Der sichere Weg ins New Work

Mit New-Work-Modellen steigern Unternehmen nachweislich Motivation und Leistungsfähigkeit ihrer Mitarbeitenden. Home-Office und Co. ermöglichen es Angestellten, ihre Tätigkeiten von zu Hause aus über digitale Kanäle zu erledigen. Doch nicht alle Unternehmensbereiche profitieren gleichermaßen: Finanzabteilungen sind oft noch gebunden an analoge Zettelwirtschaft und somit auch an den täglichen Weg ins Büro.

Bei Beitrag von Ante Spittler, CEO von Moss

Dass dieser Zustand mit den Herausforderungen einer modernen Arbeitswelt kollidiert, ist offensichtlich. Ein digitales und zugleich sicheres Finanzmanagement im New-Work-Konzept ist wichtig. Wie kann es funktionieren?

„Die Firmenkonto-PIN lautet …“ – Cyberangriffen entgegenwirken

Etliche finanzielle Angelegenheiten werden weiterhin analog bearbeitet. Da erscheint es vielen Mitarbeitenden unerlässlich, vertrauliche Informationen online weiterzugeben. Grund dafür: Remote Work schafft eine räumliche Distanz zwischen den Kolleg*innen, die nur durch digitale Wege überwunden werden kann.

So sehen sich diese gezwungen, beispielsweise Firmenkonto- oder Kreditkartendaten per Messenger oder E-Mail zu verschicken. Während ein solches Vorgehen beim Teilen des privaten Netflix-Passworts maximal eine erhöhte Nutzerzahl des eigenen Accounts nach sich zieht, können die im Chat übermittelten Kreditkartendaten schwerwiegende Folgen haben. Unternehmen tragen generell ein deutlich höheres Risiko für Cyberangriffe als Privatpersonen. Gehackt zu werden senkt wiederum das Vertrauen der Kund*innen und Mitarbeiter*innen in die Firma. So paradox es klingt: Genau dieser Punkt zeigt, dass ein digitalisiertes Finanzmanagement die Datensicherheit nicht etwa verringert, sondern enorm steigert.

Die Finanzabteilung in New Work integrieren – das Personal entlasten

Nicht nur die organisatorische Sicherheit wird erhöht, auch die Mitarbeitenden profitieren. Entscheidet sich eine Finanzabteilung für das New-Work-Modell kann das zuständige Personal entlastet werden. Statt rein repetitive, administrative Routineaufgaben auszuführen, liegt der Fokus so wieder auf geschäfts- und effizienzfördernden Tätigkeiten. Prozesse wie ein digitales Belegmanagement oder die automatisierte Buchhaltung mit der DATEV-Schnittstelle vereinfachen den analogen Aufwand und ersetzen ihn zum Teil gänzlich. Zudem wirkt ein digitales Finanzmanagement dem Verlust wichtiger Informationen aufgrund räumlicher Trennung aktiv entgegen.

Digitale Tools vereinfachen das Finanzmanagement

Doch wie gelingt es einer Finanzabteilung, sich den Gegebenheiten des New Work anzupassen? Wie in anderen Unternehmensbereichen auch, liegt die Lösung hier im Einsatz von passenden Tools, in diesem Fall für das Finanzmanagement. Die Neu-Organisation der eigenen Strukturen dahingehend stützt nicht nur die genannten Argumente, sondern bringt weitere Vorteile mit sich. Das Nachverfolgen finanzieller Unternehmensaktivitäten ermöglicht der Finanzabteilung verschiedene Prozesse wie Financial Governance, Controlling oder auch Leistungsmessung und Profitabilität der Projekte übersichtlich zu bündeln sowie auf sich ändernde Gegebenheiten schneller zu reagieren.

Damit vereinfacht eine digitale Organisation nicht nur die Datenverwaltung, sie ermöglicht zudem eine gesteigerte Kontrolle über die Ausgaben und Einzahlungen. Diese Übersicht und gleichzeitig auch Reaktionsfähigkeit in Echtzeit hat wiederum langfristig positive Effekte auf die Firmenliquidität. Zusätzlich dazu machen Unternehmen so einen weiteren Schritt in Richtung New-Work-Philosophie, mit der sich Transparenz, Flexibilität und Agilität erhöhen lassen.

Digitale Zugänge für Mitarbeitende: Ein Appell an das Verantwortungsbewusstsein

Nicht nur besteht die Option, administrativen Mitarbeitenden Zugriff auf das Firmenkonto zu gewähren, sondern auch jedem Angestellten digitale Kreditkarten zukommen zu lassen. Besonders wichtig ist hierbei die Nachvollziehbarkeit der Transaktionen: Jede*r Mitarbeitende in der Finanzabteilung kann dabei einsehen, wer wann welche Ausgaben getätigt hat. Gleichzeitig appelliert es an das Verantwortungsbewusstsein der Kolleg*innen, im Rahmen der eigenen Rolle eine gewisse Souveränität für die finanziellen Angelegenheiten des Unternehmens zu haben.

Genau hier trifft New Work auf eine gewisse Finanzautonomie: New Work beruht generell auf einer größeren Vertrauensbasis als traditionelle Arbeitsmodelle. Vertrauen wird bereits in Bezug auf die Leistungen und Produktivität im Home Office ausgesprochen. Den Mitarbeitenden eine gewisse Eigenverantwortung gegenüber Zahlungen und Ausgaben einzugestehen, kann daher die Unternehmenstreue und die Zuverlässigkeit nochmals stärken.

Weiterhin kann durch mehrere Karteninhabende vom Teilen firmeninterner Daten abgesehen sowie das Finanzpersonal deutlich entlastet werden. Zettelwirtschaft und lästiges Hinterherrennen nach Belegen, adieu! Stattdessen lassen sich so unter anderem Rechnungen einfach scannen und digital hochladen.

New Work für alle Bereiche: Sichere Finanzabteilung durch Digitalisierung

Die Finanzabteilung als sicheren digitalen Bereich zu etablieren, stärkt das New-Work-Modell von Unternehmen extrem. Ehemals analoge Prozesse werden vereinfacht, übersichtlich und transparent aufbereitet, wodurch die Firma agiler handeln und flexibler reagieren kann.

Ganz im Sinne der New-Work-Philosophie wird Mitarbeitenden ein deutlich höheres Vertrauen ausgesprochen. Das Bewusstsein dafür äußert sich in einer gesteigerten Produktivität und stärkeren Unternehmenstreue. Zudem sorgen digitale Tools für eine Entlastung des Personals, das sich fortan auf produktivere Tätigkeiten fokussieren kann und dabei die Kontrolle über das Finanzmanagement behält.