist anspruchsvoll. Ständige ungeplante Nachfragen der Mitarbeiter belasten die eigentliche Arbeit der Führungskräfte.

Schlagen die Mitarbeiter zu festen Zeiten und vor allem gemeinsam auf, können zudem mehrere Fachkräfte gleichzeitig die wertvollen Informationen erhalten – und die regelmäßigen Mikrounterbrechungen durch Nachfragen werden vermieden.

5. Schlechte Mandate aussortieren

In der Regel sind nur etwa 20 Prozent der Mandanten für 80 Prozent der Probleme in einer Kanzlei verantwortlich. Dabei generieren diese schwierigen Mandate meist nicht genügend Umsatz, um die Mehrarbeit zu rechtfertigen – die Kanzleien zahlen bei diesen Mandanten also in Wahrheit drauf.

Da diese Mandanten auch im Umgang oft schwierig sind und die ganze Arbeitsatmosphäre der Kanzlei belasten können, ist eine Trennung von diesen Mandaten ein wichtiger Schritt. Auch wenn es nicht leicht fällt – diese Maßnahme setzt wertvolle zeitliche Ressourcen frei und kann die Kanzlei weit voranbringen.

Zum Autor

Michael Wohlfart ist Kanzleiberater und gemeinsam mit Dominik Odermatt und Bastian Schoder Geschäftsführer der Kanzleibooster GmbH. Die Experten unterstützen zusammen mit ihrem Team Steuerberater dabei, ihre Kanzlei entspannter zu führen und sich zukunftssicher aufzustellen. So haben sie bereits über 140 Kanzleien dabei geholfen, die Kanzleileitung deutlich zu entlasten und gleichzeitig die Produktivität zu steigern.

Bild (2): © Kanzleibooster GmbH