Zeitfresser im Maklerunternehmen eliminieren

Vermutlich gibt es zwei Gewissheiten in der Ausgestaltung der Prozess- und Systemlandschaft eines Maklerbüros. Erstens: Die Digitalisierung kommt (auch wenn noch keiner so genau sagen kann, was darunter heute und in Zukunft zu verstehen ist). Und zweitens: Die regulatorischen Anforderungen nehmen zu. Eben bewegten Vermittler sich noch im Rhythmus von Solvency II – da klopft schon die nächste Richtlinie an die Tür.

Wer jetzt noch keine Kopfschmerzen hat, bekommt sie spätestens beim Zeitmanagement. Denn bei der ganzen Regulatorik hat der Gesetzgeber Eines übersehen: Der Tag ist nach wie vor nur 24 Stunden lang.

Doch es sind nicht nur Herausforderungen, die an des Maklers Tür klopfen. Es sind auch Chancen, denn Regulatorik und Digitalisierung gehen tatsächlich Hand in Hand: Bei einem vollständig digital geführten Beratungsprozess sind regulatorische Anforderungen – inklusive der Dokumentationspflichten – recht einfach abzubilden und zukunftsfähig.

Die experten Report Redaktion hat mit Unternehmensberater Dr. Peter Schmidt von Consulting & Coaching über die IDD, Zeitmanagement und seinen Vortrag auf der John Vermittlerfortbildung ® 2018 gesprochen.

Herr Dr. Schmidt, auch in diesem neuen Jahr sind Sie als Referent und Gesprächspartner bei der John Vermittlerfortbildung ® 2018 dabei. Wird das Jahr 2018 ein besonderes Jahr?

Dr. Peter Schmidt, Inhaber Consulting & Coaching

Dr. Peter Schmidt, Inhaber Consulting & Coaching

Dr. Peter Schmidt: Das neue Jahr wird für Vermittler und auch Versicherer durch die Umsetzung der IDD wieder ein anspruchsvolles Jahr werden. Dies gilt besonders, da viele Fragen und Details trotz IDD-Umsetzungsgesetz sowie IDD-Durchführungsverordnung politisch noch nicht abschließend entschieden sind. Die vielen Fragen der Versicherer zu einer IDD-Informationsveranstaltung in München und Köln haben gezeigt, dass noch viele Unklarheiten bestehen und jetzt jeder für sich Lösungen sucht, die IDD-konform sind. Das beginnt bei stärker an Zielgruppen orientierten Produktlösungen, vertiefter Beratungsqualität und -dokumentation und setzt sich an neuen Konzepten zur Qualifizierung aller Vertriebsmitarbeiter im Innen- und Außendienst fort.

Wie schätzen Sie die Auswirkungen der IDD besonders auf die freien Vermittler ein?

Es ist schon ein sehr komplexes Paket, was die Vermittler aufschnüren müssen. Beginnen möchte ich bei den aus Sicht des Verbraucherschutzes berechtigten Forderungen nach einer umfassenderen Beratung der Kunden, vertiefter Prüfung der Angemessenheit der Empfehlungen sowie einer nachhaltigen Dokumentation des gesamten Beratungsprozesses.

Dazu kommen nicht zu unterschätzende Anforderungen aus der EU-DSGVO, die ab Mai 2018 in Kraft treten wird. Besonders die Einzelunternehmer sowie Inhaber von kleineren Vermittlerfirmen müssen in Sachen Kunden- und Mitarbeiterdaten neue Standards umsetzen. Und das wird auch Investitionen bedingen. Dazu kommen auch die jetzt klarer definierten Pflichten zur Aus- und Weiterbildung sowie den entsprechenden Jahresnachweisen gegenüber der zuständigen IHK, um nur auf einige Punkte der Veränderungen 2018 einzugehen.

Welche Impulse bringen Sie selbst in das Weiterbildungsangebot der Hamburger VSH-Experten ein?

In den Impulsvorträgen der Kollegen wird es viel um die rechtlichen Folgen der IDD-Umsetzung sowie des laufenden Digitalisierungsprozesses gehen. Als spezialisierter Unternehmensberater für Makler und Versicherungsunternehmen weiß ich, dass die Umsetzung der Maßnahmen für IDD und EU-DSGVO den Unternehmern aus beiden Seiten viel Zeit- und Budgetressourcen abverlangen wird. Deshalb will ich den teilnehmenden Maklern Denkanstöße zum Zeitmanagement geben. Ich bringe zum Beispiel Analyseergebnisse mit, die zeigen, wie viel Zeit in Maklerunternehmen verloren geht, die nicht mit den Kernkompetenzen des Maklers zusammenhängt.

Sehen Sie denn bei Versicherungsmaklern Möglichkeiten, dass die schon knappe Zeit effektiver genutzt werden kann?

Die Ausgangsbedingungen sind bei verschiedenen Maklern sicher unterschiedlich. Ein fast voll digital organisiertes Unternehmen wird andere Schwerpunkte im Zeitmanagement setzen als eine Firma, die noch überwiegend herkömmlich analog arbeitet. Dennoch gibt es mit entsprechender Priorisierung auf Kernprozesse die Möglichkeit, bis zu 30 Prozent der vorhandenen Arbeitszeit einzusparen oder umzuwidmen. Es kann ja nicht das Ziel sein, dass der Vermittler aus einer 40- oder 50-Stunden-Woche dauerhaft eine 60-Stunden-Woche macht. Deshalb zeigte ich exemplarisch an einigen praktischen Beispielen wie man nachhaltig den Workflow so umstellen kann, dass mehr Zeit für ertragreiche Tätigkeit bleibt oder der Vermittler mehr Zeit für Familie, Sport oder ausgleichende Aktivitäten gewinnt. Deshalb heißt das Thema meines Vortrages auch: „Zeitfresser im Maklerunternehmen eliminieren“.

Unterstützen Sie solche Veränderungsprozesse im Zeitmanagement auch vor Ort?

Als spezialisierter Unternehmensberater für Versicherungen und Makler gehört das gewissermaßen zu meinen Tagesaufgaben. In den meisten Projekten geht es um Optimierungen des Workflows und damit auch dem Teil Zeitmanagement. Nehmen wir nur die Jahrhundertaufgabe der Digitalisierung. Die Umsetzung von immer mehr Teilen des Arbeits- und Lebensprozesses auf digitaler Basis hilft Zeit zu sparen und dies anderweitig einzusetzen. Deshalb schauen wir bei Beratungsprojekten zunächst auf die Ausgangslage, legen dann einen Plan für Prioritäten sowie Maßnahmen fest und begleiten dann die Umsetzung der wichtigsten Aufgaben. Das geschieht dann für eine gewisse Zeit vor Ort oder auch per Online- und Videocoaching über längere Zeit.

Herr Dr. Schmidt, vielen Dank für das Gespräch.

Vermittler können sich für die ab 13. Februar 2018 beginnende John Vermittlerfortbildung ® 2018 anmelden und bundesweit an 9 Standorten dabei sein.

 

Bilder: (1) © alphaspirit / fotolia.com (2) © Consulting & Coaching