Verabschiedet sich die bAV-Administration vom Papierzeitalter?
Die Pandemie unterstreicht die Notwendigkeit der Digitalisierung. Unternehmen haben die bAV-Kommunikation an ihre aktuellen Mitarbeitenden in der Corona-Pandemie modernisiert, setzen in der Kommunikation mit Betriebsrentnern jedoch weiterhin großenteils auf Papierpost.
Dies ergab eine Befragung von bAV-Verantwortlichen aus allen Unternehmensgrößen und Branchen mit insgesamt mehr als 750.000 Beschäftigten und Leistungsbeziehern durch den bAV-Dienstleister Willis Towers Watson.
Auch in der Pandemie liefen und laufen alle systemrelevanten Prozesse, wie etwa die Auszahlung der Betriebsrenten, stabil, auch wenn es einige Einschränkungen bei Service-Umfang und -Qualität gab. Dennoch sehen fast zwei Drittel (60 Prozent) der Unternehmen die Pandemie als Antriebsfeder für die weitere Digitalisierung.
Dr. Michael Paulweber, Leiter Technology and Administration Solutions bei Willis Towers Watson, berichtet: „Spätestens in der Corona-Pandemie hat sich gezeigt, dass die Digitalisierung der bAV-Kommunikation ein Must have ist.“
Nach dem Ausbruch der Corona-Pandemie vor etwa einem Jahr waren zahlreiche bAV-Administrationstätigkeiten von jetzt auf gleich ins Home-Office verlegt worden.
Paulweber erklärt:
„Die Auszahlung von Betriebsrenten ist genauso systemrelevant wie die monatlichen Gehaltszahlungen an die Mitarbeitenden. Sie muss jederzeit gewährleistet sein. Unternehmen, die schon vor der Pandemie digitale bAV-Administrationsplattformen aufgebaut oder Dienstleister mit der bAV-Administration beauftragt hatten, waren in dieser Situation im Vorteil.“
Pandemie als Antriebsfeder für weitere Digitalisierung
Die Mehrheit der Befragten gaben an, dass die Grundfunktionen der bAV-Services in ihren Unternehmen durch die Aktivierung der Notfallmaßnahmen während der Pandemie nicht grundlegend beeinträchtigt wurden. Dennoch mussten einige Herausforderungen zum Beispiel in der Arbeit mit papierbezogenen Dokumenten oder aufgrund IT-technischer Hürden gemeistert werden.
Fast zwei Drittel der Befragten (60 Prozent) sehen daher in der Pandemie eine Antriebsfeder für die weitere Digitalisierung der bAV-Administration.
Mehr als die Hälfte (54 Prozent) gehen davon aus, dass bAV-Administrationsaufgaben künftig noch stärker outgesourct werden als bislang. Im Grad der Digitalisierung in den jeweiligen Kernfunktionen der bAV-Administration – Kommunikation, Simulationen, Reporting und Administration – zeigen sich deutliche Unterschiede zwischen diesen einzelnen Bereichen, aber auch zwischen den Unternehmen.
Paulweber erklärt:
„Unternehmen prüfen genau, wo sich eine stärkere Digitalisierung oder ein Outsourcing rechnet – und diese Abwägungen können je nach Unternehmensgröße oder bAV-Landschaft unterschiedlich ausfallen. Grundsätzlich gilt: je mehr Mitarbeiter von einem Pensionsplan erfasst werden und je einheitlicher die Strukturen, also Prozesse, Organisation, Kommunikation und Technologie gestaltet sind, desto stärker rechnen sich Digitalisierung und Outsourcing.“
Digitalisierungsgrad heterogen
Im Grad der Digitalisierung in den jeweiligen Kernfunktionen der bAV-Administration – Kommunikation, Simulationen, Reporting und Administration – zeigen sich deutliche Unterschiede zwischen diesen einzelnen Bereichen, aber auch zwischen den Unternehmen.
Paulweber erklärt weiter:
„Unternehmen prüfen genau, wo sich eine stärkere Digitalisierung oder ein Outsourcing rechnet – und diese Abwägungen können je nach Unternehmensgröße oder bAV-Landschaft unterschiedlich ausfallen. Grundsätzlich gilt: je mehr Mitarbeiter von einem Pensionsplan erfasst werden und je einheitlicher die Strukturen, also Prozesse, Organisation, Kommunikation und Technologie gestaltet sind, desto stärker rechnen sich Digitalisierung und Outsourcing.“
Einsatz von KI rechnet sich noch nicht
Den umfassenden Einsatz von künstlicher Intelligenz (KI) erwartet Paulweber zumindest in naher Zukunft für die bAV-Administration noch nicht.
Der Administrationsexperte erklärt: „Für den wertschaffenden Einsatz von KI sind zunächst hohe Investitionen erforderlich, die sich in der bAV-Administration in der Praxis bislang nur in wenigen Fällen rechnen könnten. Wenn die Entwicklung und der Einsatz von KI aber weiter fortgeschritten sind und günstiger werden, dann ist es sinnvoll, ihren breiteren Einsatz auch in der bAV-Administration zu prüfen.“
Kommunikation sprunghaft modernisiert, aber weiterhin viel Papierpost
Erheblich digitalisiert wurde in den vergangenen Jahren die bAV-Kommunikation mit den Mitarbeitenden. Mehr als die Hälfte (58 Prozent) der Unternehmen kommunizieren mit bAV-Anwärtern digital per E-Mail. Noch 2018 waren es nur 25 Prozent. Betriebsrentner erhalten hingegen weiterhin überwiegend Papierpost – nur 22 Prozent der Unternehmen setzen hier auf Mails.
Paulweber betont: „Wir sollten das Bild, das wir von Rentnern haben, an die Realität anpassen. Wer heute in Rente geht, ist schon viele Jahre beruflich digital unterwegs. Zudem suchen auch Rentner im Internet nach Informationen, skypen mit ihren Enkelkindern oder kaufen online ein. Da wirkt eine Kommunikation, die so stark papiergebunden ist, schon etwas anachronistisch. Auch Rentner haben keine Zeit zu warten.“
