DSGVO: Daten sperren und nicht löschen

In der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), die am 25. Mai 2018 in Kraft tritt, ist auch die Löschung der Daten geregelt. Was ein Makler in diesem Zusammenhang beachten muss, wenn die eigene Dokumentationspflicht nicht verletzt werden soll, weiß Harald Müller-Delius:

Die Löschung der Daten ist in der Umsetzung sicherlich das komplizierteste Recht des Betroffenen. Bei jeder Verarbeitung im Maklerbüro sind explizit die Löschfristen zu ermitteln und zu beachten.

Der Löschung stehen allerdings zum einen verschiedene andere Gesetze und Pflichten (beispielsweise Steuergesetz, GdOB, HGB) entgegen, zum anderen ist eine Löschung gegebenenfalls technisch gar nicht möglich wie etwa Back-ups oder revisionssichere Archive.

Zudem könnte sich der Makler bei vollständiger Löschung um eine notwendige Nachweismöglichkeit bei späteren Haftungsfällen bringen. Ich würde daher auf diese besondere Situation im Maklervertrag und in der Einwilligungserklärung eingehen, die Löschung als Sperrung formulieren und mich auf Art. 17 DSGVO Abs. 3e) beziehen, wo der Ausnahmetatbestand zur Geltendmachung, Abwehr oder Verteidigung von Rechtsansprüchen geregelt wird.

Auch hier wäre man gut beraten, wenn diese Prozesse konsistent in den Maklerverwaltungsprogrammen umgesetzt würden.

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